O produto ONMGT permite a análise de informações gerenciais através de gráficos, relatórios e demonstrativos de resultados.

  • RESULTADO DO PERÍODO

(Gerencial >> Resultados >> Resultado do Período >> Tela [0184] RESULTADO DO PERÍODO).

Esta tela permite acompanhar informações provindas das Condições de Pagamento das Notas Fiscais de determinado Período, sendo pesquisada a Série na qual tais Notas se vinculam. Para gerar o relatório, informe a SÉRIE desejada, o PERÍODO DE ATÉ . Para visualizar tal relatório clique em Imprimir .

No relatório gerado, temos um campo chamado PRAZO MÉDIO DE VENDA (DIAS); o valor indicado nesse campo é calculado automaticamente pelo Sistema, sendo que as Notas Fiscais de Saída e o prazo médio para o pagamento destas, por parte dos Cliente, são os considerados para chegar ao resultado indicado.

Ainda no relatório gerado, teremos os campos DESCONTOS CONCEDIDOS: R$, PEDIDOS DE VENDAS: R$ e VALOR MÉDIO DAS PARCELAS: R$, que são calculados tendo como base, também, as Notas Fiscais de Saída geradas no Período e na Série informados.

ATENÇÃO: os valores apresentados pelo relatório gerado nessa Tela não irão coincidir necessariamente com os valores apresentados nos relatórios BI (Business intelligence).

 

  • RESULTADO CONSOLIDADO FINANCEIRO

(GERENCIAL >> RESULTADOS >> CONSOLIDADO FINANCEIRO >> TELA [0177] RESULTADO CONSOLIDADO FINANCEIRO).

O relatório gerado a partir dessa Tela oferece a visão de dois aspectos da empresa simultaneamente: Gerencial e Financeiro. Tal relatório é importante pela possibilidade de uma empresa ter um excelente faturamento e ainda assim ter problemas financeiros, ou vice-versa, permitindo acompanhar o que vem ocorrendo nesses aspectos.

Para visualizar esse relatório, é necessário configurá-lo antes de realizar a impressão. A partir dessa Tela, é possível também selecionar a opção □ CALCULAR OS ÍNDICES DE LIQUIDEZ: assim, serão disponibilizados os índices de liquidez para suas configurações (por Série, Período, Bancos, além de ser possível selecionar o estoque que será considerado para o cálculo de valor).

O índice de liquidez é a quantidade de recursos financeiros existentes (Contas a Receber) para cada Real compromissado (Contas a Pagar). São três possibilidades de visualização da liquidez:

Seca: o cálculo para a liquidez Seca se dá a partir da soma Bancos / Caixa + Cheques + Adiantamento a Fornecedores dividido por Contas a Pagar + Cheques a Compensar + Adiantamentos a Clientes.

Corrente: o cálculo para a liquidez Corrente se dá a partir da soma Bancos / Caixa + Cheques + Adiantamento a Fornecedores + Estoque dividido por Contas a Pagar + Cheques a Compensar + Adiantamentos a Clientes. Esse índice de liquidez considera o estoque da empresa como formando seu valor.

Geral: o cálculo para a liquidez Geral se dá a partir da soma Bancos / Caixa + Cheques + Adiantamento a Fornecedores + Contas a Receber dividido por Contas a Pagar + Cheques a Compensar + Adiantamentos a Clientes. Além da consideração de estoque presente na liquidez Corrente, são considerados todos os valores lançados no Contas a Receber (ou seja, todos os pagamentos de Clientes que devem ser realizados, independentemente do prazo de vencimento desses pagamentos).

Além do índice de liquidez, tal relatório permite acompanhar movimentações na empresa, bem como acompanhar os valores e capitais acumulados. Após realizar as configurações desejadas, clique em Imprimir : será aberta uma nova Tela com o relatório configurado, constando a visualização dos dados selecionados com totalizadores para acompanhar os valores movimentados.

 

  • FECHAMENTO DE CAIXA

(Financeiro >> Caixa >> Fechamento >> Tela [0577] FECHAMENTO DO CAXA).

O Fechamento de Caixa é um recurso para ser utilizado no caso do caixa da loja, no qual ocorrem movimentações constantemente provindas somente dos recebimentos e pagamentos realizados através dele.

