CONCEITOS

Carteira de Cobrança: Uma carteira de cobrança define o modo como o boleto bancário é tratado pelo banco.

Arquivo de Remessa: É um arquivo com extensão .REM enviado para o banco contendo instruções que são interpretadas pelo sistema do banco. O objetivo deste arquivo é trocar informações digitalmente entre o sistema de informática do banco e o do cliente. Todo arquivo de remessa gera um arquivo de retorno pelo banco, com o resultado do processamento.

Arquivo de Retorno:  É um arquivo com a extensão .RET que os bancos fornecem através de um padrão definido pela Febraban (CNAB400 ou CNAB240) para facilitar a conciliação de pagamentos e recebimentos. Esses arquivos contêm dados de pagamento diversos. É na prática, “fazer a análise de quem pagou e quem não pagou” os serviços ou produtos, de forma eletrônica, sem precisar de trabalhos manuais.

CNAB: A sigla CNAB significa “Centro Nacional de Automação Bancária”. O CNAB é um tipo de arquivo em formato texto utilizado para manter uma comunicação entre clientes e bancos. Através do CNAB são trocadas informações relativas a pagamento, cobrança, débito em conta, custódia de cheques, entre outros. A Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) fica responsável por definir o layout padrão dos arquivos CNAB, contendo algumas colunas fixas. Cada banco também acaba gerando seu próprio layout, já que cada um possui algumas características e requisitos próprios.

Receitas: Recursos provenientes da venda de mercadorias ou de uma prestação de serviço. Ou ainda provenientes de alugueis, juros, etc.

Despesas: Todos os gastos que uma empresa precisa ter para obter uma receita. Alguns exemplos de despesas são os salários, a conta de água, luz, telefone, os impostos e etc.

Conciliação Bancária: A conciliação consiste na comparação do saldo de uma conta bancária com uma informação externa à contabilidade (extrato bancário), de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise, em determinada data.

Nosso Número: O Nosso Número é o número que identifica unicamente um boleto para uma conta. O tamanho máximo do Nosso Número depende do banco e carteira. Ao receber o retorno do banco, é através do Nosso Número que você poderá identificar os boletos pagos.

 

ESTRUTURANDO O FINANCEIRO – Tabelas Financeiras

Para iniciar o controle financeiro de sua empresa, é necessário estruturar a base de dados, ou seja, inserir corretamente determinadas informações para o bom andamento dos procedimentos.

Abaixo, estão relacionadas as informações necessárias.

As informações referentes a boletos, estão reunidas no tópico PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO DE BOLETOS.

Operadoras de Cartão de Crédito e Financeiras

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Cartões de Crédito >> Tela [0130] Operadoras de Cartão de Crédito e Financeiras

Nesta tela ocorre o cadastro e a atualização das operadoras de cartão que a empresa trabalha. O registro de operadoras de cartões de crédito é uma pré-condição para que estas sejam utilizadas no Sistema ONCLICK.

O campo OPERADORA deve descrever qual é a operadora de cartão de crédito (ou financeira). Tal nome será utilizado para identificá-la. Caso trabalhe com diferentes parcelamentos para cada operadora, é necessário realizar o cadastro de cada uma das formas de parcelamento. Exemplo:

Visa Crédito (1x). Dias p/ Crédito: 30

Visa Crédito (2x). Dias p/ Crédito: 30/60

Visa Crédito (3x). Dias p/ Crédito: 30/60/90

Preencha também o campo FORNECEDOR: é possível gravar uma operadora sem fornecedor, mas caso sua empresa gere SPED, a falta de tal informação causará problemas na escrituração. O recomendável é cadastrar a empresa responsável pelo cartão como fornecedor.

Também preencha o campo DESCR. FATURA: esse campo será impresso na nota quando esse cartão for escolhido na forma de pagamento.

Em relação a BANCO e CONTA, o recomendável é que cada operadora tenha seu banco e conta próprios, isso se deve a possibilidade de acompanhar os lançamentos específicos para aquele cartão. Sugerimos que conforme a operadora for depositando os valores na conta informada, transfira os valores para as demais contas e bancos.

O campo PRAZO MEDIO possui uma particularidade: caso seja informado que seu valor é igual ou menor aos dias configurados na Configuração do Sistema, o ONCLICK entenderá que se trata de um cartão de debito; caso o prazo seja maior do que os dias configurados nesse parâmetro, o ONCLICK entendera que é um cartão de crédito. Configurações do Sistema >> 11.Financeiro >> 2.1 Considerar venda/compra à vista.

No campo DIAS P/ CREDITO informe a quantidade de dias de crédito para essa operadora e parcelamento. Informe, por exemplo, para o parcelamento em 3 vezes: 30/60/90; para 5 vezes: 30/60/90/120/150. Veja que o campo DESCR. FATURA pode conter em quantas vezes é possível o parcelamento.

O campo TAXA FINANCEIRA deve ser preenchido caso se trate de parcelamento. Tal taxa será aplicada como juros simples em cada parcela – no fluxo de caixa, o valor da parcela do cartão irá constar com a incidência da taxa financeira já aplicada. Na Tela [0426] CONTA CORRENTE é possível visualizar o valor correspondente ao pagamento advindo do cartão como credito; já a taxa será lançada como débito, logo após o lançamento com o cartão. Já a Tela [0178] FLUXO DE CAIXA possibilita visualizar o valor pago com o cartão – nesse caso, constando o valor da taxa já acrescido.

O SITE CODIGO deve ser preenchido somente se a empresa possuir integração com ecommerce. Esse código será informado para que seja realizada a integração entre o ONCLICK e o site pelo qual foi realizada a venda.

Cadastrando uma financeira

No caso de uma Financeira, essa deve ser cadastrada do mesmo modo que se cadastra um cartão: na Tela [0130] OPERADORAS DE CARTOES DE CREDITO E FINANCEIRA, preencha os dados como se fosse um cartão quanto a OPERADORA, FORNECEDOR, DESCR. FATURA, BANCO, CONTA e DIAS P/ CREDITO. Entretanto, para que possua múltiplas taxas de financiamento, é preciso registrar para aquela financeira suas variadas taxas de financiamento. Clique no botão Taxas, que abre a Tela [0150] TAXAS OPERADORA:

A partir dela, cadastre as diferentes formas de pagamento pela financeira, uma por uma (clicando em Incluir), de modo a sempre considerar o FATOR – uma vez que será por essa taxa que a taxa financeira incidente sobre cada parcela será controlada.

Cartão de Pagamento do Governo Federal

Ainda na Tela [0130] OPERADORAS DE CARTÕES DE CRÉDITO E FINANCEIRA, é possível selecionar a opção CARTAO DE PAGAMENTO DO GOVERNO FEDERAL (CPGF); entretanto, tal funcionalidade deve ser orientada pelo contador da empresa.

Na prática, quando o cartão ou financeira que estiverem com essa opção marcada forem utilizadas como tipo de pagamento, não será cobrado o PIS nem a COFINS da Nota Fiscal, porém tal situação pode ser problemática se utilizada sem orientação contábil.

Operações com Cartão – Pagamento de Nota Fiscal com Cartão

Quando um item é incluso na Nota Fiscal de Venda (Tela [0565] NOTA FISCAL) e o pagamento é realizado com cartão, os valores recebidos serão encaminhados para a conta registrada referente a operadora daquele cartão. A conta a qual o cartão se vincula receberá, portanto, os valores pagos pelos seus clientes. Caso o pagamento seja realizado em carteira, os valores seguirão para o Contas a Receber.

Dinheiro, cheque e cartão vão para o Conta Corrente; a diferença é que o cartão irá entrar no conta corrente para a conta que lhe foi indicada em sua configuração, devendo ser feito ainda os descontos relativos as taxas bancarias antes dos valores entrarem disponíveis na conta desejada.

Operações com Cartão – Extrato para Conferência de Cartão de Crédito/Débito

Financeiro >> Conta Corrente >> Cartão de Crédito >> Extrato para Conferência >> Tela [0715] EXTRATO PARA CONFERENCIA DE CARTÃO CRÉDITO/DÉBITO

Através desta tela é possível realizar a conciliação das vendas em cartão.

1 – Filtros para localização dos títulos, nos filtros Bancos e Contas são filtradas apenas as contas que trabalham com cartões de crédito.

Esta tela exibirá os títulos para conciliação, ou seja, os que ainda não estão conciliados, desta forma o filtro CONCILIADOS DE _ATÉ ficará desabilitado, porém caso tenha sido realizada uma conciliação errada e esta deve ser feita novamente, pode-se localizar tais títulos conciliados através deste filtro, para isso, deixe os outros filtros de data (PREVISTO DE _ATÉ e EMISSÃO DE_ATÉ) em branco, assim o filtro CONCILIADOS DE _ATÉ ficará habilitado. Selecione os títulos e clique em Cancelar.

Para que seja realizada a conciliação é necessário filtrar na tela apenas um Banco e Conta por vez, após informar clique em Pesquisar, os títulos desse banco e conta que não estão conciliados serão exibidos na grid.

Após informar os filtros desejados, clique no botão Pesquisar.

2 – O resultado da pesquisa efetuada será listado aqui. Para facilitar a consulta das informações, esta grid é dividida em colunas como: data da emissão, data da previsão, número do Documento, histórico, parcela, etc.

O sistema calcula o valor líquido das vendas feitas em cartão de crédito de acordo com o valor da taxa da operadora que é informada no cadastro do cartão.

3 – Caso seja necessário alterar a data prevista em virtude de alguma negociação, ou a taxa de todos os títulos selecionados utilize estes campos. Informe os dados nos campos e depois envie os títulos para a grid debaixo através da seta.

4 – Selecione os títulos que deseja fazer a conciliação, e clique na seta para baixo.

5 – Informe os dados para conciliação, como a data que está sendo realizada a conciliação, o banco e conta para depósito dos valores dos títulos, o histórico para facilitar a localização no conta corrente caso desejar (caso não seja informado um histórico será gerado um histórico automático) e uma despesa para o lançamento da tarifa do cartão.

6 – Somente os títulos exibidos nessa grid serão conciliados. Nesta grid também é possível alterar o valor da taxa da operadora caso seja necessário, é só dar um duplo clique em cima da taxa que deseja alterar.

Feita a conferência dos valores, clique no botão Conciliação no topo da tela para concluir o procedimento.

Depois da conciliação realizada os valores serão atualizados na conta corrente.

O relatório gerencial de fluxo de caixa, em Gerencial >> Fluxo de caixa, apresentará o valor líquido da parcela a receber.

Operações com Cartão – Antecipação de Cartão de Crédito

(Financeiro >> Conta Corrente >> Cartão de Crédito >> Antecipações de Crédito >> Tela [0487] ANTECIPAÇÃO DE CARTÃO DE CRÉDITO)

A antecipação do pagamento com cartão de crédito é uma opção que pode ser solicitada pelo cliente. Para isso, o pagamento deve estar registrado no sistema: ou seja, um lançamento da Tela [0480] CONTAS A RECEBER deve ter sido pago (na Tela [0439] RECEBIMENTO POR PARCELA) com cartão e o seu dia de recebimento deve ser futuro, superior a data atual.

OBSERVACAO: veja que a Tela [0487] ANTECIPACAO DE CARTAO DE CREDITO é a mesma Tela [0487] OPERACOES COM CHEQUE. É possível pela Tela de Operações com Cheque realizar a antecipação do pagamento com cartão de credito: basta selecionar a OPERACAO Antecipação de cartão de crédito.

Na Tela [0487] ANTECIPACAO DE CARTAO DE CREDITO, proceda da seguinte forma:

Não é necessário selecionar o tipo de OPERACAO nessa Tela, a não ser que esteja na Tela [0487] OPERACOES COM CHEQUES.

1 – Dentre os FILTROS oferecidos, pesquise utilizando PERIODO DE ___ ATE ___ para que sejam exibidos os lançamentos futuros.

2 – Nessa grid serão exibidos os lançamentos que atendem as configurações inseridas dos filtros.

3 – Não é necessário configurar nem BANCO DESTINO e nem CONTA para antecipar os pagamentos com cartão – uma vez que cairão na mesma conta para a qual estavam destinados. A DATA DE ANTECIPACAO estará configurada, por padrão, no dia atual. Não é possível prorrogar o lançamento do cartão de credito: caso a data de antecipação informada seja maior do que a data na qual o pagamento seria originalmente realizado, o sistema automaticamente informará que a data para compensação é o dia atual. Assim, a data de antecipação a ser informada só pode ser compreendida entre o dia atual e o dia para o qual o lançamento já estava previamente configurado.

4 – Utilize as setas para movimentar os cartões entre as grids: as operações possíveis nessa Tela serão realizadas somente nos itens enviados para a grid debaixo.

5 – Essa grid exibe o resultado final de suas configurações por antecipação.

Estando a configuração correta, confirme a operação de antecipação de pagamento com cartão de credito clicando em Processar.

Moedas

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Moedas >> Tela [0012] CADASTRO DE MOEDAS

Cadastra as diferentes moedas que o controle financeiro considera para realizar suas operações.

Cotação

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Cotação >> Tela [0146] COTAÇÃO DE MOEDAS

Nesta tela, serão cadastradas as cotações das diferentes moedas cadastradas. Eventuais cálculos de preço que o sistema realiza, irão considerar a cotação mais recente informada nesta tela.

Receitas

Financeiro >> Tabelas Financeiras > Receitas >> Tela [0157] RECEITAS

Nesta tela são cadastradas todos os tipos de receitas existentes no contexto do negócio, ou seja, diz de que forma são classificadas as entradas de dinheiro.

1 – Para visualizar previsões de receitas cadastradas em determinada série, informe a série e de enter.

2 – São exibidas as receitas cadastradas, caso haja o sinal de + (mais) na frente do código, significa que foi cadastrada previsão para esta receita.

3 – Informações de cadastro da Receita, e opções para visualização ou não da receita em questão nos relatórios gerenciais, fluxo de caixa e resultado econômico.

