O ONXML é um Portal Web, simples e prático, onde as empresas poderão armazenar e gerenciar todos os Documentos XML de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) e liberar o acesso aos seus clientes.

Os documentos de NFe e CTe de Entrada são enviados ao portal automaticamente, através de monitoramento de e-mails recebidos.

  1. Fluxo do Processo:

flux

Acesso ao sistema: O ONXML é um sistema com o acesso realizado via internet; o endereço, assim como o login e senha, serão fornecidos pelo administrador do Sistema.

index

 

Após realizar o login o usuário terá acesso ao sistema sendo redirecionado a tela inicial.

 

Saudação: É informado o nome do usuário que realizou o acesso ao sistema e a data/hora do último acesso.

Tela Inicial: A tela inicial é aquela que, ao entrar no sistema, é apresentada ao usuário.

 

Opções da tela inicial:

    • Período de visualização:

Marca qual o período de visualização de Nfe e/ou CTe, se for selecionada a seta da esquerda fará a visualização do mês anterior, se for selecionada a seta da direita será visualizada as Nfe e/ou CTe do mês posterior, por padrão, ao acessar a tela inicial é carregado sempre o mês atual.

    • Quantidade de notas para visualizar:

qtd_notas

Marcar quantos arquivos de NFe e/ou CTe deseja-se visualizar por tela.

 

    • Tipo de nota:

tipo_nota

Marca quais os tipos de nota Nfe e/ou Cte que deseja-se visualizar por tela.

    • Apresentação de NFe e CTe:

As NFe’s e CTe’s serão apresentadas de acordo com seleção estabelecidas nas opções da tela inicial.

Caso alguma NFe/CTe não for verificada ou apresentarem algum problema no processo de validação serão destacadas em vermelho.

Descrição da Apresentação de NFe/CTe

Arquivar: podem ser selecionados os arquivos que se deseja arquivar desta tela inicial, ou seja, os arquivos não serão exibidos na tela inicial do sistema, sendo visualizados utilizando o menu de pesquisa.

Emissão: data de emissão do documento correspondente (NFe/CTe).

Razão Social/CNPJ: da empresa emitente.

Tipo: NFe ou CTe.

Documento: Número do documento emitido.

Chave/Situação: Chave do arquivo XML e a situação que ele se encontra na SEFAZ.

Botões de Opções de NFe e CTe:

 

email E-mail Consultar o corpo do e-mail recebido com o arquivo enviado pelo fornecedor
xml XML Consultar o arquivo XML enviado pelo fornecedor
xml ok XML Quando o XML estiver validado
nf Doc Consultar em formato de DANFE/DACTE
pdf Doc Aux Confirmar ou Cancelar o recebimento do DANFE/DACTE
pdf ok Doc Aux Quando marcado como recebido o DANFE/DACTE

SEMPRE QUE CLICAR NESTE BOTÃO, SERÁ VALIDADO NA SEFAZ

Operações Se o sistema estiver habilitado o Manifesto de Destinatário, o ícone de “Doc Aux” será substituído por este.

SEMPRE QUE CLICAR NESTE BOTÃO, SERÁ VALIDADO NA SEFAZ

erp Baan Esta palavra é parametrizada, sendo o nome do Sistema da empresa
erp ok Baan Quando o XML entrar no ERP
CCe Ícone da carta de correção
CCe Se a nota possuir pelo menos 1 CCe associada à ela.

Botão Operações (somente com Manifesto): Nesta tela o usuário efetuará os eventos da Manifestação de Destinatário.

O usuário deverá selecionar a operação desejada e clicar no botão “Confirmar”, podendo ser:

      • Ciência da operação;
      • Confirmação da operação;
      • Operação não realizada;
      • Desconhecimento da operação.

O evento selecionado será enviado para a SEFAZ e será gravado um LOG desses eventos, que podem ser visualizados através do botão 35130261149589014562550140000493421024153642 “Histórico de Eventos”.

Pesquisa:

  • Filtros: A pesquisa no ITXML pode ser feita digitando os filtros que desejar, ou através do leitor de código de barras que vem no DANFE/DACTE.

 

Para fazer downloads dos arquivos basta clicar na opção Download.

Caso este download seja para algum fiscal, poderá ser marcada a opção Recibo; será impresso um recibo para assinatura do fiscal, mostrando todas as chaves de XML, comprovando o recebimento.

OBS: Os filtros de Ciência da Operação e Confirmação da Operação serão visualizados apenas com o Manifesto habilitado.

    • NFe Emitidas (somente com Manifesto): Nesta tela o usuário poderá selecionar um CNPJ cadastrado e visualizar as NFe emitidas para aquele CNPJ no período de 15 dias anterior ao dia atual.