OBSERVAÇÃO: algumas empresas não trabalham com o conceito de fechamento de caixa, como indústrias, distribuidoras e revendedoras.

Para poder utilizar tal funcionalidade, é necessário, primeiro, configurar quais terminais farão parte desse caixa. Cada máquina pode ter um caixa sendo faturado, ou várias pessoas podem faturar as transações em apenas um caixa, por exemplo. Assim, em Utilitários, clicando em Terminal abrirá a Tela [0461] CONFIGURAÇÃO DE TERMINAIS.

Nessa Tela, no campo CAIXA, indique a qual caixa aquele terminal pertence – considere como Terminal cada caixa de um mercado, por exemplo.

Além disso, para poder utilizar algumas das funções do fechamento de caixa, é necessário que o Usuário tenha um Perfil que o habilite a esse tipo de consulta; assim, em Utilitários, clique em Perfil para abrir a Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL. Selecione o perfil desejado e clique em Permissões : será aberta a Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO. No item 6. FINANCEIRO, agrupamento 5. CAIXA, selecione as permissões para o perfil indicado relativamente às funções do caixa.

Após realizar essas configurações, clique, em Financeiro, grupo Caixa, no botão Fechamento , para abrir a Tela [0577] FECHAMENTO DO CAIXA.

Clicando-se no botão Imprimir será oferecida a impressão de um relatório que terá informações de cheque depositados, valores constantes em dinheiro, cheques pré-datados, etc., apresentando as relações de VENDAS, DEVOLUÇÕES, RECEBIMENTOS e TOTAIS.

Clicando-se no botão Procurar , será aberta a Tela [0583] FECHAMENTOS REALIZADOS, na qual é possível consultar os diferentes fechamentos de caixa realizados pela empresa; informando-se o período inicial até o período final, serão disponibilizados os fechamentos compreendidos no período informado.

Para realizar a entrada e a saída de dinheiro de um caixa determinado, em Financeiro >> Caixa, clique em:

  • Retirada para abrir a Tela [0631] SAÍDA DE DIN / CHQ / TKT. Nela é possível configurar qual o TIPO de saída (dinheiro, cheque, cartão, etc.), sendo que tal operação não fará registros no Conta Corrente da empresa – o registro ficará somente no caixa no qual foi realizado a movimentação.

 

  • Entrada para abrir a Tela [0499] ENTRADA DE TROCO. Realize a operação de modo semelhante à Retirada.

Para que o caixa interno “bata” com o Contas a pagar, caso tenha sido feito alguma operação de pagamento no/ pelo caixa, é necessário, a par da impressão proporcionada na Tela [0577] FECHAMENTO DO CAIXA, lançar despesa por despesa, manualmente, no Contas a Pagar.

O fechamento de caixa poderá ser visualizado também, em Gerencial, grupo Gráficos de Vendas, botão Movimento , que abrirá a tela [0166] MOVIMENTO DE VENDAS: nessa Tela, é possível também acompanhar o movimento caixa por caixa. Informe, nos filtros de pesquisa, o CAIXA desejado para consulta e clique no botão Pesquisa .

Será oferecida uma visualização gráfica do movimento daquele caixa, com um gráfico sintetizando a origem dessas movimentações.

 

  • HISTÓRICO DE VENDAS (BI)

(Vendas >> Notas Fiscais >> Relatórios >> Histórico de Vendas (BI) >> Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS).

A Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS possui diferentes relatórios para serem gerados, atendendo várias necessidades de visualização e formulação de dados organizados. Abordaremos os que tem maior taxa de aderência com as regras de negócios utilizadas atualmente pelos usuários do ONCLICK.

Os agrupamentos de relatórios disponíveis nessa Tela são todos relativos a outros registros no Sistema – daí a importância de realizar um preenchimento completo nas diferentes Telas.

Após gerar o(s) relatório(s) desejados utilizando-se dos filtros e após visualiza-lo (recomendado), é possível clicar em Imprimir – no cabeçalho da Tela – para ter os resultados visualizados impressos do modo que lhe for mais conveniente. Uma vez que essa impressão toma os dados disponíveis na grid de exibição de resultados, do modo que as linhas e colunas estiverem configuradas constarão no relatório impresso.