4 – Campos destinado ao SPED CONTRIBUIÇÕES, neste campo selecione o grupo de imposto a ser considerado para o cálculo de PIS/COFINS para esta receita. Observe que apenas serão exibidas as informações para o cálculo de saídas/receitas; tal situação ocorre pois as Receitas apenas são consideradas em casos de saída, ou seja, se houver incidência de impostos na mesma. Quando a Receita tiver um grupo de impostos configurado será realizado o cálculo do PIS/COFINS desta Receita.

As receitas cadastradas aqui podem ser visualizadas na Tela do Contas a Receber como um filtro:

Na inclusão manual de uma conta a receber:

E na inclusão de uma Nota fiscal de Venda:

Para cadastrar uma previsão para determinada receita, selecione-a e clique em Previsão, será aberta a Tela [0658] PREVISÃO DE RECEITAS.

Nesta tela são definidas as previsões de valores para a receita selecionada, mês a mês e por série. Para incluir uma previsão, clique em Incluir que serão habilitados os campos para digitação das previsões referentes aos meses. Todos os lançamentos inseridos deste modo serão considerados como uma Previsão.

Despesas

Financeiro > Tabelas Financeiras >> Despesas >>Tela [0148] DESPESAS

Aqui são cadastrados todos os tipos de despesas existentes no contexto do negócio, ou seja, diz de que forma são classificadas as saídas de dinheiro.

Anteriormente é interessante cadastrar os grupos de despesa, em (Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Grupos de Despesas >> Tela [0153] GRUPOS DE DESPESA).

Após o cadastro dos grupos, retorne à Tela [0148] DESPESAS para a inclusão das despesas de cada grupo.

Nesta tela, na parte central são exibidas as despesas já cadastradas, repare que na imagem acima, as despesas estão separadas por grupo de despesa (coluna GRUPO na barra verde acima da grid). Esta separação pode ser efetuada por cada coluna da grid, assim pode-se separar/agrupar as despesas também por centro de custo, ou tipo (despesas variáveis, fixas, etc) por exemplo, somente arrastando a coluna para cima.

Para incluir uma nova despesa clique em Incluir, será aberta a Tela [0125] MANUTENÇÃO DE DESPESAS.

Despesa: nome da despesa

Grupo Gerencial: grupo ao qual esta despesa pertence, cadastrado na Tela [0153] GRUPO DE DESPESA.

Tipo: um tipo de despesa entre fixa, variável, investimento, empréstimos, etc.

Centro de Custo: vincula um centro de custo a esta despesa.

Fornecedor: caso seja definido um fornecedor para esta despesa, ao incluir esta despesa no Contas a Pagar, automaticamente será selecionado o fornecedor incluso neste campo, porém este fornecedor pode ser alterado posteriormente.

Vencto Padrão: informe um dia de vencimento padrão para esta despesa, por exemplo todo dia 10. O dia informado aqui será a dia de vencimento das parcelas geradas no Contas a Pagar através do botão PAGAR da Tela de Previsão. Caso não seja informado nada neste campo, não será possível gerar as parcelas.

Dados para Pagamento Eletrônico: Caso haja a possibilidade desta despesa ser paga por meio eletrônico, poderão ser informados os dados para pagamento.

As despesas cadastradas aqui podem ser visualizadas na Tela do Contas a Pagar como um filtro:

Na inclusão manual de uma Conta a Pagar:

E na inclusão de uma Nota Fiscal de Entrada:

Para cadastrar uma previsão para determinada despesa, selecione-a e clique em Previsão, será aberta a Tela [0657] PREVISÃO DE DESPESAS.

A partir dessa Tela, é possível gerar lançamentos no Contas a Pagar de modo que sejam previstos os gastos que serão realizados. Todos os lançamentos inseridos deste modo serão considerados como Previsão para o Contas a Pagar (o lançamento é feito como estimado).

OBSERVAÇÃO: os conceitos de estimado e previsto só fazem sentido caso o lançamento seja futuro (pouco importa essa distinção em contas que já foram quitadas ou documentos que já foram pagos).

Ainda na Tela [0657] PREVISÃO DE DESPESAS, é possível, ao invés de digitar valor por valor do pagamento a ser feito mensalmente, utilizar os botões “Repetir os valores previstos do ano anterior” ou ‘Calcular os valores pelo efetivo da despesa realizada no ano anterior”

Tais botões só poderão ser utilizados caso a despesa informada esteja há mais de um ano cadastrada no sistema.

É possível preencher o campo ACRESCENTANDO (%) para que os lançamentos tenham um acréscimo em juros. Assim, um aluguel, por exemplo, pode ser corrigido automaticamente com base no índice desejado.

Após realizar essas configurações, clique no botão Pagar dessa Tela para incluir as previsões no Contas a Pagar: as modificações só serão efetuadas sobre os itens em aberto. Aqueles que já estiverem liquidados não terão seu valor alterado.

 

Departamento de Centro de Custo e Centro de Custo

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Depto Centro de Custo/Lucro >> Tela [1106] DEPTO DE CENTRO DE CUSTO/LUCRO

O centro de custo de uma empresa refere-se às seções de uma empresa, ao cadastrar centros de custo ou lucro, e vinculá-los às receitas ou despesas, pode-se obter uma melhor análise de quais departamentos acarretam mais lucro ou custo. Na Tela [1106] DEPTO DE CUSTO/LUCRO, é possível incluir um departamento. O departamento cadastrado poderá posteriormente ser vinculado a um Centro de Custo. Para incluí-lo, clique no botão Incluir e informe no campo DESCRIÇÃO a identificação desejada.

O departamento de Centro de Custo permite cadastrar centros de custo/lucro por departamento.

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Centro de Custo >> Tela [0133] CENTRO DE CUSTO

Na Tela [0133] CENTRO DE CUSTO, há o campo DEPTO C. CUSTO. Nesta Tela, será possível selecionar um Departamento de Centro de Custo previamente cadastrado na Tela [1106] DEPTO DE CUSTO/LUCRO, vinculando-o ao Centro de Custo desejado.

Financeiro >> Contas a Receber >> selecionar o registro >> botão direito >> Consultar Nota Fiscal de Origem >> Tela [0299] CONSULTA NOTA FISCAL >> aba Centro de Lucro

Ou

Financeiro >> Contas a Receber >> selecionar o registro >> enter >> Tela [0299] CONSULTA NOTA FISCAL >> aba Centro de Lucro

Na Tela [0299] CONSULTA NOTA FISCAL, dentro do Contas a Receber, na aba CENTRO DE LUCRO, é possível visualizar os Centros de Lucro da Nota Fiscal de Venda que originou tal documento.

Gerencial >> Resultados >> Resultado Econômico >> [0185] RESULTADO ECONÔMICO

Gerencial >> Resultados >> Orçamento Empresarial >> Tela [0185] ORÇAMENTO EMPRESARIAL

– Nas Telas [0185] RESULTADO ECONÔMICO e [0185] ORÇAMENTO EMPRESARIAL são exibidos os valores por Centro de Custo/Lucro.

Condição de Pagamento

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Tabelas Diversas >> Condição de Pagamento >> Tela [0831] CONDIÇÕES DE PAGAMENTO

Nesta tela são cadastradas e atualizadas as diferentes condições de pagamento. As condições de pagamento são condições pré-determinadas para a utilização no faturamento da nota fiscal de venda. Pode-se cadastrar determinadas condições e obrigar seu uso através de configuração do sistema, assim será necessário escolher umas das condições de pagamento cadastradas aqui no momento da venda.

A configuração do sistema que determina seu uso fica em: (Utilitários >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 7.Vendas >> 3.7 TIPO CONDIÇÃO DE PAGAMENTO).

LIVRE, DE ACORDO COM CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE PREÇO: o sistema verificará a tabela de preços utilizada no momento da venda. Com essa opção marcada, será considerada a tabela de preço com a marcação □ UTILIZAR CADASTRO DE CONDIÇÕES DE PAGAMENTO.

OBRIGA O USO DO CADASTRO DE CONDIÇÃO DE PAGAMENTO: com essa opção marcada, será obrigatório informar em todas as vendas a condição de pagamento, independentemente da tabela de preços selecionada.

Para realizar o cadastro da condição de pagamento deve-se informar:

Descrição: Título da condição de pagamento que será cadastrada. Exemplo: à vista, duas vezes sem entrada, etc.

Tipo da condição: Desconto ou acréscimo e a porcentagem de tal situação. Para este cadastro, a opção 3.9 em 7.Vendas da Configuração do Sistema deve estar marcada.

Condição Pagamento: Parcelamento em dias para recebimento, o intervalo deve ser separado por barra. Exemplo: 0/30/60

Tipos de Cobrança (Contas a Receber)

Financeiro > Tabelas Financeiras > Tabelas Diversas > Tipos de Cobrança (Contas a Receber) >> Tela [0159] TIPOS DE COBRANÇA – CONTAS A RECEBER

Os tipos de cobrança descrevem situações / status daquele título no Contas a Receber, de modo a classificar alguns aspectos da cobrança a ser realizada. Os tipos de cobrança podem ser configurados no sistema na Tela [0159] TIPOS DE COBRANCA – CONTAS A RECEBER.

Aqui é possível cadastrar o tipo de cobrança desejado para ser aplicada no Pedido de Venda, na Nota Fiscal de Venda ou mesmo no lançamento manual do Contas a Receber.

Todos os registros no sistema que tenham como tipo de cobrança a opção Carteira entrarão no Contas a Receber primeiro – não constando no Conta Corrente imediatamente. Assim, independentemente se é um Pedido ou uma Nota Fiscal, estando com esse tipo de cobrança, dará entrada no Contas a Receber. Os créditos desses valores só serão adicionados ao Conta Corrente no momento da liquidação da Conta a Receber em questão.

O tipo de cobrança Carteira é padrão no sistema, sendo possível configura-lo. No campo DESCRICAO, informe o nome do Tipo de Cobrança que constará para visualização onde ela puder ser apontada. Em DESCR. FATURA (Descrição na Fatura), informe como será identificada no Conta Corrente. O campo SITE CODIGO só deve ser utilizado para os clientes que fazem uso de integrações com e-commerce.

Perceba que as opções CONSIDERA VALOR DO TITULO EM ABERTO NO FLUXO DE CAIXA?, GERA CREDITO NO CONTA CORRENTE QUANDO DA LIQUIDACAO? e PODE SER SELECIONADO NO PEDIDO/ NOTA FISCAL? já estão habilitadas para o tipo de cobrança Carteira. Isso ocorre porque:

  • CONSIDERA VALOR DO TITULO EM ABERTO NO FLUXO DE CAIXA? – Se esse tipo de cobrança for aplicado sobre algum lançamento, tal lançamento continuará em aberto no fluxo de caixa. Somente títulos que ainda forem recebíveis deverão ser marcados. Independentemente se marcado com essa opção ou não, deve ser dada baixa nesse tipo de título: com a opção desmarcada, a baixa não gerará lançamentos no conta corrente.
  • GERA CREDITO NO CONTA CORRENTE QUANDO DA LIQUIDACAO? – Quando ocorrer a liquidação do lançamento que estiver marcado com o tipo de cobrança que tenha essa opção selecionada, automaticamente o lançamento terá entrada na Conta Corrente; caso não esteja marcado, terá entrada no Contas a Receber. Tal marcação pode funcionar como um “bloqueio de seguranca”; assim, um usuário com maior nível de permissões pode modificar a situação de um lançamento determinado de acordo com a necessidade da empresa.
  • PODE SER SELECIONADO NO PEDIDO/ NOTA FISCAL? – Com essa marcação, é possível classificar o lançamento com esse tipo de cobrança, de modo que ele seja selecionável no Pedido ou na Nota Fiscal; caso essa opção esteja desmarcada, será possível somente utilizar tal tipo de cobrança no Contas a Receber ou no Conta Corrente.

Os demais tipos de cobrança que forem criados pelo usuário não terão configurações automáticas / padrão, como o tipo Carteira. Assim, informe os tipos de cobrança de acordo com sua Regra de Negócios.

Tipos de Pagamento (Contas a Pagar)

Financeiro >> Tabelas Financeiras > Tabelas Diversas > Tipos de Pagamento (Contas a Pagar >> Tela [0160] TIPOS DE PÁGAMENTO – CONTAS A PAGAR

Cadastra diferentes tipos de pagamento utilizados no contas a pagar.

Ao clicar no botão “Incluir”, uma nova linha é exibida na lista de itens, e então é possível inserir as informações necessárias. Os campos para inserção das informações estão na parte inferior da tela.

Os tipos de pagamento são itens que devem ser cadastrados de forma correta, pois cada pagamento que ocorrer de um registro no Contas a Pagar, terá de ser classificado por um destes.

Também é importante destacar a opção “situação bloqueia o pagamento do título”.

 

PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO DE BOLETOS

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS

Para gerar boletos pelo ONCLICK, é necessário primeiro registrar uma carteira. A carteira determina como será o boleto perante o banco. Muitas das operações de configuração de Boletos serão realizadas na tela citada acima (Manutenção de Bancos). Descreveremos as configurações a fazer, tela por tela:

Cadastro de Bancos

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS

Nesta tela são cadastrados e atualizados os bancos com os quais se irá trabalhar.

Na área central da tela, são exibidos todos os bancos que foram cadastrados.

Para incluir um banco novo, clique no botão INCLUIR no menu superior.

Banco: Código do banco

DG: Dígito Verificador (Caso haja)

Descrição: Nome do banco

Abrev.: Abreviação do nome

Razão Social: (Informe-se junto banco)

Gerente: Gerente para referência

E-mail: E-mail do banco (Caso haja)

Telefone: Telefone do Banco

As Abas “Convênio de Cobrança”, “Linhas de Crédito” e “Pagamento Eletrônico” devem ser preenchidas de acordo com a necessidade de utilização junto ao Banco.

Após o cadastro dos bancos, é o momento de configurar cada um deles, utilizando o menu superior da tela de Manutenção de Bancos.