 

    • NFe não recebidas (somente com Manisfesto): Nesta tela o usuário poderá selecionar um CNPJ cadastrado e visualizar as NFe que não foram importadas no ONXML, mas que foram emitidas para o CNPJ selecionado. Neste caso o setor responsável deverá verificar se o fornecedor enviou o XML para o e-mail de leitura do ONXML.

Relatórios:

  • BAAN x ITXML: Este relatório exibe se existe alguma NFe/CTe no ERP da empresa que não tenha um arquivo XML no sistema ONXML. Com este relatório, é possível saber se existe algum documento que foi lançado no ERP e não foi lido pelo ONXML.

 

    • ITXML x BAAN: Este relatório exibe se existe alguma NFe/CTe no ONXML que não tenha um arquivo XML no ERP; ou algum arquivo XML que não tenha uma NF correspondente no ERP.

Com este relatório, é possível saber se existe algum documento que foi lido pelo ONXML e não foi lançado no ERP.

 

    • CANCELAMENTO: Com este relatório é possível saber se existe algum documento cancelado sem o devido arquivo XML de cancelamento.

 

    • DINAMICO: Com este relatório é possível filtrar todos os dados dos XMLs importados, campo a campo.

OBS: Disponível somente na versão com o banco de dados ORACLE.

 

    • OPERACOES: Com este relatório é possível visualizar as operações realizadas para as NFe dentro do sistema, seja de Ciência da operação, Confirmação da Operação ou ambas.

Configurações:

  • E-MAILS NFE: Nesta tela, são feitos os cadastros dos e-mails, onde o ITXML irá buscar os arquivos de XML (NFe/CTe), para validação na SEFAZ e ARMAZENAMENTO.


    • MONITOR: Esta tela apresenta o log de execução do sistema:
      • Logs de importação;
      • Logs de importação;
      • Logs de arquivamento (integração ERP);
      • Logs de ERROS.

 

Qualquer processo de importação, validação e arquivamento dos monitores do sistema serão inseridos nos logs do sistema, possibilitando o usuário executar filtros para achar determinada execução, seja um XML importado, ou um arquivamento.

Para logs de erros o ITXML também possui um outro filtro, “Tipo de Erro”, que são os erros que podem ocorrer no momento de importação de XML, validação ou de manifestação de destinatário, tais erros podem ser:

  1. Arquivo ZIP – erro ao importar arquivos zipados, o sistema não conseguiu abrir o arquivo zip;
  2. Carta de Correção – erro ao importar uma carta de correção;
  3. XML Inválido – qualquer erro de estrutura de XML que o sistema não identifique como um XML válido;
  4. Arquivo Inválido – qualquer arquivo que não seja um XML que o sistema tente importar será notificado nesse tipo de log;
  5. E-mail Inválido – qualquer e-mail que o ITXML não conseguiu ler;
  6. SEFAZ – qualquer erro de validação de NFe/CTe será listado neste tipo de log;
  7. MANIFESTO – qualquer erro de manifestação de destinatário.
    • Sistema: O módulo Sistema define os parâmetros do ITXML.

 

Campos:

  • Tempo de atualização do monitor (em segundos) – Define o tempo de atualização da página de monitor e da página de período, essas páginas efetuarão as atualizações do ONXML. A página do monitor efetuará a busca de novos e-mails e a validação dos mesmos na SEFAZ. A página de período será responsável pela validação de XMLs antigos na SEFAZ, por padrão 10 dias antes da data atual do sistema, ou seja, a página verificará os status dos XMLs junto à SEFAZ 10 dias antes ao dia atual, atualizando assim os status dos XMLs.
  • Tempo de expiração de senha (dias) – Define o tempo de expiração de senha para os usuários cadastrados. No momento em que um usuário muda sua senha ele terá um tempo de utilização dessa senha, definido neste campo, após o tempo dessa senha expirar o usuário será obrigado a definir uma nova senha para acessar o ITXML.
  • Tempo em minutos para desbloqueio automático do usuário – Define o tempo em minutos para desbloquear um usuário.
  • Tentativas de login antes do bloqueio – Define a quantidade de tentativas de login que o usuário poderá realizar antes de ser bloqueado.
  • Número de dias para reutilização da senha – Define a quantidade de dias para liberação de uso da última senha utilizada pelo usuário.
  • Receber Documento Auxiliar (DANFE/DACTE) – Define se para o recebimento de DANFE e DACTE será necessário inserir o protocolo.
  • Usa leitura do ERP – Integração com ERP, irá exibir o ícone de ERP erp na tela inicial.
  • Excluir e-mail da caixa de entrada – Quando marcada a opção sim o e-mail é excluído da sua caixa de entrada original e enviado para um e-mail de backup.
  • E-mail de backup – Neste campo é configurado o e-mail que recebera os e-mails excluídos da sua caixa de entrada.
  • Tipo de exclusão de LOG – Exclui os logs do sistema, podendo selecionar entre a exclusão de todos os tipos de logs ou somente logs com sucesso.
  • Mensagem do Recibo – Essa será a mensagem do recibo do ONXML (Pesquisa > Download > Recibo).
  • USUÁRIO: Cadastro de usuários de acesso ao sistema.