 

Histórico por Produto

(Vendas >> Notas Fiscais >> Relatórios >> Histórico de Vendas (BI) >> Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS).

Tal relatório focaliza-se nas movimentações realizadas com Produtos no período selecionado, informando, produto a produto, os movimentos realizados nas Notas Fiscais de Saída.

Gostaríamos de destacar que esse relatório é interessante para trabalhar os produtos que tenha como informação relevante sua cor e tamanho (tal caso se aplicaria a calçados, por exemplo), uma vez que o Histórico por Produto pode fornecer indicativos de quais são os tamanhos e cores dos produtos que possuem maior saída.

Caso se aplique a vinculação entre Produto e Ordem de Serviço, será possível visualizar quantos produtos saíram para determinada Ordem de Serviço – permitindo que o usuário visualize qual a média de produtos utilizados por O.S.

Veja os resultados do relatório definido na Aba CAMPOS DE PESQUISA na Aba POR PRODUTO.

 

Histórico por Nota

(Vendas >> Notas Fiscais >> Relatórios >> Histórico de Vendas (BI) >> Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS).

Esse relatório apresenta de modo organizado a circulação de notas no Sistema, explicitando quais foram os CFOPs mais utilizados, a tabela de preço mais utilizada, os vendedores que mais venderam, etc.

Na pesquisa realizada por nota, podemos ter a repetição de notas: isso acontece se, numa mesma Nota Fiscal, acontecer de ter itens com diferentes Códigos Fiscais de Operação (por exemplo, 5.102 Venda e 5.403 Venda com ST), implicando na quebra da nota – sendo exibidas duas vezes a mesma nota para poder exibir os CFOPs diferentes. O mesmo irá acontecer caso em uma mesma nota estejam presentes itens que tenham diferentes alíquotas de ICMS. Isso é devido às opções de configuração do relatório: caso seja selecionado para que conste somente um CFOP ou uma única alíquota de ICMS, tal situação, de fragmentação da nota, não será constatada.

Na Aba CAMPOS DE PESQUISA, configure as informações pelas quais gostaria de filtrar os dados para a geração da visualização. Como pode perceber, existem quatro Sub-Abas: DADOS DA NOTA FISCAL, DADOS DOS PRODUTOS, DADOS DOS CLIENTES e OUTRAS INFORMAÇÕES. Todos os filtros disponíveis nessas Sub-Abas podem ser utilizados simultaneamente e de modo complementar, especificando o relatório de Histórico de Vendas. Sugerimos o estudo da melhor configuração para relacionar as informações desejadas.  Na Aba POR NOTA, veja o resultado a partir dos agrupamentos que foram definidos.

 

Histórico Curva ABC de Produtos

(Vendas >> Notas Fiscais >> Relatórios >> Histórico de Vendas (BI) >> Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS).

O relatório de Histórico de Vendas pela Curva ABC de Produtos permitirá visualizar, dentre os produtos selecionados na Aba CAMPOS DE PESQUISA, como eles se relacionam de acordo com a lógica da Curva ABC.

Originalmente, na Aba CURVA ABC os valores para o campo % CLASSE A será de 20, o % CLASSE B será de 30 e o % CLASSE C será de 50. Tais valores poderão ser modificados, uma vez que é permitido ao usuário informar o peso desejado para cada uma dessas categorias .

Ainda na Aba CURVA ABC, teremos a coluna % que permite visualizar a porcentagem relativa de cada um desses produtos. Tal coluna é cumulativa: o item 1 apresenta, por exemplo, 5%; o item 2 apresenta 9%. Assim, o item 1 possui 5% de peso no faturamento e o item 2 possui 4%. Se o item 3 tivesse 11%, seu peso correspondente seria 2% – e assim progressivamente, até que seja totalizado 100%.

Gostaríamos de indicar não como obrigatoriedade, mas como recomendação, que, na Aba DADOS DA NOTA FISCAL, seja desmarcada a opção DEV VENDA (devolução de venda) no filtro TIPO DE OPERAÇÃO. Uma vez que o relatório é sobre a movimentação e o peso desses produtos nessas movimentações, não faz sentido que sejam consideradas as devoluções de venda – a não ser que seja uma informação relevante para a sua regra de negócios.