 

Carteira de Cobrança

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Carteiras >> Tela [0135] CARTEIRAS DE COBRANÇA

Nessa Tela, é possível visualizar as carteiras de cobrança já cadastradas no sistema ou incluir uma nova. Para configurá-la de modo que seja possível gerar Boletos através dela, vejamos como realizar a inclusão de uma delas. Clique em Incluir para acessar a Tela [0136] INCLUSÃO. Nessa Tela, atente para os seguintes campos:

Aba Dados da Carteira

1 AGÊNCIA / DG: Informe a agência bancária, com dígito, na qual serão creditados os pagamentos com boleto.

2 CONTA / DG: Proceda do mesmo modo que o campo acima.

3 CARTEIRA / DESCR: Carteira – Informação que será utilizado no layout de remessa. Descr – Utilizado na geração do boleto, conforme imagem abaixo:

4 COD. CEDENTE / DG: Campo varia de acordo com o banco. Informação utilizada no arquivo de remessa e também na geração do boleto. Alguns bancos utilizam a junção de agência e conta para formação deste campo.

5 CONVÊNIO: Informe o número do convênio, registrado para aquela carteira.

6 NOSSO NÚMERO: É um código gerado por sua empresa seguindo orientações do banco ao qual a carteira que se vincula. Veja que no campo abaixo, QTDE POSIÇÕES (S/DV), deve ser informado quantos dígitos terá o Nosso Número. Os dois campos abaixo, relativos à FAIXA N. NÚMERO, indicam qual a faixa de numeração que o banco forneceu para sua empresa utilizar. Essa numeração será informada na geração do Boleto.

7 IMPRESSÃO DE BOLETO: Escolha a opção apropriada: BANCO (N. NÚMERO EM BRANCO) irá gerar o boleto com o campo Nosso Número em branco a ser impresso pelo Banco; EMPRESA significa que a própria empresa realizará a impressão dos boletos.

8 TIPO DE BOLETO: Nesse campo, temos as opções PRÉ-IMPRESSO OU LASER, PRÉ-IMPRESSO ou LASER. Dificilmente será utilizado outro tipo de boleto que não o Laser (compatível com as impressoras mais recentes).

Descrição: apenas para controle interno.

No caso da empresa ter algum BANCO CORRESPONDENTE, é necessário informar nesse campo qual é o identificador numérico do banco. Assim, o leiaute haverá também de ser configurado de acordo com o banco correspondente (por exemplo, um correspondente do Bradesco deverá usar o leiaute utilizado pelo Bradesco para os boletos).

No caso da RAZÃO SOCIAL, deve ser preenchido somente se a Razão Social a constar no boleto for diferente da que consta no Cadastro da Empresa, no Sistema.

Em relação aos juros a serem aplicados no caso de atraso, o campo TAXA DE JUROS % A.M. identificará os juros que serão aplicados ao longo do período de atraso. O Campo % DE MULTA indica a multa que será aplicada ao boleto pelo mero fato de estar em atraso – independentemente se um ou mais dias; os juros cumulativos sobre o valor do boleto estão no CAMPO TAXA DE JUROS % A.M.

O campo EMPRESA pode ser informado para registrar que o boleto emitido provém de uma empresa em específico – na prática, as filiais costumam remeter à empresa principal para a emissão de seus boletos.

Aba Dados para Remessa

1 – LEIAUTE DE REMESSA: Selecione qual será o leiaute utilizado para realizar a remessa dos arquivos (os leiautes são cadastrados a partir da Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS, botão Remessa , Tela [0882] LEIAUTES DE COBRANÇA). O mais provável é que sejam utilizados os leiautes CNAB400 e CNAB240, utilizado pela maioria das instituições bancárias.

2 – LEIAUTE DE RETORNO: Selecione como será realizado o retorno – lembrando que não deve haver contradição entre o leiaute de remessa e o de retorno.

3 – AGÊNCIA ARQ. REMESSA: Esse campo só deve ser preenchido para as carteiras que estabeleçam correspondência bancária com outros bancos.

4 – CAMPO LIVRE N.1 a 3: Podem ser utilizados atribuindo-se um valor (ou variável) no campo à esquerda e preenchendo o campo à direita. Tais campos serão utilizados na remessa do arquivo, podendo conter instruções ou demais informações que julgar necessárias.

5 – TP. COBRANÇA APÓS ENVIO DE REMESSA: Nesse campo, informe qual o tipo de cobrança que constará sobre o lançamento após sua remessa ser feita para o banco. É importante configurar tal campo corretamente, uma vez que o envio de boleto automaticamente irá substituir o tipo de cobrança presente pelo tipo de cobrança constante nesse campo.

6 – RETORNO COM CRÉDITO NA CONTA CORRENTE: Informe nesse campo a conta na qual será recebido o pagamento do boleto.

Os campos VARIAÇÃO, PREFIXO, CÓDIGO RESP e BORDERÔ (CAMPO INC) devem ser utilizados conforme orientação do banco.

Aba Boletos

1 – ESPÉCIE DO TÍTULO: TÍTULO: Informe a espécie do título; normalmente, será DM (Duplicata Mercantil).

2 – ACEITE DO TÍTULO: Informe o aceite do título; normalmente será N.

3 – OUTROS VALORES: Se for o caso, acrescente valores a serem creditados no boleto do cliente (custo de impressão de boleto, por exemplo). A marcação ao lado desse campo, □ ACRESCER NO TOTAL, funciona do seguinte modo: se estiver selecionada, o valor final do boleto contabilizará o seu valor mais o campo OUTROS VALORES; se não estiver selecionado, os outros valores estarão descritos no boleto, separados do valor final – mas ainda assim deverão ser pagos.

4 – TP COBRANÇA APÓS IMPRESSÃO: Nesse campo, defina como ficará a situação de cobrança para aquele lançamento após a impressão do boleto. Assim, juntamente com o campo TP COBRANÇA APÓS O ENVIO DE REMESSA da Aba DADOS PARA REMESSA, esse campo permitirá definir o tipo de cobrança aplicado em cada etapa da geração do boleto: após a impressão, um tipo de cobrança; após envio do arquivo de remessa, outro tipo de cobrança.

Nessa Aba, os campos MENSAGEM 1 a 6 podem ser utilizados para acrescentar informações para o cliente ou para o banco. No arquivo de remessa, poderá conter instruções para o banco; para o cliente, os campos Mensagem poderão conter informações relativas ao pagamento e cobrança. Para identificar se a mensagem implica em um Protesto, digite [P] no campo para preenchimento da mensagem (OBSERVAÇÃO: veja que abaixo desses campos temos VARIÁVEIS PARA USO EM MENSAGENS; para utilizá-las nas mensagens, basta informar a variável como neste exemplo, #CARGA#).

ATENÇÃO: para órgãos públicos, em alguns casos, não será possível enviar protesto. Para órgãos públicos e clientes que por qualquer motivo não possam ser protestados, utilize a marcação no Cadastro de Clientes que impeça tal operação (Tela [0057] ALTERAÇÃO DE CLIENTES, Aba REFERÊNCIAS, □ CLIENTE PODE TER BOLETO PROTESTADO). Assim, tome cuidado para não informar uma Instrução de Cobrança que implique em Protesto, caso não use a marcação indicada no Cadastro de Clientes.

No rodapé dessa Aba, ainda temos as seguintes marcações, que podem ser úteis para configuração da Carteira:

IMPRIMIR NÚMERO DAS NOTAS REF. FATURAS NA OBSERVAÇÃO: Com essa marcação marcada, relaciona, no boleto, a quais notas fiscais o boleto se refere.

IMPRIMIR O VALOR DE DESCONTO DO CLIENTE: Com essa marcação, é discriminado o desconto financeiro referente ao valor da parcela. O desconto utilizado é o mesmo que está presente no cadastro do cliente (Tela [0057] ALTERAÇÃO DE CLIENTES >> DADOS COMPLEMENTARES >> campo % DESCONTO NO C.R. – ou seja, percentual de desconto no Contas a Receber).

Instruções de Cobrança

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Instrução >> Tela [0137] INSTRUÇÕES DE COBRANÇA

Nessa Tela, é possível configurar uma instrução de cobrança para ser aplicada em associação com o boleto. Para configurá-la de modo que seja possível gerar Boletos utilizando-se dela, é necessário preencher certos campos em sua inclusão. Entretanto, cabe a ressalva de que maior parte das informações fornecidas nessa Tela são oferecidas pelo banco: consulte o Manual do Banco para maiores informações quando aos códigos a serem utilizados, uma vez que cada banco costuma ter sua própria padronização. Clique em Incluir para permitir a edição dos campos no rodapé dessa Tela. Nessa Tela, atente para os seguintes campos:

  1. CÓDIGO: Insira o código numérico correspondente à instrução a ser realizada (o Código deve, de preferência, corresponder ao campo INSTRUÇÃO do manual do banco). O código desse campo deve ser o mesmo código fornecido pelo banco.
  2. INSTRUÇÃO É DE PROTESTO: Com essa opção marcada, a instrução, quando utilizada, implicará no protesto do cliente. Entretanto, caso não seja possível protestar o cliente por sua configuração (Tela [0057] ALTERAÇÃO DE CLIENTES >> Aba REFERÊNCIAS >> CLIENTE PODE TER BOLETO PROTESTADO), a instrução não realizará o protesto.
  3. INSTRUÇÕES PADRÃO DO BANCO SELECIONADO: Nesse campo, é possível indicar os valores dos campos 1º INSTRUÇÃO DE COBRANÇA e 2º INSTRUÇÃO DE COBRANÇA. Os valores desses campos devem ser preenchidos com um dos códigos dessa mesma Tela, de modo que seja esse o tratamento: na primeira instrução de cobrança constante no arquivo de remessa, será tomada uma ação de acordo com o código cadastrado no banco, assim como a segunda cobrança implicará no uso da segunda instrução de cobrança.

As mensagens utilizadas nessa Tela serão utilizadas no boleto, enquanto seus códigos identificadores serão utilizados no arquivo de remessa.

Arquivo de Remessa (Operações)

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Operações >> Tela [0138] OPERAÇÕES DO ARQUIVO DE REMESSA

Nessa Tela, é possível configurar algumas operações automáticas a serem realizadas relativas ao arquivo de remessa bancária. Para configurá-la de modo que seja possível gerar Boletos através dela, vejamos alguns parâmetros que devem ser configurados. Clique em Incluir para acrescentar um item na grid dessa Tela:

1 – CÓDIGO: Informe o código para a operação a ser tomada para o arquivo de remessa. Assim como na Tela [0137] INSTRUÇÕES DE COBRANÇA, o código numérico a ser informado é fornecido pelo banco – assim consulte também, para esse caso, o Manual do Banco.

2 – OPERAÇÃO: Informe qual a operação que será realizada. Entretanto, tal informação deve servir mais como orientação para o usuário do ONCLICK do que para o Banco, uma vez que é utilizado o código numérico e não a descrição da operação.

Ocorrências do Retorno de Cobrança

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Ocorrências >> Tela [0139] OCORRÊNCIAS DE RETORNO DE COBRANÇA

Cada banco possui uma lista de ocorrências para suas operações. A cada uma das ocorrências, deve haver uma ação dentro do sistema, dizendo de que forma o mesmo deve se comportar de acordo com cada situação. Ao clicar no botão “Ocorrências”, será exibida a tela de inclusão das ocorrências existentes para o banco que se estiver selecionado.

Nessa Tela, é possível configurar algumas operações automáticas a serem realizadas relativas ao arquivo de remessa bancária; entretanto, é possível cadastrar uma AÇÃO e programar para que automaticamente seja enquadrada em uma NOVA SITUAÇÃO.

ATENÇÃO: A Ação a ser tomada é central para os procedimentos com o arquivo de retorno bancário. A ação identifica a ocorrência que veio com o retorno bancário; assim, de acordo com esse campo, será gerada uma Nova Situação correspondente à Ação registrada.

Clique em Incluir para acrescentar um item na grid dessa Tela. Atente para os seguintes campos:

1- CÓDIGO: Informe o código da ocorrência informada. Esse código é informado pelo banco, sendo que cada banco tem sua própria lista de códigos.

2 – OCORRÊNCIA: Exibe qual a ocorrência correspondente ao código informado. No sistema terá somente o valor informativo, uma vez que o arquivo de remessa irá procurar pelo código e não pela sua descrição (presente nesse campo). Entretanto, as informações aqui contidas devem ser consideradas como orientações para o usuário do sistema.

3 – AÇÃO: Informe o que deve ser feito com o arquivo que chega; todas as ações informadas devem ter uma nova situação, com exceção da ação SEM TRATAMENTO. Configure a ação de acordo com a ocorrência e estude bem qual ação a ser tomada para cada uma das ocorrências possíveis.

4 – NOVA SITUAÇÃO: Informe qual a nova situação que será aplicada para o lançamento. O que estiver informado nesse campo será utilizado para classificar esse lançamento de acordo com o Código / Ocorrência bancário(a).

Caso o retorno bancário tenha uma entrada confirmada, deveremos igualar o arquivo de remessa do banco ao arquivo de contas a receber (tanto o envio quanto o retorno bancário devem ser acessados em Financeiro, grupo Cobrança Bancária, item Arquivos Magnéticos).

Sempre que for incluída uma nova carteira, o correto é configurar essas instruções de retorno novamente. Tal medida deve ser realizada para garantir a integridade das informações e das operações.

Além dessas considerações, quando o banco informa que realizou uma liquidação, isso significa que o cliente realizou o pagamento – o que irá gerar financeiro. Caso o banco informe que foi dada baixa no título devolvido, tal título será devolvido pelo banco e não irá gerar financeiro.

Na Tela [0139] OCORRÊNCIAS DE RETORNO DE COBRANÇA ainda, é possível selecionar um item na grid de pesquisas e atribuir um motivo para cada ocorrência registrada no Sistema. Após clicar sobre o item da grid, clique no botão Motivos para abrir a Tela [0140] MOTIVOS DA OCORRÊNCIA:

1 – CÓDIGO: O código a ser informado aqui também é de acordo com o manual de cada banco.

2 – MOTIVO: Informe uma descrição sintética do motivo da ocorrência.

3 – NOVA SITUAÇÃO: Informe a situação segundo a qual o item será considerado após o retorno bancário.

Assim, os motivos também poderão realizar a alteração na situação do título enviado.