Pode ser cadastrado como Administrador ou com qualquer perfil cadastrado no sistema.

Campos:

      • Nome: Nome do usuário.
      • E-mail: E-mail do usuário.
      • Usuário: Usuário informado para acessar o sistema.
      • Senha: Senha de acesso ao sistema.
        • Regras de senha: Os usuários do ONXML deverão obedecer um critério de segurança na criação e modificação de suas senhas, esses critérios são:
          1. No mínimo 8 caracteres, sendo no mínimo 2 letras e no mínimo 2 números.
          2. Os 4 primeiros caracteres da nova senha não podem ser iguais a senha atual.
          3. A senha nova não pode ser igual a anterior.
      • Empresas: Seleção de empresa em que o usuário terá acesso.
      • Usuário bloqueado? Define se o usuário está bloqueado para acessar o sistema, caso um usuário atinja a quantidade definida de tentativas de acessar o sistema, este usuário será bloqueado automaticamente, assim somente quem tem acesso à este módulo poderá desbloquear usuários bloqueados.
      • Perfil: Tipo do perfil de acesso do usuário.

OBS: O perfil administrador tem acesso a todos dos módulos do sistema.

    • PERFIL: Na aba Perfil serão cadastrados os perfis existentes no sistema, o nome do perfil e quais módulos cada perfil têm acesso. Com três módulos extras, um de escolher a tela de pesquisa sem DE/ATÉ, ou seja, podendo consultar somente uma NF, outro com a opção de não conseguir arquivar XML na tela inicial e módulo de operações, permitindo ou não que um perfil consiga efetuar as operações de Manifesto, caso o Manifesto esteja habilitado no sistema.

O perfil Administrador é um perfil padrão do sistema, com acesso a todos os módulos do mesmo, este perfil não pode ser alterado.

Se o perfil não possuir permissão para acessar um módulo, ele será redirecionado para um módulo que tem acesso após uma mensagem de “Acesso Negado!”.

A opção de “PERMISSÃO PARA ARQUIVAR” define se o perfil terá permissão para arquivar os XML na tela inicial do sistema.

A opção “PERMISSÃO PARA PERQUISAR VARIAS NOTAS” define se o perfil poderá pesquisar por vários XML ou apenas um por vez na tela de Pesquisa.

A opção “PERMISSÃO PARA ALTERAR OPERAÇÕES NFE” define se o perfil pode executar qualquer operação de manifestação de destinatário no sistema.

* É obrigatório inserir a permissão para o módulo “INICIAL” para todos os perfis.

* É obrigatório inserir a permissão para o módulo “Relatórios”, se o perfil for parametrizado para qualquer um dos relatórios do sistema: ERP x ITXML, ITXML x ERP, CANCELAMENTO, NFe- VIA APEX, OPERAÇÕES.

* É obrigatório inserir a permissão para o módulo “Pesquisa”, se o perfil for parametrizado para qualquer um dos menus de consulta: Filtros, NFe Emitidas, NFe Não Recebidas.

    • EMPRESA: Cadastro de empresas do sistema.


Cada usuário terá acesso somente aos arquivos das empresas cadastradas para ele.

Campos:

      • CNPJ – CNPJ da empresa.
      • Razão Social – Razão social da empresa.
      • UF – UF da empresa.
      • E-mail – E-mail do responsável pela empresa.
      • Responsável – Nome do responsável pela empresa.
      • Nome de exibição – Nome fantasia da empresa/apelido.
      • Receber DANFE/DACTE – Quando o CNPJ cadastrado estiver marcado como “Sim” nesse campo e o CNPJ do emitente do XML for esse, o XML será arquivado automaticamente.
      • Realizar Confirmação da Operação quando for emitente? – Se o Manifesto estiver habilitado, ao realizar a importação de um XML de transferência entre companhias, ou seja, com o CNPJ de destino do XML ser igual ao CNPJ emitente, o ITXML realizará o evento de Confirmação da Operação após a validação desse XML.
      • Certificado Digital: Seleciona o arquivo do certificado digital da empresa.
      • Senha do Certificado Digital: Informação da senha do Certificado Digital.
  1. Alterar Senha: Neste módulo os usuários que tiverem acesso a ele poderão alterar a senha de acesso do sistema.

Algumas regras são definidas para alteração de senha:

    • No mínimo 8 caracteres, sendo no mínimo 2 letras e no mínimo 2 números.
    • Os 4 primeiros caracteres da nova senha não podem ser iguais a senha atual.
    • A senha nova não pode ser igual à anterior.
    • Após atingir a quantidade definida de falhas no login do usuário, a conta é bloqueada. (parametrizado em Configurações -> Sistema).
    • A senha expira após X dias. (parametrizado em Configurações -> Sistema).