A Aba GRÁFICO oferecerá uma visualização do preço de cada categoria de produtos em seu faturamento, em percentuais.

ATENÇÃO: uma vez gerada a Curva ABC para os produtos selecionados, a coluna ABC da Tela [0293] CADASTRO DE PRODUTOS e o agrupamento CURVA ABC da Tela [0324] ALTERAÇÃO DE PRODUTOS serão alimentados com os dados provenientes desse relatório. Assim, caso selecione, por exemplo, somente os produtos de uma marca determinada, serão considerados somente tais produtos para calcular a proporcionalidade de cada um deles na Curva ABC. Sugerimos, assim, que calcule esse relatório com o maior número de produtos possíveis – exclua, por exemplo, os de uso interno.

 

  • COMPARATIVOS

(Vendas >> Notas Fiscais >> Relatórios >> Histórico de Vendas (BI) >> Tela [0312] HISTÓRICO DE VENDAS).

Os comparativos são configurados de modo semelhantes aos Históricos explicitados acima. O uso desses comparativos permite, assim, acompanhar as vendas e operações realizadas ao longo do tempo, confrontando dados relativos a produtos e como eles foram sendo modificados ao longo do tempo. Tais relatórios permitem visualizar somente comparativos de quantidades em uma periodicidade estabelecida previamente: mês a mês, ano a ano, etc

GRÁFICO DE VENDAS

(Gerencial >> Gráfico de Venda >> Vendas >> Tela [0172] GRÁFICO DE VENDAS).

Nela é possível visualizar uma Projeção prevista e um Faturamento real. Os indicativos relativos a períodos anteriores à realização da pesquisa sempre irão igualar Projeção Faturamento – uma vez que não haveria efetivamente uma projeção, mas sim um faturamento já realizado no período. O cálculo da projeção do mês atual é realizado levando em conta as vendas feitas no mês em relação com os dias do mês que já passaram. Configure o gráfico levando em conta os campos para preenchimento na Tela e clique no botão Pesquisar para formar o gráfico com os dados solicitados.

 

GRÁFICO DE VENDAS POR VENDEDOR

(Gerencial >> Gráfico de Venda >> Vendedor >> Tela [0174] GRÁFICO DE VENDAS POR VENDEDOR).

Para a geração desse gráfico, cada vendedor será discriminado por uma cor diferente, sendo que nos campos à direita estarão disponíveis quantos clientes estão associados àquele vendedor no campo NR DE CLIENTES. Outros dados também estão disponíveis nesses campos à direita após ser realizada a pesquisa, possibilitando uma rápida visualização.

Um dos campos interessantes dessa Tela é o % DESCONTOS: nele será indicado a média de descontos que o vendedor atribui em suas vendas, permitindo acompanhar esse aspecto de sua prática comercial. Tal cálculo é realizado sobre as notas fiscais emitidas e que tenham apontado aquele vendedor com o responsável.

Configure o gráfico de acordo com os Filtros presentes no cabeçalho dessa Tela e clique em Pesquisar para gerá-lo.

 

Para que sejam feitos os cálculos por vendedor, é necessário, na Tela [0057] INCLUSÃO / ALTERAÇÃO DE CLIENTES, ter vinculado um vendedor para aquele cliente; se estiver marcado como <TODOS>, nenhum dado relativo às vendas para aquele cliente será considerado nesse relatório de vendas por vendedor.

 

Ainda na Tela [0174] GRÁFICO DE VENDAS POR VENDEDOR temos, na discriminação à direita, os campos PRAZO MÉDIO e PRAZO PONDERADO:

O PRAZO MÉDIO é calculado somando-se os dias para pagamento que aquele fornecedor concedeu, dividindo os dias concedidos (somados) pelo número de parcelas oferecidas. Por exemplo, um vendedor que fechou um pagamento com um cliente em três parcelas para 30, 60 e 90 dias terá, como prazo médio, (30 + 60 + 90) / 3, um resultado de 60 dias – independentemente dos valores do pagamento.