Configurando leiautes de cobrança (Remessa)

(Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Remessa >> Tela [0882] LEIAUTES DE COBRANÇA)

Os leiautes de cobrança são utilizados para recebimento do banco e organização dos arquivos para envio pela empresa, oferecendo normas e padrões para comunicação e inter-relação entre essas instituições. Eles são utilizados para o recebimento (remessa) e envio (retorno) de informações utilizando-se de uma padronização conhecida como CNAB400 e CNAB240 (formatos mais utilizados e definidos pelas instituições bancárias).

É necessário configurar na Tela [0882] LEIAUTES DE COBRANÇA; após isso, é necessário informar, como que tal leiaute será utilizado na Tela [0141] CONFIGURAÇÃO DE ARQUIVO DE REMESSA.

Na Tela [0882] LAYOUTS DE COBRANÇA, é necessário realizar uma configuração primária:

1 – DESCRIÇÃO: Informe sinteticamente uma descrição para o leiaute a ser utilizado.

2 – PADRÃO CNAB: Informe qual será o padrão utilizado. Como informado acima, os padrões mais usuais são CNAB400 e CNAB240 (consulte seu banco quanto a esse padrão).

3 – QTDE POSIÇÕES: Esse campo não deve ser informado caso o CNAB400 ou o CNAB240 sejam utilizados. Esse campo deve ser preenchido caso o banco a ser cadastrado utilize outro padrão.

Após essa primeira configuração, é necessário realizar as configurações do arquivo de remessa; clique no botão Leiaute para abrir a Tela [0141] CONFIGURAÇÃO DE ARQUIVO DE REMESSA:

Os dados presentes nessa Tela devem ser todos preenchidos de acordo com o manual do banco, do jeito que consta nesse manual. Para realizar alterações, selecione a linha desejada, e clique no botão Alterar. Será habilitada a parte inferior da tela, com os campos para alteração, e assim será possível alterar o conteúdo de cada campo.

Selecione o TIPO REGISTRO (Header, Detalhe e Trailler) de acordo com as informações do manual. De acordo com os manuais dos bancos, esse campo é utilizado para informar em qual linha do arquivo de remessa deverá serem impressas os valores dos campos.

Proceda do mesmo modo com o campo CAMPO, há duas formas de preenchimento deste campo: 1- Campo fixo/brancos/zeros e 2-Qualquer outra variável, sendo estas informações referente a configuração da carteira e inclusão do título no contas a receber.

– Quando utilizada a opção 1-Campo/fixo/brancos/zeros, deve-se obrigatoriamente preencher o campo TEXTO FIXO com o valor no qual deseja ser impresso no leiaute. Caso utilize qualquer outra informação no campo CAMPO, este será preenchido automaticamente com dados da carteira, ou cadastro da empresa ou dados do título no contas a receber.

INÍCIO: Esse campo é informação da posição inicial da variável, conforme manuais bancários.

TAMANHO: Campo para determinar o tamanho da variável, conforme manuais bancários

TIPO: Campo utilizado para determinar o tipo da variável. Exemplo: Razão Social = Alfanumérico, Data = Inteiro, Valor = Inteiro.

– O tipo ALFANUM quando utilizado, e se o valor do campo for menor que o tamanho do campo, o sistema completa o restante do tamanho do campo com BRANCOS à direita:

– O tipo INTEIRO quando utilizado, e se o valor do campo for menor que o tamanho do campo, o sistema completa o restante do tamanho do campo com ZEROS à esquerda.

– O tipo VALOR serão enviadas também as casas decimais.

Exemplo 1: Tipo ALFANUM

Tipo Registro = 0-Header

Campo = Razão Social do Sacado

Início = 1

Tamanho = 20

Tipo = ALFANUM

Nome do cliente no Contas a Receber = Onclick Sistemas (16 caracteres)

Resultado impresso no arquivo de remessa:

Exemplo 2: Tipo INTEIRO

Tipo Registro = 0-Header

Campo = Conta Corrente do Cedente

Início = 21

Tamanho = 9

Tipo = INTEIRO

Número da Conta Corrente configurado na carteira = 013000500 (9 caracteres)

Resultado impresso no arquivo de remessa:

Ainda no Menu superior, é possível utilizar as seguintes opções:

Ler: Realiza a importação de um leiaute enviado pelo próprio banco.

Salvar: Realiza a exportação do leiaute que está na tela.

Copiar: Realiza a cópia do leiaute de um outro banco. Esta opção é muito utilizada, pois com ela é possível copiar o todo o leiaute de outro banco, e realizar apenas algumas alterações de acordo com a necessidade.

Muita atenção ao realizar alterações no leiaute de cobrança. Qualquer alteração realizada erroneamente nesta etapa pode causar grandes transtornos na homologação desta carteira, portanto, fique atento.

Retorno

Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Retorno >> Tela [0143] LEIAUTE DE RETORNO DE COBRANÇA

Assim como nas configurações de remessa, é possível deixar o sistema preparado para realizar o retorno do arquivo do banco em diferentes configurações (para diferentes carteiras, do mesmo banco, por exemplo).

Clicando no botão “Incluir”, será inserida uma nova linha na parte central da tela, e serão habilitados os campos na parte inferior da tela, para que seja inserida a configuração de cada uma das posições conforme manual de cobrança bancária disponibilizado pelo banco.

Nos campos da parte inferior da tela, estão todas as informações que o sistema precisa, referentes ao retorno bancário.

 

CONTAS A RECEBER

Financeiro >> Contas a Receber >> Tela [0480] CONTAS A RECEBER

  • Para ter acesso à Tela do Contas a Receber e realizar movimentações nela, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em: (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL-PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 2.Contas a Receber).

 

  • Ao entrar na Tela, por padrão todos os botões ficarão desabilitados, mesmo o usuário possuindo as permissões de acesso necessárias. Para habilitá-los, deve-se clicar no botão , com filtros selecionados ou não. Após clicar no , os títulos serão exibidos na grid (de acordo com os filtros selecionados), e os botões serão habilitados.

A Tela de Contas a Receber é a responsável pelo gerenciamento das obrigações financeiras da empresa relativas ao Recebimento (às receitas), ou seja, a tudo que será movimentado de modo a creditar dinheiro em conta. Aqui, a empresa tem o controle de todos os títulos em que houve recebimento ou que deverão ser recebidos.

Menu: área superior, com opções para gerenciamento das contas a receber.

Pesquisa: filtros de pesquisa para auxiliar a localização dos registros desejados.

Registros: local onde são exibidos os registros pesquisados.

Controle: visualização do valor total filtrado na grid dos registros vencidos, que vencem hoje, a vencer, a receber, já recebidos e créditos do cliente selecionado.

– Como um título vai parar no Contas a Receber?

  • Todos as vendas realizadas no sistema através de Nota Fiscal de Venda e Cupom Fiscal, com CFOP que movimente financeiro, com as formas de pagamento CARTEIRA e FATURA, parceladas ou não, irão para o Contas a Receber.
  • Através da inclusão manual de um título diretamente no CR.

– Como localizar um título no Contas a Receber ?

Para realizar a pesquisa e a consulta dos títulos, o sistema disponibiliza vários filtros na grid superior, como nome do cliente, período de vencimento do título, número do documento, número do Pedido que originou a nota, vendedor, valor, entre outros. Pode-se utilizar qualquer um deles para realizar a pesquisa, ou deixar todos os campos em branco, assim serão pesquisados todos os títulos com a situação informada, porém o tempo de pesquisa pode se tornar maior.

No filtro SITUAÇÃO, pode-se escolher entre as seguintes situações:

  • Em aberto: Títulos que ainda não foram pagos.
  • Liquidado: Títulos pagos.
  • Baixado sem pagamento: Títulos baixados sem o recebimento. São títulos baixados através do botão SEM VALOR, na opção DESCONTO.
  • Baixado por prejuízo: Títulos baixados sem o recebimento. A empresa não recebe, portanto teve prejuízo, são títulos baixados através do botão SEM VALOR, na opção PREJUÍZO.
  • Aguardando Retorno: utilizado no Contas a Pagar.

Alguns filtros são alterados dependendo do tipo de situação selecionada, por exemplo, ao selecionar a opção LIQUIDADO, são exibidos os filtros RECEBIMENTO DE, permitindo pesquisar os títulos pela data de recebimento do mesmo. Selecionando o tipo EM ABERTO, são exibidos os filtros EMISSÃO DE.

Após selecionar todos os filtros desejados, clique no botão PESQUISAR, o resultado da pesquisa efetuada será listado na grid.

Para facilitar a visualização, esta grid apresenta diversas colunas que podem ser exibidas ou ocultadas conforme a necessidade.

Também é possível abrir outras telas diretamente a partir dos registros filtrados. Ao selecionar um registro e clicar com o botão direito do mouse sobre ele, os seguintes atalhos serão exibidos:

  • Parcela: Abre a tela recebimento por parcela. Também é possível abri-la pela tecla de atalho F6 ou botão Parcela.
  • Por valor: Abre a tela recebimento por valor. Também é possível abri-la pela tecla de atalho F4 ou botão Por valor.
  • Sem valor: Abre a tela Baixa sem pagamento. Também é possível abri-la pela tecla de atalho Ctrl+M ou botão Sem valor.
  • Recebimento por código de barras: Abre a tela Código de barras do carnê. Também é possível abri-la pela tecla de atalho F10. Para fechá-la, pressione Esc.
  • Condição de recebimento: Abre a tela de consulta à forma de recebimento para os títulos Liquidados. Também é possível abri-la pela tecla de atalho: Ctrl+N ou botão Cond. Rec.
  • Consultar nota fiscal de origem: Abre a tela de consulta dos dados da nota fiscal que deu origem ao título.

Também é possível selecionar rapidamente um item na grid de resultados. Na pesquisa realizada, de um duplo clique sobre o registro que deseja visualizar, o nome do cliente será mostrado no campo CLIENTE nos filtros. De novamente um duplo clique e o registro selecionado será o único exibido na grid, o número do documento também será exibido nos filtros.

Por exemplo: na tela abaixo, o usuário deseja visualizar somente o registro referente ao documento 6. Em vez de digitar o número do documento nos filtros, pode-se clicar duas vezes sobre o registro, e depois mais duas vezes sobre ele. Assim, automaticamente o registro será selecionado.

Uma coluna que facilita a pesquisa dos títulos no Contas a Receber é a LANCTO MANUAL, para lançamentos originados de notas de venda ou cupons fiscais, tal coluna exibirá o valor 0 e para lançamentos manuais, tal coluna exibirá o valor 1:

Como receber o valor de um título?

No topo da tela são apresentados alguns botões, os botões referentes ao recebimento de um título são PARCELA, POR VALOR, MÚLTIPLO e SEM VALOR.

Parcela: Abre a Tela [0439] RECEBIMENTO POR PARCELA. Aqui é efetuada a baixa total do título selecionado, realiza o pagamento do valor total do título selecionado.

1 – Nas opções de BANCO P/ DEPÓSITO e CONTA serão informados o banco e conta para depósito do título. Após a baixa, o valor deste título estará creditado no banco e conta informados. Por padrão, o sistema traz o banco e conta selecionados no título origem deste registro, por exemplo, selecionados na nota fiscal que originou este registro, porém esta informação da conta corrente poderá ser alterada no momento do recebimento. Caso a inclusão tenha sido manual, trará o banco e conta padrão do sistema (Configuração do Sistema >> 7.Vendas >> aba Nota Fiscal >> 2.Banco Padrão e 3.Conta Corrente).

2 – Aqui será selecionado se o recebimento de valores maiores que o valor da parcela, gerarão troco ou entrarão como crédito para o cliente.

Há uma configuração do sistema, que traz como padrão a opção troco ou crédito já selecionada, (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.2 VALORES RECEBIDOS A MAIOR GERAR).

Exemplo: no caso de troco, o cliente realiza um pagamento no valor maior que o do título, e a diferença será registrada como saída de caixa no Conta Corrente. No caso de Crédito, a diferença será registrada como crédito para o Cliente.

3 – Aqui serão apresentadas informações sobre a baixa do título, estas já virão preenchidas, porém algumas (as que estão na cor branca), poderão ser alteradas. O campo RECEBIMENTO trará a data atual; o campo DIAS ATRASO, o número de dias em que o título está atrasado baseado na data de vencimento selecionada na inclusão do título ou no documento de origem, o campo DIAS RESTANTES PARA O VENCTO, o número de dias restantes para a data de vencimento, caso o título não esteja vencido ainda; o campo JUROS, o percentual de juros e seu valor monetário, o percentual de juros é definido em: (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.3 TAXA DE JUROS (% am) – REF. PARC EM ATRASO); no campo DESC PAGTO ANTECIPADO, pode-se atribuir um desconto aos títulos pagos antes da data de vencimento, o percentual de desconto e o número de dias a serem considerados para atribuição deste desconto são definidos em (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.5 e 1.5.1), já para habilitar o campo R$ do box DESC PAGTO ANTECIPADO, a configuração do sistema 5.2 deve estar marcada; no campo MULTAS pode-se definir um valor de multa pelo atraso do título que será somado ao valor total ((Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.9 e 1.10); campo OUTROS ACRÉSCIMOS é informado um valor de acréscimo ao valor total, campo OUTROS DESCONTOS, um valor de desconto no valor total; e por fim o campo TOTAL exibe o valor total do título após os cálculos efetuados de acordo com os campos dessa tela.

4 – Neste box serão exibidos dados do documento que originou o título no contas a receber.

5 – No campo HISTÓRICO PARA O CONTA CORRENTE poderá ser informada uma observação que irá para o conta corrente após o pagamento do título e no campo OBSERVAÇÃO uma informação que poderá ser visualizada na própria tela do Contas a Receber após a liquidação do título, ou também no conta corrente.

6 – Aqui será informado o número da parcela para registro ou alteração. Cada número corresponderá a uma parcela, número 1 = parcela 1, número 2 = parcela 2, etc.

7 – Neste box, serão exibidas as parcelas para o pagamento do título.

Ao dar enter nos campos da Tela, automaticamente será preenchido o valor total do título como pertencendo à parcela número 1, porém esta informação pode ser alterada. Digite o número “1” (sem aspas) no campo ilustrado na figura com o número 6, e aperte Enter, para registrar ou alterar a primeira forma de recebimento. Insira em seguida: Tipo de Pagamento, Valor, e dados para Operadora de Cartão ou Cheque (caso necessário). Faça da mesma forma com o número “2”, e assim por diante.

Após todos os dados estarem corretos, clique em GRAVAR para registrar o recebimento do título.

Ao Gravar, será questionado interesse em imprimir o recibo. Caso seja escolhida a opção “SIM”, será exibido um recibo na tela – pronto para impressão – com os dados deste recebimento.

Se o cliente desejar realizar o pagamento usando duas formas de pagamento diferentes?

1 – Ao inserir um número nesse campo e teclar Enter, será aberta uma pequena Tela que permite alterar as configurações do pagamento;

2 – Digitado o número 1 no campo indicado em 1 e teclando Enter, aparecerá essa pequena Tela com os campos configuráveis. Assim, em nosso exemplo, o cliente realizará o pagamento de R$ 100,00 utilizando-se de um cheque. Clique em Enter até confirmar todos os campos;

3 – Agora, digitando o número 2 no campo indicado em 1, aparecerá novamente a Tela para configurar o pagamento. Assim, em nosso exemplo, o Cliente pagou os R$ 100,00 restantes em dinheiro. Clique em Enter até confirmar todos os campos.

4 – Confira no exemplo que foram incluídos os dois tipos de pagamento, com o valor correspondente.

Agora, clique em Gravar para que fique registrado no Sistema a liquidação da conta a receber.

Por Valor: Efetua a baixa parcial no Contas a Receber de um título em aberto ou um conjunto de títulos por valor.

Esta opção é utilizada para os casos em que será pago parte do título, permanecendo o restante em aberto.

1 – Informações sobre o pagamento do título. Nas opções de BANCO P/ DEPÓSITO e CONTA serão informados o banco e conta para depósito do título, após a baixa, o valor deste título estará creditado no banco e conta informados. Por padrão, o sistema traz o banco e conta selecionados no título origem deste registro, por exemplo, selecionados na nota fiscal que originou este registro, porém esta informação do conta corrente poderá ser alterada. Caso a inclusão tenha sido manual, trará o banco e conta padrão do sistema (Configuração do Sistema >> 7.Vendas >> aba Nota Fiscal >> 2.Banco Padrão e 3.Conta Corrente).

O campo RECEBIMENTO trará a data atual;

o campo VALOR, o valor original do título;

o campo JUROS, o percentual de juros e seu valor monetário, o percentual de juros é definido em: Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.3 TAXA DE JUROS (% am) – REF. PARC EM ATRASO, caso não haja valor de juros no campo R$, o mesmo não foi somado ao valor total;

no campo DESC PAGTO ANTECIPADO, pode-se atribuir um desconto aos títulos pagos antes da data de vencimento, o percentual de desconto e o número de dias a serem considerados para atribuição deste desconto são definidos em (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.5 e 1.5.1), já para habilitar o campo R$ do box DESC PAGTO ANTECIPADO, a configuração do sistema 5.2 deve estar marcada;

os campos DESCONTO e ACRESCIMO/MULTA trarão o desconto definido no cadastro do cliente caso haja, este percentual é definido em (Cadastros >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Alterar >> Tela [0057] ALTERAÇÃO DE CLIENTES >> aba Dados Complementares >> campo % DESCONTO NO C.R. e %ACRESCIMO NO C.R.), porém pode ser alterado.

2 – Aqui será exibido o valor do crédito do cliente caso o mesmo possua, e será definido como será o tratamento para valores recebidos maiores que o valor do título.

Há uma configuração do sistema, que traz como padrão a opção troco ou crédito já selecionada, (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 1.2 VALORES RECEBIDOS A MAIOR GERAR).

3 – No campo HISTÓRICO PARA O CONTA CORRENTE poderá ser informada uma observação que irá para o conta corrente após o pagamento do título e no campo OBSERVAÇÃO uma informação que poderá ser visualizada na própria tela do Contas a Receber no registro que foi liquidado e no registro do valor restante que permaneceu em aberto.

4 – Neste box, serão exibidas as parcelas para o pagamento do título.

Digite o número “1” (sem aspas) no campo no canto esquerdo e aperte Enter, para incluir ou alterar a primeira forma de recebimento. Insira em seguida: Tipo de Pagamento, Valor que está sendo pago, e dados para Operadora de Cartão ou Cheque (caso necessário). Faça da mesma forma com o número “2”, e assim por diante. Cada número corresponderá a uma parcela, número 1 = parcela 1, número 2 = parcela 2, etc.

5 – Nestes campos serão exibidos os valores total a receber (total do recebimento), a diferença entre o valor do título e o valor recebido (campo total a receber), e troco cheque (diferença entre o valor do título e o valor do cheque).

Ao gravar um recebimento parcial, o restante do valor do título permanecerá em aberto em um novo registro, com o mesmo número de documento do original, porém com um número de parcela diferente.

 

6 – Aqui poderá ser realizado o pagamento do título por meio da leitura de um cheque. Para utilizá-lo, clique neste botão, será aberta a Tela [0554] LANÇAMENTO DE CHEQUES – POR LEITOR ÓPTICO.

Múltiplo: Efetua o recebimento de várias contas de uma única vez. Ao clicar no botão Múltiplo, será aberta a Tela [0440] RECEBIMENTO MULTIPLO, com todos os registros filtrados na tela anterior, assim esta tela é útil para o recebimento de todos ou alguns títulos de um determinado cliente por exemplo, pode-se através dos filtros da Tela Contas a Receber filtrar todos os títulos de um cliente com vencimento em um determinado período, e assim efetuar o recebimento de todos de uma só vez.

1 – Dados do Recebimento como o banco de recebimento, data de recebimento, taxa de juros e percentual de desconto.

2 – Títulos que foram filtrados na tela anterior, Tela Contas a Receber.

3 – Setas para seleção dos títulos que serão recebidos, a seta para baixo insere o registo selecionado para recebimento, e a seta para cima retira o registro selecionado para recebimento. As teclas CTRL + A selecionam todos os registros da grid de cima, possibilitando mover todos de uma vez para baixo.

4 – Títulos que foram selecionados para recebimento.

5 – Permite alterar dados do título selecionado, ao selecionar o título e dar enter, os campos VR JUROS e VR DESCONTO serão habilitados.

Caso o recebimento seja feito em cheque, seus dados poderão ser informados neste campo também ao dar enter no título, porém o tipo de recebimento deve ser 1-CHEQUE.

Clicando no botão GRAVAR, os registros serão recebidos com sucesso.

Como cancelar um recebimento?

Para cancelar um recebimento, independente da forma que ele foi efetuado, basta selecionar o título recebido na Tela [0480] CONTAS A RECEBER e clicar no botão CANCELAR.

Lembrando que o título, como já foi recebido, estará nas situações Liquidado, Baixado sem Pagamento ou Baixado por Prejuízo. Uma forma de localizá-lo é realizar um filtro através da data de recebimento do mesmo, através do campo RECEBIMENTO DE, que estará disponível apenas nas situações listadas acima.

Ao clicar no Cancelar, será aberta uma tela de confirmação, e clicando em SIM, o recebimento do título estará cancelado, e voltará à situação EM ABERTO.

Como fazer a baixa de um título sem que tenha ocorrido o seu recebimento?

Para esta situação, é possível utilizar o botão SEM VALOR. Selecione o título, que estará com a situação EM ABERTO, e clique em SEM VALOR, serão exibidas três opções na tela: PREJUIZO, DESCONTO e CANCELAR.

  • O botão SEM VALOR é habilitado dependendo de permissão de usuário em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 2.1.2 PERMITE O RECEBIMENTO DE PARCELAS SEM VALOR)

Selecione a opção PREJUIZO, caso não tenha havido recebimento deste título, ou seja, houve um prejuízo para a empresa (exemplo: um título que a empresa sabe que não há possibilidade de ocorrer a liquidação por parte do cliente), digite o motivo pelo qual se está baixando o registro sem recebimento e clique em Ok. Após gravar, este título será exibido no status BAIXADO POR PREJUIZO, e o motivo da baixa será exibido como uma observação do título.

Selecione a opção DESCONTO, quando há uma negociação junto ao cliente e decide-se que a parcela a receber será considerada um desconto para o mesmo. Desta forma este cliente ficará isento deste pagamento. Porém, existe a necessidade de baixá-lo, para que haja o histórico da ocorrência da negociação. Sendo assim, para melhor controle, digite claramente a descrição do motivo desta baixa por desconto e clique em Ok. Após gravar, este título será exibido no status BAIXADO SEM PAGAMENTO, e o motivo da baixa será exibido como uma observação do título.

Selecione a opção CANCELAR para retornar à Tela Conta a Receber.

Como renegociar dívidas de um mesmo cliente ?

Para renegociar uma ou mais dívidas de um mesmo cliente, pode-se utilizar o botão JUNÇÃO. Junção é o nome dado à possibilidade de “juntar” mais de um título em apenas um, ou seja, os valores destes títulos podem ser acumulados e sofrer alterações (acréscimos e/ou descontos) de acordo com a necessidade, gerando um novo título. A junção de parcelas agrupa vários títulos pendentes em um único título, e está disponível somente para os títulos com o tipo de cobrança “carteira”.

Através deste mesmo botão, pode-se realizar o desdobramento de parcelas, que permite que a parcela de um título seja dividida em várias outras, com novos valores, juros e data de vencimento.

Existem dois processos que foram desenvolvidos para facilitar a Junção:

DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS: juntar diversos títulos para torná-los apenas um, ou desdobrar (dividir) um título em diversas parcelas (caracterizando uma renegociação, por exemplo).

JUNÇÃO AUTOMÁTICA DE PARCELAS: realiza-se para um ou vários clientes, ou seja, definindo os valores do filtro, todas as parcelas que se enquadrem nestas condições serão contraídas em apenas uma parcela.

DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS

Deve-se selecionar um Cliente nos filtros do Contas a Receber. Após isso, certifique-se que a situação do filtro está “Em aberto”, clique no botão JUNÇÕES e depois em DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS, será aberta a Tela [0493] DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS, com todos os títulos do cliente filtrados na tela anterior.

1 – Nome do cliente selecionado na tela anterior e que terá os títulos renegociados.

2 – Títulos abertos do cliente que foram filtrados na tela anterior.

3 – Setas para seleção dos títulos, seta para a direita (para incluir os débitos na junção) e outra para a esquerda (para retirar os débitos). Não é possível selecionar parcelas que não estejam em carteira. Para incluir todas as parcelas, marque a opção MARCAR TODOS e clique na seta para a direita.

4 – Parcelas selecionadas para a renegociação.

5 – Dados das novas parcelas. Informe a série; o número do documento, deixe em branco para gerar um número de documento automático; data de emissão; percentual de juros e valor de multa caso haja. No campo PRAZO, informe o prazo de pagamento, ao informar o prazo e dar enter, automaticamente serão geradas as novas parcelas com as datas de vencimento de acordo com o prazo informado; as parcelas poderão ter seus valores ou data de vencimento individualmente alterados, digitando-se o número da parcela que deseja alterar.

6 – Dados somente para consulta, das parcelas geradas.

7 – Informação do valor original de todas as parcelas selecionadas e do valor total renegociado, já com juros e multa.

Ao clicar em Processar, as informações serão alteradas.

JUNÇÃO AUTOMÁTICA DE PARCELAS

Permite que sejam recebidas múltiplas parcelas de múltiplos clientes. Tal funcionalidade tem aplicação em poucos casos, sendo um deles o caso de convênios. Seu objetivo é realizar a junção automática das parcelas para um ou vários clientes, ou seja, definindo os valores do filtro, todas as parcelas que se enquadrem nestas condições serão contraídas em apenas uma parcela.

  • Caso a empresa trabalhe com comissão por recebimento (onde o cálculo da comissão é feito na nota, conforme essa vai sendo quitada caso esteja parcelada), após a primeira junção ou desdobramento será possível rastrear a comissão correspondente ao vendedor ou indicador. Entretanto, após uma segunda junção (junção de junção), não é mais possível rastrear o documento original; o mesmo ocorre caso seja feita uma junção e em seguida um desdobramento, ou o desdobramento de um desdobramento, etc.

Na Tela [0552] JUNÇÃO AUTOMATICA DE PARCELAS, defina as informações nos campos disponíveis:

Qtde máxima de parcelas: define quantas parcelas serão agrupadas em cada junção, por exemplo, se informar o número 2, serão agrupadas de 2 em 2 parcelas. Se quiser agrupar todas as parcelas em uma única junção, informe o valor 0.

Valor mínimo de cobrança no boleto: informe um valor mínimo para cobrança do boleto.

Série para novas parcelas: informe a série das novas parcelas.

Número de dias a acrescer no novo vencimento ou novo vencimento: informe uma nova data para o vencimento da(s) parcela(s) gerada(s), ou uma quantidade de dias para acrescer à data atual.

A cada nova informação colocada, clique em Pesquisar para atualizar os dados.

Após preencher clique em Processar e a junção será processada.

  • Se na tela anterior, Tela [0480] CONTAS A RECEBER, foi selecionado um cliente, serão “juntadas” as parcelas deste cliente. Se não foi selecionado nenhum cliente, serão “juntadas” as parcelas de todos os clientes.
  • As junções trarão a letra F no número do documento sinalizando que aquele documento é uma junção de outros.

CONSULTAR ORIGEM

Tela [0480] CONTAS A RECEBER >> Junção >> Consultar Origem

Esta opção é habilitada somente para documentos gerados a partir de uma junção (começam com a letra F).

Serão apresentados todos os documentos que foram agrupados.

CANCELAR JUNÇÃO/DESDOBRAMENTO

Cancela a junção efetuada.

Como consultar a forma de recebimento de um título?

Em títulos que foram recebidos (baixados), é possível consultar o tipo de recebimento que ocorreu, para isso selecione um título que esteja na situação LIQUIDADO e clique em COND REC, será aberta a Tela [0653] CONSULTA FORMA DE RECEBIMENTO, com os dados de recebimento do registro liquidado.

Posso anexar uma imagem a um título?

Sim, no ONCLICK há a possibilidade de anexar ao título arquivos diversos e de qualquer extensão, como imagens, planilhas, documentos digitalizados, etc.