Fórmula de prazo médio:

Prazo X + Prazo Y + Prazo Z / Número de prazos = Prazo médio

O PRAZO PONDERADO já leva em conta tanto o período quanto o valor a ser pago para seu cálculo. Se, por exemplo, o mesmo cliente acima realizar um pagamento de 200 em 30 dias, 100 em 60 dias e mais 100 em 90 dias, o prazo ponderado será calculado levando-se em conta o peso de cada pagamento: (200 * 30 + 100 * 60 + 100 * 90) / (400) = 52,5 dias de prazo ponderado.

Fórmula de prazo ponderado:

(Valor X * Prazo X + Valor Y * Prazo Y + Valor Z * Prazo Z) / Valor total = prazo ponderado

 

MOVIMENTO DE VENDAS

(Gerencial >> Gráfico de Venda >> Movimento >> Tela [0166] MOVIMENTO DE VENDAS).

O relatório resultante da configuração dessa Tela permitirá acompanhar, na Aba DETALHE DO MOVIMENTO, as principais formas de pagamento utilizadas pelos clientes da empresa, permitindo visualizar (nas colunas de mesmo nome) as VENDAS, RECEBIMENTO, DEVOLUÇÃO, ENTRADA, SAÍDAS e TOTAL das transações realizadas. Para preencher dados na Aba DETALHE DO MOVIMENTO, informe, ao menos, os campos SÉRIE e PERÍODO DE ATÉ ; caso queira maior especificidade no relatório, informe também a EMPRESA e o CAIXA.

A Aba DETALHE DO MOVIMENTO oferecerá, assim, a visualização dos usos das formas de pagamento pelos clientes – as condições de pagamento são ignoradas na geração de resultados na presente Tela.

Já a Aba MOVIMENTO FECHADOS permite visualizar as entradas, saídas, data e hora de abertura, data e hora de fechamento e usuário dos diferentes caixas configurados para a empresa. Para gerar resultados nessa Aba, informe os campos indicados acima para a Aba DETALHE DO MOVIMENTO, com a exceção de que ao invés do Período deve ser informado o campo FECHADO DE ATÉ . Tal relatório apresenta dados semelhantes aos que são apresentados na Tela [0577] FECHAMENTO DO CAIXA (em Financeiro, Grupo Caixa) no que diz respeito aos valores e horários nos quais as vendas foram efetuadas – entretanto, o nível de detalhamento da Aba MOVIMENTOS FECHADOS permite acompanhar muitos outros dados que o relatório gerado no fechamento de caixa não demonstra.

 

Os resultados dessa Tela podem ser impressos através do botão Imprimir .

 

GRÁFICO COMPARATIVO DE VENDAS

(Gerencial >> Gráfico de Venda >> Comparativo >> Tela [0167] GRÁFICO COMPARATIVO DE VENDAS).

As informações neste gráfico demonstram as vendas realizadas nos anos selecionados – sendo possível comparar apenas dois anos por vez. É possível configurá-lo para que ofereça informações de um único vendedor por vez, no filtro VENDEDOR, ao invés de considerar todos simultaneamente. Recomendamos que faça a pesquisa vendedor por vendedor, recorrendo à pesquisa de todos os vendedores ocasionalmente – uma vez que o volume de dados é grande.

Realize a configuração desejada no cabeçalho dessa Tela e clique no botão Pesquisar  para gerar o gráfico.

Nessa Tela, ao contrário da Tela [0174] GRÁFICO DE VENDAS POR VENDEDOR, serão disponibilizadas informações relativas às vendas que não tiveram vendedor associado a cliente, devoluções e demais operações relativas – exceto valores de fretes e seguros.

Os resultados dessa Tela são passíveis de impressão: clique no botão Imprimir para que seja gerada uma imagem do gráfico disponibilizado – podendo ser anexa em relatórios, documentos, planejamentos, etc.

 

GRÁFICO POR PRAZO MÉDIO DE VENDA

(Gerencial >> Gráfico de Venda >> Prazo Médio >> Tela [0168] GRÁFICO POR PRAZO MÉDIO DE VENDA).

Nessa Tela, é possível visualizar qual o prazo médio que vem sendo informado para as vendas realizadas, de modo a oferecer graficamente essa informação. Como pode perceber, é possível configurar por vários fatores tal gráfico (GERENTE, VENDEDOR, PERÍODO, etc.), oferecendo uma visualização sintética dos prazos praticados por sua empresa.