  • Para anexar um documento, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em: (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >> 6. Financeiro >> 2.1 Cadastro >> marcar a opção DOCUMENTOS)

Selecione o título (de qualquer situação, em aberto, liquidado, etc) que deseja anexar o documento e clique no botão DOCUMENTOS, será aberta a Tela [0805] CADASTRO DE DOCUMENTOS, nesta tela, clique em Incluir e selecione o arquivo que será anexado, digite o nome do arquivo e grave. O arquivo será salvo com o usuário que o incluiu e data de inclusão.

Para visualizar um arquivo incluso, selecione o título, clique em DOCUMENTOS, será aberta a Tela [0805] com a lista de documentos inclusos para aquele título. De um duplo clique sobre o registro que deseja visualizar o documento, e o mesmo será aberto.

Como proceder em relação à cobrança de juros atrasados ?

No Contas a Receber, a partir do botão N DEBITO, é possível gerar uma Nota de Débito ou de Protesto para algum cliente.

– A Nota de Débito pode ser utilizada para um caso no qual o cliente que esteja em débito com a empresa tenha quitado o valor de uma parcela, mas não dos juros correspondentes: a empresa emite assim uma Nota de Debito para aquele cliente. Tal nota teria somente os juros a serem pagos. Exemplo: quando o cliente é protestado, o cartório pode receber o valor nominal do título, isto é, o valor sem os juros, neste caso o cliente consegue eliminar seu nome do protesto, porém a empresa continua no prejuízo em relação aos juros. A empresa pode então emitir uma nota de débito com o total dos juros.

Tais operações servirão para que a empresa tenha um controle apurado dos débitos de seus clientes, sem que implique na negativação efetiva no Serviço Central de Proteção ao Credito – SCPC.

Posso utilizar o crédito do cliente na empresa, para dar descontos em suas parcelas ?

Sim, pode-se utilizar o botão ABATIMENTO. Ao conceder abatimento em uma parcela, é realizado um abatimento na parcela do cliente utilizando o crédito que ele possui na empresa. Ao cancelar o abatimento da parcela, é cancelado o abatimento concedido.

Na imagem acima, é possível abater até R$ 10,00 no valor da parcela, já que este é o valor de crédito que o cliente possui.

Os créditos dos clientes podem ser visualizados em Contas a Receber >> Relatórios >> Adiantamentos Recebidos >> Tela [0591] ADIANTAMENTOS DE CLIENTES.

Posso incluir um título no Contas a Receber?

Sim, no sistema ONCLICK, os títulos apresentados no Contas a Receber se originaram de uma venda ou foram inclusos pelo usuário. Para incluir um título, no entanto, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada (Permissões de Acesso >> 6.Financeiro >> 2.1 Cadastro >> opção Incluir)

Atenção 1: Para realizar a inclusão nessa Tela, recomendamos que tal lançamento seja proveniente a partir de outra receita que não a da Nota – caso contrário, teremos duas entradas da mesma nota, sendo uma gerada pela própria nota e outra, erroneamente, pelo usuário, ocorrendo redundância de informações no sistema.

Atenção 2: Inclusões realizadas diretamente nessa Tela podem ser excluídas, porém as originárias das Notas Fiscais não.

Para incluir lançamentos no Contas a Receber da empresa, clique no botão INCLUIR, será aberta a Tela [0482] INCLUSÃO.

 

Informe a série e o cliente do título.

Informe o número do documento, ou deixe este campo em branco para que seja gerado um número automático de documento.

Parcela: O número da parcela deste registro.

Emissão: Informe a data de emissão do documento, por padrão traz a data atual.

Vencimento: Informe a data de vencimento.

Valor: Informe o valor do título.

Receita: Na inclusão manual, é importante informar este campo, uma vez que não se trata de uma venda (pois o campo RECEITA já entra no Contas a Receber preenchido), esse campo permite que sejam classificados outros recebimentos da empresa (por exemplo, um prédio de propriedade da empresa que ela forneça como aluguel para terceiros); preencher esse campo registrará a operação financeiramente. Caso não esteja preenchido, o lançamento em questão não irá constar nos relatórios gerenciais que venham a ser gerados, uma vez que não compõe acréscimo a nenhuma receita / centro de lucro presente na empresa.

Tipo de Cobrança: Selecione um tipo de cobrança entre as opções disponíveis.

Cadastro Múltiplo: é possível cadastrar vários títulos de uma só vez, para isso informe o número de vezes que ocorrerá a repetição deste lançamento e o número de dias entre as parcelas.

Após as informações preenchidas, clique em Gravar.

Para alterar um registro já salvo, selecione o registro e clique em ALTERAR, será aberta a Tela [0484] ALTERAÇÃO-CONTAS A RECEBER, permitindo alterar dados como:

Vencimento: Alterar o vencimento de um título conforme a necessidade, por exemplo, no caso de um acordo com o cliente.

Tipo de Cobrança: Caso haja a necessidade, pode-se alterar o tipo de cobrança do título, por exemplo: um título que é cobrado por boleto e deseja começar a cobrar por carteira, seu tipo terá que ser alterado, para que o banco não continue a aguardar este recebimento.

Observação: É possível registrar eventuais observações relacionadas ao título. Uma boa forma de utilização é este campo ser tratado como histórico do registro, ou seja, cada alteração ou evento que ocorrer relacionado ao título, registra-se no campo Observação.

Ao realizar a alteração do tipo de cobrança, se esta ocorrer de um tipo Bancário para Carteira, automaticamente ao gravar será exibida uma mensagem para confirmação da emissão de Carta de Solicitação de Baixa ao banco.

Já o botão EXCLUIR só ficará habilitado para títulos que foram incluídos manualmente. Para a exclusão de registros provenientes de vendas, deverá ser excluída a nota fiscal que o originou.

Relatórios do Contas a Receber

Financeiro >> Contas a Receber >> Relatórios

  • Para visualizar os relatórios é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL –PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 2.1 Cadastro >> opção Relatórios marcada).

Parcelas em Aberto: Este relatório exibe todos os registros que estiverem na situação “Em aberto” dentro das condições impostas nos filtros. Insira as informações que considerar necessárias e clique em Imprimir para visualizar o relatório.

São muitas as filtragens possíveis e por isso é importante explorar ao máximo esta tela, podendo construir diferentes análises sobre as parcelas em aberto.

Parcelas Recebidas: Este relatório exibe todos os registros de títulos já recebidos (situação LIQUIDADO) dentro das condições impostas no filtro.

Observar que pode-se filtrar o relatório por tipo de recebimento.

Juros Recebidos: Exibe o montante de juros que foram recebidos, com seus respectivos títulos e fornecedores, de acordo com a série e o período, informados no filtro.

Extrato do Cliente: Permite uma análise completa de movimentações de receitas relacionadas a determinado cliente. Nele, são exibidas as parcelas em aberto, as parcelas recebidas e seus respectivos totalizadores.

Recibo: Com a situação LIQUIDADO, apresenta um recibo de recebimento do valor posicionado na grid.

Com a situação EM ABERTO, pode-se emitir um recibo digitando as informações do mesmo, como juros, multa, data de recebimento. Esta situação é útil quando algum funcionário da empresa vai receber o valor direto no cliente, assim o mesmo já leva o recibo, porém para utiliza-la deve haver permissão de acesso em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> 6.Financeiro >> 2.4 PERMITE A IMPRESSÃO DO RECIBO ANTECIPADO).

Emissão de Nota de Débito: Emite a Nota de Débito para um título a receber que se enquadre nestas condições de cobrança.

Solicitação de baixa ao Banco: Emite um relatório que solicite formalmente ao banco a baixa do título, devido a uma alteração da forma de cobrança. Para que a carta de solicitação de baixa possa ser exibida, é preciso que haja dados válidos de cobrança bancária no registro (Tipo de Cobrança, Banco, Carteira, Nosso número).

Adiantamentos Recebidos: Exibe o total de crédito dos clientes de acordo com os dados inseridos no filtro.

Resumo de Movimentação: Permite uma análise apurada das movimentações de títulos a receber, pois apenas inserindo a série e a quantidade de dias em que se deseja visualizar os movimentos (exemplo: últimos 45 dias), o relatório exibe o saldo anterior (ao primeiro dia de movimentação do relatório), as entradas, recebimentos, juros, descontos, recebimento Líquido e recebimento sem valor.

Carta de Cobrança: Permite emitir uma carta de cobrança para o cliente, referente aos títulos que o mesmo ainda possuir em aberto. Além de personalizar o conteúdo da carta, modelos podem ser criados (por exemplo, modelos para cinco dias de atraso, modelos para um mês de atraso).

Para otimizar a pesquisa, utilizar o filtro VENCIDO DE ____ ATE ____ DIAS. Utilize os demais filtros para que, na grid de exibição dessa tela, sejam exibidos somente os clientes na situação que se deseja realizar a cobrança.

Para a inclusão de modelos de carta, clique no botão Incluir à direita do campo TEXTO DA CARTA, será aberta a Tela [0129] MODELOS DE CARTA, onde é possível configurar o texto que será utilizado para a composição da carta de cobrança.

Nesta tela, é possível imprimir a carta em impressora matricial, gráfica, ou enviá-la por email. Para que isso ocorra, é necessário que a coluna e-mail dessa tela esteja preenchida. Caso algum cliente a ser cobrado não esteja com essa coluna preenchida, basta clicar no campo da grid para que ele se torne apto para edição.

 

Carta de Negativação no SCPC: Emite uma carta a ser enviada para o SCPC, com os dados do cliente e do débito, considerando que já foram realizadas as formas de cobrança iniciais e que há inadimplência no débito.

A carta de negativação será emitida para o registro que está selecionado no Contas a Receber.

ATENÇAO: o mero ato de selecionar essa opção com um cliente selecionado na grid de exibição de resultados da Tela [0480] CONTAS A RECEBER configurará a Situação de Crédito

do Cliente em Negativado (para modificar essa situação: na Tela [0057] ALTERACAO DE CLIENTES >> Aba Referencias >> Agrupamento Situação do Credito).

Além disso, o tipo de cobrança também será alterado para o item selecionado na opção 8.4 NOVO TIPO DE COBRANÇA da opção 11.Financeiro nas Configurações do Sistema.

Para fazer uso dessa funcionalidade, deverão ser preenchidos os dados relativos ao SCPC em (Utilitários >> Configurações >> Sistema >> Tela [0030] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA – CADASTRO DE EMPRESAS >> Alterar >> Tela [0444] CONFIGURAÇÕES DO SISTEMA >> 11. Financeiro >> 8. DADOS DO SCPC PARA ENVIO DE CARTAS DE NEGATIVACAO e 9.DADOS DO CARTORIO DE PROTESTO PARA PROTESTO DE TITULOS / CHEQUES.)

Carta de Solicitação de Exclusão no SCPC: Caso haja necessidade de excluir um cliente da negativação junto ao SCPC, pode-se emitir a carta de exclusão (consequentemente, apenas para clientes Negativados junto ao SCPC).

Essa carta oferece um modelo a ser enviado, solicitando a exclusão de debito para o cliente selecionado na Tela [0480]; assim, o protesto é feito e o tipo de cobrança (na coluna Cobrança da grid de exibição de resultados) volta a ser Carteira. Tal carta não exime o usuário de ter que configurar no Cadastro do Cliente que sua situação não está mais negativada.

Carta de Solicitação de Protesto: Emite uma carta para protesto em cartório, a fim de que um determinado débito de cliente que está inadimplente, possa ser recebido. Será emitida uma carta referente ao título posicionado.

Carta de Anuência: Emite, para um débito Liquidado, a carta de anuência, ou seja, uma declaração de que o título já está recebido e não deve ser protestado ou, caso já tenha sido, que este protesto possa ser cancelado.

A carta de anuência é uma declaração de quitação de duplicatas. Tal procedimento algumas vezes é necessário, principalmente tratando-se de um cliente que previamente estava protestado e que realizou o pagamento de sua dívida; de posse dessa carta de anuência, o cliente poderá apresenta-la onde quer que se faça necessário para comprovar a quitação de duplicatas.

Para a emissão da carta de anuência, deve-se selecionar o cliente e a situação LIQUIDADO, após isso clicar em Carta de Anuência, será aberta a Tela [0425] CARTA DE ANUENCIA, com todos os títulos quitados deste cliente. Selecione os débitos que deseja declarar anuência, após selecionados, clique em imprimir para visualizar a carta de anuência.

Há a opção de imprimir na carta os dados da empresa ou do proprietário da empresa, tais dados são preenchidos na Configuração do Sistema, opção 1.Dados Cadastrais.

Carnê de Pagamento Laser: Emite o carnê para o cliente poder realizar o pagamento de um título e suas determinadas parcelas.

O modelo para o carnê é padrão do sistema, mudando somente algumas informações para que sirva para o cliente especificamente selecionado na grid.

A Tela [0549] IMPRIMIR CARNE LASER apenas indicará as opções para impressão do carnê; podem ser selecionadas múltiplas operações. Destacamos abaixo:

VISUALIZAR: será oferecida uma visualização pré-impressão do carnê;

BOLETO ONLINE: será gerada uma cópia do carnê em formato pdf para ser enviado ao cliente por e-mail.

Acessando o caminho no sistema, será exibida uma janela para seleção da impressora que se deseja realizar a impressão do carnê.

Ao selecionar, clique em Ok para que seja impresso o carnê para pagamento do título selecionado na tela do Contas a Receber.

Livro de Duplicatas: Esse relatório do livro de duplicatas costumava ser solicitado pelos escritórios de contabilidade. O relatório demonstrara aquilo que já foi pago ou que ainda está por ser pago, sendo que nele há a separacao entre produtos e serviços para discriminar seus pagamentos.

Clique em Imprimir para gerar o arquivo com as duplicatas: os dados que constam no relatório, organizados por colunas, são: DUPLICATA, DT EMIS (data de emissão), VALOR, NOME CLIENTE, ENDERECO CLIENTE, CIDADE / UF, VENCTO (vencimento) DT PAGTO (data de pagamento).

Resumo por Vendedor: Apresenta um resumo do Contas a Receber por Vendedor, caso o vendedor tenha sido selecionado na Nota de Venda ou na inclusão manual.

CONTAS A PAGAR

Financeiro >> Contas a Pagar >> Tela [0475] CONTAS A PAGAR

  • Para ter acesso à Tela do Contas a Pagar e realizar movimentações nela, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em: (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL-PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 3.Contas a Pagar >> 3.1 Cadastro).
  • Ao entrar na Tela, por padrão todos os botões ficarão desabilitados, mesmo o usuário possuindo as permissões de acesso necessárias (exceto Incluir e Relatórios). Para habilitá-los, deve-se clicar no botão , com filtros selecionados ou não. Após clicar no , os títulos serão exibidos na grid (de acordo com os filtros selecionados), e os botões serão habilitados.

A Tela de Contas a Pagar é a responsável pelo gerenciamento das obrigações financeiras da empresa relativas ao Pagamento (às despesas), ou seja, a tudo que será movimentado de modo a debitar dinheiro em conta. Aqui, a empresa tem o controle de todos os títulos que foram pagos ou que deverão ser pagos.

Menu: área superior, com opções para gerenciamento das contas a pagar.

Pesquisa: filtros de pesquisa para auxiliar na localização dos registros desejados.

Registros: local onde são exibidos os registros pesquisados.

Controle: visualização do valor total dos registros vencidos, que vencem hoje, a vencer, do total já pago e dos créditos, bem como uma legenda dos registros referentes à aprovação de pagamento.

  • Para a aprovação de pagamentos, o módulo 36.Controle de Aprovação de Pagamentos deve estar habilitado.

Como um título vai parar no Contas a Pagar ?

  • Todas as compras realizadas no sistema através de Nota Fiscal de Entrada, com CFOP que movimente financeiro, com as formas de pagamento Carteira e Boleto irão para o Contas a Pagar.
  • Através da inclusão manual de uma despesa no CP.

Como localizar um título no Contas a Pagar?

Para realizar a pesquisa e a consulta dos títulos, o sistema disponibiliza vários filtros na grid superior, como nome do fornecedor, período de vencimento do título, número do documento, entre outros. Pode-se utilizar qualquer um deles para realizar a pesquisa, ou deixar todos os campos em branco, assim serão pesquisados todos os títulos com a situação informada, porém o tempo de pesquisa pode se tornar maior.

Ao preencher um determinado filtro, somente serão exibidos os registros conforme informado. Exemplo: Desejo visualizar apenas os registros cujo fornecedor é o “João Silva S/A”. Basta selecionar o nome “João Silva S/A” no filtro fornecedor, e clicar no botão “Pesquisar”.

Isto pode ser feito com qualquer um dos filtros existentes, lembrando que caso sejam inseridas informações em dois filtros diferentes (por exemplo: Fornecedor João Silva S/A, com vencimento 15/6/2016), e não haja nenhum registro no Contas a Pagar referente a estas duas informações combinadas, nenhum registro será exibido.

Portanto, se ao clicar em “Pesquisar” e nenhum registro for exibido, verifique o preenchimento dos filtros!

No filtro SITUAÇÃO, pode-se escolher entre as seguintes situações:

  • Em aberto: Títulos que não foi realizado o pagamento.
  • Liquidado: Títulos que já foram pagos.
  • Baixado sem Pagamento: Títulos baixados sem o pagamento. São títulos baixados através do botão SEM VALOR.
  • Baixado por Prejuízo: utilizado no Contas a Receber.
  • Aguardando Retorno: títulos aguardando retorno do banco.

Após selecionar todos os filtros desejados, clique no botão PESQUISAR, o resultado da pesquisa efetuada será listado na grid.

Para facilitar a visualização, esta grid apresenta diversas colunas que podem ser exibidas ou ocultadas conforme a necessidade.

Também é possível abrir outras telas diretamente a partir dos registros filtrados. Ao selecionar um registro e clicar com o botão direito do mouse sobre ele, os seguintes atalhos serão exibidos:

  • Consultar nota fiscal de origem: Abre a tela de consulta dos dados da nota fiscal de entrada que deu origem ao título.
  • Parcela: Abre a tela Pagamento por Parcela. Também é possível abri-la pela tecla de atalho F6 ou botão Parcela.
  • Múltiplo: Abre a tela Pagamento Múltiplo. Também é possível abri-la pela tecla de atalho CTRL + U ou botão Múltiplo.
  • Cancelar: Se o título selecionado estiver na situação Liquidado, cancela o pagamento.
  • Sem valor: Abre a tela Baixa sem pagamento. Também é possível abri-la pela tecla de atalho Ctrl+M ou botão Sem valor.
  • Condição de pagamento: Abre a tela de consulta à forma de pagamento para os títulos Liquidados. Também é possível abri-la pela tecla de atalho: Ctrl+N ou botão Cond. Pag.
  • Recebimento por código de barras: Abre a tela Código de barras do carnê. Também é possível abri-la pela tecla de atalho F10. Para fechá-la, pressione Esc.
  • Alterar registro posicionado: Abre a tela Alteração da Despesa, com os dados do título selecionado.
  • Dados para Pagamento Eletrônico: Abre a Tela [0476] DADOS PARA PAGAMENTO ELETRÔNICO.

Ao dar um duplo clique sobre qualquer registro será aberta a Tela Consulta Nota Fiscal de Entrada, ou Consulta da Despesa, caso o título tenha sido incluso manualmente.

Como pagar um título?

No topo da tela são apresentados alguns botões, os botões referentes ao pagamento de um título são PARCELA, MÚLTIPLO e SEM VALOR.

Parcela: Abre a Tela [0438] PAGAMENTO POR PARCELA, onde é efetuada a baixa do registro posicionado.

1 – Aqui serão exibidos dados da parcela, como data de vencimento, número do documento, valor de crédito do fornecedor e valor da parcela, tais dados não podem ser alterados. Já os valores de juros, multas, descontos, etc sim.

2 – No campo HISTÓRICO PARA O CONTA CORRENTE poderá ser informada uma observação que irá para o conta corrente após o pagamento do título e no campo OBSERVAÇÃO uma informação que poderá ser visualizada na própria tela do Contas a Pagar após a liquidação do título, ou também no conta corrente.

3 – Neste box, serão exibidas as parcelas para o pagamento do título.

Ao dar enter nos campos da Tela, automaticamente será preenchido o valor total do título como pertencendo à parcela número 1, porém esta informação pode ser alterada. Digite o número “1” (sem aspas) no campo SEQ, e aperte Enter, para alterar os dados da primeira parcela. Insira em seguida: Tipo de Pagamento, Valor, etc. Faça da mesma forma com a parcela “2”, e assim por diante.

4 – Tais informações referem-se ao centro de custo do título. Informe qual o percentual corresponde do valor da parcela corresponde a determinado centro de custo da empresa.

5 – Aqui serão exibidos os valores DIGITADO (valor do título que será pago) e CRÉDITO (valor do crédito do fornecedor na empresa).

A Aba INFORMACOES BANCARIAS ainda oferecem a possibilidade de configurar BANCO, AGENCIA e CONTA para quitar os títulos a serem pagos – entretanto, tal uso deve ser meramente informativo caso não faça uso do Pagamento Eletrônico.

Múltiplo: Aqui é possível realizar o pagamento de diversas despesas de uma só vez. Fazer um único pagamento para múltiplas parcelas de diferentes fornecedores – utilizando um único cheque, por exemplo.

Para selecionar uma conta para ser paga, selecione-a na grid de cima e, utilizando-se da seta para baixo, vá selecionando as contas para pagar; caso erre na seleção, utilize a seta para cima para devolver a conta para a grid superior.

  • Estarão disponíveis na grid de exibição de resultados, da parte de cima, todas as contas disponíveis na grid da Tela [0475] CONTAS A PAGAR, não havendo filtros configuráveis nessa Tela. Assim, utilize os filtros da Tela [0475] e só então clique em Múltiplo.

Na grid inferior, é possível editas as informações das colunas Pagar em, Acréscimo e Desconto: basta clicar diretamente nesses campos na grid para que se tornem aptos para edição. Tais condições visam atender as demandas do pagamento eletrônico.

Clicando em Processar , os pagamentos serão processados um a um.

Pagamento Eletrônico

O pagamento eletrônico consiste em emitir um arquivo de remessa ao banco, com os dados de cada despesa, para que as mesmas possam ser baixadas e debitadas automaticamente.

Para gerar a remessa, existem alguns passos que devem ser seguidos. Confira:

  1. Configurar os dados para pagamento eletrônico em: Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Bancos >> Tela [0121] MANUTENÇÃO DE BANCOS >> Pagamento Eletrônico >> Tela [0957] PAGAMENTO ELETRÔNICO.

Os dados dessa Tela devem ser informados para constituir o cadastro de pagamento eletrônico. Uma DESCRICAO é importante, uma vez que identificará a forma de pagamento utilizada (o mesmo banco pode ter mais de um tipo de pagamento eletrônico).

Os campos ULTIMA REMESSA e SEQ. TITULOS podem ou não ser informados; isso depende de sua empresa já utilizar pagamento eletrônico previamente à implantação do sistema. Caso esses campos estejam em branco na criação do pagamento eletrônico, passarão a identificar os pagamentos realizados a partir de então (1, 2, 3, etc.); caso esses campos estejam preenchidos, os numeradores referentes a última remessa e a sequência de títulos prosseguira a partir da informação fornecida.

IDENT. DA EMPRESA é um código que identifica a empresa para o banco; tal código não é gerado pela empresa, mas informado pelo banco. Além dessas informações, é necessário informar a AGENCIA e CONTA, além de ser importante informar a CONTA INTERNA – uma vez que esse é mais um dos mecanismos de controle de fluxos da empresa.

O campo CPF Emitente é opcional, quando é enviado o arquivo de remessa para o banco, irá o CNPJ da empresa configurada na Configuração do Sistema. Porém, caso o cliente deseje, poderá ir seu CPF.

Feita estas configurações, clique em Gravar.

  • Apesar de ser possível realizar o pagamento de boletos, títulos, documentos, salários, etc., é preciso que o banco tenha um convenio para o aceite desse tipo de pagamento. Mesmo que possuam convenio, todo banco possui especificidades que devem ser consultadas com o próprio banco. Além disso, alguns lançamentos, para serem pagos dessa forma, devem possuir um Código de Barras emitido pelo Fornecedor.
  1. Na Tela [0475] CONTAS A PAGAR, selecione o título que será realizado o pagamento eletrônico e clique em Alterar >> Dados para Pagamento Eletrônico.

Pagamento de: pode ser configurado como pagamento de FORNECEDORES, TRIBUTOS ou SALARIOS. O pagamento de Fornecedores deixa todas as formas de pagamento habilitadas; o pagamento de Tributos deixará somente habilitada a forma de pagamento TRIBUTOS COM CODIGO DE BARRAS e o pagamento de Salários deixará somente habilitado o CREDITO EM CONTA CORRENTE.

Forma de pagamento: Informe a FORMA DE PAGAMENTO a ser utilizada para este pagamento eletrônico, dependendo do pagamento selecionado no campo PAGAMENTO DE, as formas de pagamento serão alteradas.

Digitação do código de barras: oferece duas opções: Leitor ou Manual. A opção leitor se aplica quando há um dispositivo leitor de código de barras configurado que captará as informações, as inserirá no campo MANUAL e as inserirá no campo LEITOR com algumas modificações. Constarão no campo MANUAL 48 posições; entretanto, no campo LEITOR teremos 44 posições: isso se deve a tratativa que é aplicada no código para que seja enviado ao banco. Caso não tenha um dispositivo leitor de código de barras, proceda de modo semelhante, mas escolha a opção para digitação Manual e informe, no campo MANUAL, o identificador numérico. Do mesmo modo ele será modificado e incluso no campo LEITOR.

Conta Corrente: informará as contas cadastradas para aquele Fornecedor na Tela [0065] ALTERACAO DE FORNECEDORES, Aba DADOS COMPLEMENTARES:

Tipo de Pagamento: Informe o TIPO DE PAGAMENTO que será registrado para essa operação – é necessário inclui-lo na Tela [0160] TIPOS DE PAGAMENTO – CONTAS A PAGAR, (Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Tabelas Diversas >> Tipos de pagamento (contas a pagar)).

  1. Na Tela de Pagamento Múltiplo, selecione o tipo de pagamento eletrônico desejado no campo destacado abaixo (número 2).

Diretório: Informe um DIRETORIO para que o ARQUIVO de remessa seja salvo. O Diretório será o local no qual será gerado o arquivo a ser enviado para o banco. O ARQUIVO informará o nome desse arquivo a ser gerado.

Tipo de Pagamento (número 2 na imagem): Selecione o TIPO DE PAGAMENTO utilizado para realizar o pagamento eletrônico: serão exibidos na grid superior dessa Tela somente os itens que foram pagos dessa maneira.

Coluna Forma de Pagamento (número 3 na imagem): Aqui está discriminado como cada lançamento foi pago no pagamento eletrônico – informação proveniente do campo FORMA DE PAGAMENTO da Tela [0476] DADOS PARA PAGAMENTO ELETRONICO.

Após informar o diretório e o tipo de pagamento, passe os itens para a grid debaixo utilizando a seta e devolva para a de cima caso haja algum erro.

  • O botão Processar ficará desabilitado no caso de pagamentos eletrônicos, habilitando o botão Gerar.

Ao clicar no Gerar, será criado o arquivo eletrônico de remessa a ser enviado para o banco. Será oferecida uma mensagem de confirmação da operação, e uma mensagem informando se a operação foi ou não foi bem-sucedida. O título passará da situação Em aberto para a situação Aguardando Retorno.

Para confirmar a transação, será necessário processar o arquivo de retorno do banco. Utilizando o caminho Financeiro >> Arquivos Magnéticos >> Retorno de Pagamento Eletrônico, é possível processar o arquivo enviado pelo banco. Caso tenha ocorrido uma condição de não-pagamento, o título irá retornar para o status “Em aberto”. Caso contrário, será confirmado o pagamento.

Como fazer um pagamento com cheque de terceiro?

Uma das opções disponíveis para realizar o pagamento de um lançamento no Contas a Pagar está em utilizar um cheque de terceiros, complementando com o restante do valor de outros modos (outros cheques, dinheiro, cartão, etc.). Os cheques já devem estar cadastrados no Sistema para serem utilizados dessa forma.