Uma função interessante dessa Tela está nos campo FILTRAR OS MELHORES  VENDEDORES: o critério para considerar os vendedores como os melhores é o índice de vendas.

Além disso, os resultados dessa Tela são passíveis de impressão: clique no botão Imprimir para que seja gerada uma imagem do gráfico disponibilizado – podendo ser anexa em relatórios, documentos, etc.

 

RESUMO DE INADIMPLÊNCIA

(Gerencial >> Outros Gráficos >> Inadimplência >> Tela [0181] RESUMO DE INADIMPLÊNCIA).

Nessa Tela é possível visualizar, em colunas, qual é a constância mensal da inadimplência bem como os valores subtraídos de sua empresa causados pela falta de cumprimento de pagamentos. Tal visualização é uma prévia dos valores a serem utilizados para formação do gráfico de inadimplência – veja abaixo. Não há a discriminação de inadimplência por cliente, mas é possível pesquisar vendedor por vendedor, visualizando qual deles possui clientes com maior índice de inadimplência.

Além disso, é apresentada, na coluna Perc inadimplência, a porcentagem de inadimplência, praticada mês a mês, proporcionalmente aos demais pagamentos que são efetuados / cumpridos. Configure ao menos o filtro ANO; caso queira considerar os demais filtros ou fazer uso das marcações (□ NÃO CONSIDERAR RECEBIMENTOS SEM VALOR COMO INADIMPLÊNCIA e □ CONSIDERAR LANÇAMENTOS FUTUROS), tenha em mente que não são obrigatórios para gerar resultados na grid de exibição de resultados.

As informações dessa Tela são Provenientes dos lançamentos na Tela [0480] CONTAS A RECEBER, sendo que indicam os recebimentos previstos, os recebimentos efetuados e os recebimentos que deveriam ter sido efetuados. Caso o cliente inadimplente realize o pagamento atrasado, o valor será diminuído, nesse relatório, daquele mês no qual o pagamento pendente está localizado – ou seja, se o cliente pagar um título de Janeiro em Agosto, será da linha Janeiro que haverá a diminuição do valor e do percentual de inadimplência. Assim, para esses pagamentos, o que importa é sua data de emissão e não sua data de recebimento, o que realizará alterações nos valores consultados desse relatório sempre que um cliente realizar a quitação de alguma dívida.

De acordo com seu ramo de negócios, as informações relativas à inadimplência podem ser utilizadas para auxiliar na formação de custos dos produtos – sendo considerado como Outras Despesas, tanto em percentual quanto em valores absolutos, na formação de preços.

Clique no botão Imprimir dessa Tela para que seja gerada uma impressão com os dados constantes na sua grid de exibição de resultados.

Clicando-se no botão Gráfico da Tela [0182] RESUMO DE INADIMPLÊNCIA, será aberta a Tela [0170] GRÁFICO DE INADIMPLÊNCIA, permitindo a visualização gráfica das informações contidas na Tela [0182] RESUMO DE INADIMPLÊNCIA – serão oferecidas as mesmas informações, mas organizadas em formato gráfico.

Além de visualizar de modo gráfico os dados relativos à inadimplência, é possível clicar no botão Imprimir dessa Tela para gerar uma imagem do presente gráfico.

 

LIVRO DE DUPLICATAS

(Financeiro >> Contas a Receber >> Relatórios >> Livro de Duplicatas >> Tela [0608] LIVRO DE DUPLICATAS).

Será aberta a Tela [0608] LIVRO DE DUPLICATAS, permitindo realizar configurações antes da impressão de seus dados.

Esse relatório do livro de duplicatas costumava ser pedido, há alguns anos, pelos escritórios de contabilidade. O relatório demonstrará aquilo que já foi pago ou que ainda está por ser pago, sendo que nele haverá a separação entre produtos e serviços para discriminar seus pagamentos. Clique em Imprimir para gerar o arquivo com as duplicatas: os dados que constam no relatório, organizados por colunas, são: DUPLICATA, DT EMIS (data de emissão), VALOR, NOME CLIENTE, ENDEREÇO CLIENTE, CIDADE / UF, VENCTO (vencimento) DT PAGTO (data de pagamento).

 

DESPESAS

(Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Despesas >> Telas [0148] DESPESAS).

Ao abri-la, as diversas despesas cadastradas no Sistema estarão agrupada por Tipo na grid de exibição de resultados, automaticamente.

 

Clique em Incluir caso queira adicionar uma despesa a essa Tela: será aberta a Tela [0125] MANUTENÇÃO DE DESPESAS, a partir da qual é possível informar o nome da DESPESA, o seu GRUPO GERENCIAL, seu TIPO, FORNECEDOR, etc. sendo essencial informar o seu GRUPO DE IMPOSTOS. Feitas as configurações desejadas, clique em Gravar para registrar a Despesa na Tela [0148] DESPESAS;

 

Clicando-se em Previsão , será aberta a Tela [0657] PREVISÃO DE DESPESAS, permitindo consultar qual a previsão daquela despesa selecionada. Tal previsão fará uma projeção daquela despesa, sendo possível:

1. Informar manualmente a previsão mês a mês;

2. Repetir os valores previstos do ano anterior (clicando no botão Repetir os valores (…) ); e

3. Calcular os valores pelo efetivo da despesa realizada no ano anterior (clicando no botão Calcular os valores (…) ).

 

 

Uma funcionalidade interessante que essa Tela de Previsão de Despesas oferece está no botão Pagar : clicando sobre ele, será oferecida uma mensagem de confirmação da operação (CONFIRMA A GERAÇÃO DA DESPESA: DESPESA nome da despesa PARA O ANO ano). Clicando em Sim, serão gerados, na Tela de Contas a Pagar ([0475] CONTAS A PAGAR), lançamentos correspondentes a cada um dos meses indicados na Tela [0657] PREVISÃO DE DESPESAS.

Caso seja deixado com valor igual a 0 (zero), tal lançamento não será realizado no Contas a Pagar. Caso o valor da despesa seja diferente do previsto, bastará entrar na Tela [0475] CONTAS A PAGAR, clicar em Alterar e modificar o valor da despesa prevista.

Isto é interessante para manter a despesa no horizonte de possibilidades da empresa, evitando surpresas com cobranças inesperadas.

OBSERVAÇÃO: será gerada a despesa, utilizando-se dessa rotina do botão Pagar, somente para a despesa prevista que esteja selecionada.

Voltando à Tela [0148] DESPESAS, temos o botão Reprocessar , que irá realizar o reprocessamento da previsão de despesa(s) que indicamos acima. Para que a despesa seja considerada nessa operação, é necessário que esteja marcada em seu cadastro (Tela [0125] MANUTENÇÃO DE DESPESA) com a marcação □ PREVISÃO DE DESPESA PODE SER REAJUSTADA  AUTOMATICAMENTE. O reprocessamento funcionará do seguinte modo: o Sistema levará em consideração o gasto previsto (indicado na Tela [0657] PREVISÃO DE DESPESAS) e que não foi utilizado e irá acumulá-los, acumulando as previsões realizadas. Essa operação se dá assim para que coincidam os valores ao final da previsão. Serão reprocessadas todas as despesas configuradas para serem reajustadas automaticamente, não somente a que estiver selecionada na grid de exibição de resultados.

ATENÇÃO: o reprocessamento não se dará de forma automática, sendo necessário executar tal operação mês a mês se for necessário.

 

ADIANTAMENTO DE DESPESAS DE VIAGEM

(Financeiro >> Viagens >> Despesas de Viagem >> Tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM).

A partir dessa Tela, é possível cadastrar adiantamentos na condição de despesas de viagem; clicando em Incluir , será aberta a Tela [0413] DESPESA DE VIAGEM.

 

Na Aba ADIANTAMENTO da Tela [0413] será possível configurar, por exemplo, qual a KILOMETRAGEM de saída do veículo, qual o MOTORISTA (Funcionário marcado, na Tela [0152] ALTERÇÃO / INCLUSÃO DE FUNCIONÁRIOS, Agrupamento CARGO / FUNÇÃO, como □ MOTORISTA) que está / estará realizando a viagem, NR VEÍCULO (número do veículo) utilizado, etc. Para realizar o lançamento dos adiantamentos (em dinheiro ou cheque) ao motorista, insira um número no campo indicado abaixo, tecle Enter e realize a inclusão dos lançamentos.

ATENÇÃO: caso você preencha o campo destinado à numeração do cheque, o Sistema entenderá que se trata de um cheque; caso esse campo permaneça em branco, o Sistema entenderá que se trata de lançamentos em dinheiro.

Na Aba (E)NTREGA / (C)COLETA, é possível informar qual(is) será(ão) o(s) CLIENTE(s) e FORNECEDOR(es) que será(ão) visitado(s) na viagem que gerará essas despesas. Além disso, é possível fazer a inclusão do Cliente ou Fornecedor pelo número do pedido de venda (PEDIDO VENDA) ou a partir da NOTA (SÉRIE / NR) – utilize os botões em forma de Lupa para pesquisar, respectivamente, nas Telas [0110] PROCURA PEDIDO e [0109] PROCURA NOTA FISCAL. Escolha o registro e, com ele selecionado, clique em Enter para que ele seja incluso na grid de exibição de resultados dessa Tela. Com os registros desejados constantes na grid, utilize as setas para ordenar os itens de acordo com a ordem de visita.

 

Figura 102 – Tela [0413] DESPESA DE VIAGEM, Aba (E)NTREGA / (C)OLETA.

OBSERVAÇÃO: A coluna E/C constará com a letra C (para Cliente) ou F (para Fornecedores). Caso seja um pedido, na coluna Pedido teremos o número desse pedido indicado.

Após fornecer todas as informações que julgar necessárias, clique em Gravar . Assim, a viagem para a qual foi realizado um adiantamento será gravada e ficará disponível para consultas e alterações na Tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM.

Quando a viagem terminar, é necessário dar baixa no Sistema. Assim, selecione o item desejado na grid de exibição de resultados da tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM e clique no botão Acerto . Será aberta a Tela [0394] ACERTO DE DESPESA DE VIAGEM para que seja realizado o acerto. O Sistema tratará a informação da seguinte forma: por exemplo, foram enviados 5000 reais de adiantamento para viagens para o motorista. Esse valor saiu de uma conta determinada. Quando do acerto do adiantamento, o Sistema entenderá que os 5000 foram devolvidos e agora serão lançadas as despesas realizadas naquela viagem.

 

Para cada TIPO DE ACERTO (veja o campo com o mesmo nome), teremos algumas implicações:

  1. – DESPESA DA EMPRESA: Caracterizam despesas realizadas para a viagem, subtraindo valores do total de adiantamento. Além dos demais campos requisitados, é necessário informar o BANCO, a CONTA e, se for o caso, o CHEQUE.
  2. – REEMBOLSO DO CLIENTE: Caracteriza algum reembolso realizado pelo Cliente – ou seja, algum valor devolvido pelo cliente que, por algum motivo, resolveu fazer a devolução pessoalmente para o motorista. Nesse caso, é necessário informar somente os campos VALOR e REEMBOLSO (nesse caso, o campo reembolso apresentará os Clientes para que o operador do Sistema selecione um).
  3. – REEMBOLSO DO FORNECEDOR: Semelhante ao reembolso para clientes. Entretanto, o reembolso para fornecedores demanda que sejam preenchidos os campos CENTRO DE CUSTO, REEMBOLSO (agora com o nome dos Fornecedores), BANCO, CONTA e, se for o caso, CHEQUE.
  4. – DEVOLUÇÃO DO ADIANTAMENTO: Caso nem todo o valor dado como adiantamento seja utilizado, é por essa opção que esse valor será devolvido para a empresa.
  5. – REEMBOLSO DO MOTORISTA: Caso o motorista tenha utilizado além do valor de adiantamento, usando recursos próprios para encerrar a viagem, é possível ressarci-lo com essa opção (o valor digitado aqui será contado como crédito ao Funcionário / motorista).

Feitos esses acertos, clique em Gravar na Tela [0394] ACERTO DE DESPESA DE VIAGEM. Será oferecida uma mensagem para confirmar a operação. Caso seja necessário, é possível realizar o cancelamento do acerto. Para isso, clique em Cancela ; será oferecida uma mensagem para confirmar a operação.