Na Tela [0475] CONTAS A PAGAR, selecione na grid de exibição de resultados a conta que deseja quitar (use o filtro Fornecedor). Após isso, clique em Parcela para acessar a Tela [0438] PAGAMENTO POR PARCELA. Nessa Tela, é possível no momento da digitação do modo de pagamento, escolher a opção cheque de terceiros (CHQ TERCEIRO).

Em 1 (imagem acima), insira um número e tecle Enter (recomendamos começar em 1 e seguir assim, progressivamente). O campo 2 ficará habilitado para escolher o modo de pagamento: escolhendo a opção 3–CHQ TERCEIRO e clicando em Enter novamente, será aberta a Tela [0487] TRANSFERENCIA DE CHEQUE PARA TERCEIROS.

1 – Em PARCELA, fica discriminado o valor total a ser pago.

2 – Na grid superior, estarão disponíveis os cheques pesquisados pelos filtros indicados acima dela. Utilize as setas para passar cheques para a grid debaixo.

3 – Nessa grid, teremos em seu rodapé os totalizadores indicando o valor do(s) cheque(s) selecionado(s). Para utiliza-los como pagamento para terceiros, clique em Processar, retornando a Tela [0438] PAGAMENTO POR PARCELA. Agora, é só proceder ao pagamento completando com os valores faltantes com outra forma de pagamento ou indicando o troco devido.

O cheque de terceiros só pode ser utilizado para os pagamentos por parcela, não podendo ser utilizado em pagamentos múltiplos. O que pode ser feito é a junção – usando o botão Junção – e aí pode ser realizado o pagamento de mais de uma conta com cheques de terceiros; ainda assim, devem ser do mesmo Fornecedor.

O cheque utilizado dessa forma constará na Tela [0426] CONTA CORRENTE: o lançamento será feito no dia de sua compensação. No Conta Corrente, ainda, o cheque utilizado para pagamento estará discriminado, assim como o lançamento quitado.

Como cancelar um pagamento?

Para cancelar um pagamento, independente da forma que ele foi efetuado, basta selecionar o título pago na Tela [0475] CONTAS A PAGAR e clicar no botão CANCELAR.

Lembrando que o título, como já foi pago, estará nas situações Liquidado ou Baixado sem Pagamento. Uma forma de localizá-lo é realizar um filtro através da data de pagamento do mesmo, através do campo PAGAMENTO, que estará disponível nas situações listadas acima.

Ao clicar no Cancelar, será aberta uma tela de confirmação, e clicando em SIM, o pagamento do título estará cancelado, e este voltará à situação EM ABERTO.

Como baixar um título sem que tenha ocorrido o seu pagamento?

Para esta situação, é possível utilizar o botão SEM VALOR. Selecione o título, que estará com a situação EM ABERTO, e clique em SEM VALOR. Este botão realiza a baixa de um registro sem que tenha ocorrido o pagamento. Ao acessar o caminho da tela, será exibida uma mensagem de inserção do Motivo pelo qual se está baixando o registro sem pagamento. Após digitar o motivo e clicar em Ok, o registro poderá ser visualizado caso o filtro “Situação” esteja posicionado em “Baixado sem Pagamento”. Inclusive, nos filtros de pesquisa, é possível configurar a SITUACAO para que indique apenas lançamentos que se enquadrem como Baixado sem pagamento.

Se for necessário fazer o cancelamento da baixa sem pagamento, de modo que o item escolhido dê entrada novamente no Contas a Pagar, basta, na Tela [0475] CONTAS A PAGAR, selecionar o item baixado sem valor, habilitando automaticamente o botão Cancelar. Ao clicar sobre ele, será oferecida uma mensagem para cancelar a baixa sem pagamento: confirmando o cancelamento, a SITUACAO do item passa a ser novamente Em aberto.

  • O botão SEM VALOR é habilitado dependendo de permissão de usuário em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 3.5 PERMITE BAIXA SEM PAGAMENTO).

Como renegociar títulos de um mesmo fornecedor?

Para renegociar uma ou mais dívidas de um mesmo fornecedor, pode-se utilizar o botão JUNÇÃO. Junção é o nome dado à possibilidade de “juntar” mais de um título em apenas um, ou seja, os valores destes títulos podem ser acumulados e sofrer alterações (acréscimos e/ou descontos) de acordo com a necessidade, gerando um novo título. A junção de parcelas agrupa vários títulos pendentes em um único título. Através deste mesmo botão, pode-se realizar o desdobramento de parcelas, que permite que a parcela de um título seja dividida em várias outras, com novos valores, juros e data de vencimento.

  • Para realizar a junção, o usuário deve possuir permissão de acesso habilitada em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >> 6. Financeiro >> 3.3 PERMITE JUNÇÃO DE PARCELAS).

DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS: juntar diversos títulos para torná-los apenas um, ou desdobrar (dividir) um título em diversas parcelas (caracterizando uma renegociação, por exemplo).

Deve-se selecionar um Fornecedor nos filtros do Contas a Pagar. Após isso, certifique-se que a situação do filtro está “Em aberto”, clique no botão JUNÇÕES e depois em DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS, será aberta a Tela [0494] DESDOBRAMENTO E JUNÇÃO DE PARCELAS, com todos os títulos do fornecedor que foram filtrados na tela anterior.

1 – Nome do fornecedor selecionado na tela anterior e que terá os títulos renegociados.

2 – Títulos abertos do fornecedor que foram filtrados na tela anterior.

3 – Setas para seleção dos títulos, seta para a direita (para incluir os títulos na junção) e outra para a esquerda (para retirar os títulos). Para incluir todas as parcelas, marque a opção MARCAR TODOS e clique na seta para a direita.

4 – Para selecionar uma determinada parcela, pode-se digitar os dados dessa parcela e clicar na seta para a direita. Esta parcela deve estar presente no box de Parcelas em Aberto.

5 – Parcelas selecionadas para a renegociação.

6 – Dados das novas parcelas. Informe a série; a data de emissão e o mês de competência. No campo PRAZO, informe o prazo de pagamento, ao informar o prazo e dar enter, automaticamente serão geradas as novas parcelas com as datas de vencimento de acordo com o prazo informado; as parcelas poderão ter seus valores, data de vencimento e juros individualmente alterados, digitando-se o número da parcela que deseja alterar.

7 – Informação do valor original de todas as parcelas selecionadas com juros, caso haja e do valor total das parcelas sem os juros.

  • As junções trarão a letra F no número do documento sinalizando que aquele documento é uma junção de outros.
  • Os juros não são acrescentados automaticamente nessa Tela; é necessário informar manualmente os dados enviados pelo seu Fornecedor no momento da negociação para o desdobramento de parcelas.

CONSULTAR ORIGEM

Tela [0475] CONTAS A PAGAR >> Junção >> Consultar Origem

Esta opção é habilitada somente para documentos gerados a partir de uma junção (começam com a letra F).

Serão apresentados todos os documentos que foram agrupados.

CANCELAR JUNÇÃO/DESDOBRAMENTO

Cancela a junção efetuada, retornando às parcelas originais.

Como consultar a forma de pagamento de um título?

Em títulos que foram pagos (situação liquidado) é possível consultar o tipo de pagamento que ocorreu, para isso selecione um título que esteja na situação LIQUIDADO e clique em COND PAG, será aberta a Tela [0652] CONSULTA FORMA DE PAGAMENTO, com os dados de pagamento do registro liquidado.

Posso anexar uma imagem a um título?

Sim, no ONCLICK há a possibilidade de anexar ao título arquivos diversos e de qualquer extensão, como imagens, planilhas, documentos digitalizados, etc.

  • Para anexar um documento, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em: (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >> 6. Financeiro >> 3.1 Cadastro >> marcar a opção DOCUMENTOS)

Selecione o título (de qualquer situação, em aberto, liquidado, etc) que deseja anexar o documento e clique no botão DOCUMENTOS, será aberta a Tela [0805] CADASTRO DE DOCUMENTOS, nesta tela, clique em Incluir e selecione o arquivo que será anexado, digite o nome do arquivo e grave. O arquivo será salvo com o usuário que o incluiu e data de inclusão.

Para visualizar um arquivo incluso, selecione o título, clique em DOCUMENTOS, será aberta a Tela [0805] com a lista de documentos inclusos para aquele título. De um duplo clique sobre o registro que deseja visualizar o documento, e o mesmo será aberto.

Posso incluir um título no Contas a Pagar ?

Sim, no sistema ONCLICK, os títulos apresentados no Contas a Pagar se originaram de uma compra (nota fiscal de entrada) ou foram inclusos pelo usuário. Ao contrário do Contas a Receber, aqui poderão ser incluídas as despesas de responsabilidade da empresa. Para incluir uma despesa, no entanto, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em Permissão de Usuários >> 6. Financeiro >> 3.1 >> opção Incluir. Ao clicar em Incluir, será aberta a Tela [0479] INCLUSÃO DE DESPESAS.

Alguns campos merecem destaque:

Série: caso seja definido errado, essa despesa pode passar a fazer parte de um controle diferente do que se deseja. Exemplo: controlo como Série 1 minha empresa matriz, e Série 2 minha filial. Trocar as séries significará lançar uma despesa para a empresa errada.

Fornecedor: não é obrigatório informar qual o FORNECEDOR; entretanto, é recomendável que o faça. Com esse campo informado, os relatórios que serão gerados conterão essa informação devidamente.

  • O prazo para pagamento do documento é sobre a data de emissão e não sobre a data de entrada.

Considerar Valor: escolha entre REAL ou ESTIMADO. Leve em consideração que essas opções darão diferença no Fluxo de Caixa: as despesas com valor considerado Real irão compor a coluna Vr. Real do Fluxo de Caixa (juntamente com as demais informações da Tela [0475]); já as despesas com valor considerado Estimado ficarão juntas, no Fluxo de Caixa, com as demais despesas consideradas estimadas.

Centro de Custo: é possível acrescentar um Centro de Custo para essa Despesa: clique no campo indicado na imagem, insira um valor e tecle Enter.

Clicando em Gravar , essa Tela não é encerrada, assim é permitido registrar outra(s) despesa(s). Quando terminar de informar as despesas desejadas, clique em Sair.

Cadastro Múltiplo: Caso haja a necessidade de se lançar diversos registros com as mesmas características (Exemplo: Parcelas de um carnê de um automóvel), pode-se utilizar este recurso, indicando quantas vezes será repetido o lançamento, e o prazo entre as parcelas. Além disso, pode-se configurar se o dia do vencimento será o mesmo em cada mês, e se os registros serão cadastrados com a mesma competência.

Cadastrando uma despesa que será repetida várias vezes

(Financeiro >> Tabelas Financeiras >> Despesas >> Tela [0148] DESPESAS)

A partir da Tela [0148] DESPESAS, é possível realizar algumas configurações para que o mesmo lançamento do contas a pagar seja repetidamente realizado. Nesta tela, clique no botão Previsão que abrira a Tela [0657] PREVISAO DE DESPESAS. A partir dela, é possível cadastrar vários valores para os meses futuros:

Aqui, é possível gerar lançamentos no Contas a Pagar de modo que sejam previstos os gastos que serão realizados. Todos os lançamentos inseridos deste modo serão considerados como Previsão para o Contas a Pagar (o lançamento é feito como Estimado), oferecendo essa possibilidade de controle e previsão de despesas.

  • Os conceitos de estimado e previsto só fazem sentido caso o lançamento seja futuro (pouco importa essa distinção em contas que já foram quitadas ou documentos que já foram pagos).

Ainda na Tela [0657] PREVISAO DE DESPESAS, é possível, ao invés de digitar valor por valor do pagamento a ser feito mensalmente, utilizar os botões Repetir os valores previstos do ano anterior ou Calcular os valores pelo efetivo da despesa realizada no ano anterior: tais botões preencherão automaticamente os campos destinados aos meses. Esses botões só poderão ser utilizados caso a despesa informada esteja há mais de um ano cadastrada no sistema.

Note que é possível preencher o campo ACRESCENTANDO (%) para que os lançamentos tenham um acréscimo em juros. Assim, um aluguel, por exemplo, pode ser corrigido automaticamente com base no índice desejado.

Após realizar essas configurações, clique no botão Pagar dessa Tela para incluir as previsões no Contas a Pagar: as modificações só serão efetuadas sobre os itens em aberto. Aqueles que já estiverem liquidados não terão seu valor alterado.

Para alterar um registro já salvo, selecione o registro e clique em ALTERAR, será aberta a Tela [0478] ALTERAÇÃO DA DESPESA caso o lançamento seja uma inclusão manual; ou a Tela [0401] ALTERAÇÃO DO CONTAS A PAGAR, caso o lançamento seja proveniente de uma nota de entrada.

Relatórios do Contas a Pagar

(Financeiro >> Contas a Pagar >> Relatórios)

  • Para visualizar os relatórios é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL –PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 3.1 Cadastro >> opção Relatórios marcada).

Parcelas em aberto: Este relatório exibe todos os registros que estiverem com a situação em aberto dentro das condições impostas no filtro.

Pagas a Fornecedores: Exibe os títulos liquidados oriundos de notas fiscal de entrada.

Pagos a Fornecedores/Despesas: Exibe os títulos liquidados oriundos de notas de entrada ou de inclusão manual, dependendo da configuração marcada no filtro do relatório.

Juros Pagos: Exibe o valor total de juros pagos dentro do período informado.

Despesas – Sintético: Permite uma análise interessante, pois exibe de forma sintética, os valores que foram gastos por despesa. Ou seja, considerando que as despesas foram lançadas corretamente, este relatório irá exibi-las de acordo com as informações fornecidas no filtro.

A função de □ IMPRIMIR COMPARATIVO DOS ULTIMOS 6 MESES, permitindo realizar um comparativo mês a mês.

Despesas – Analítico: Permite uma análise mais detalhada, exibindo analiticamente os valores que foram gastos por despesa. Ou seja, considerando que as despesas foram lançadas corretamente, este relatório irá exibir lançamento por lançamento – separando-os por despesa – de acordo com as informações fornecidas no filtro.

Despesas pagas por Centro de Custo: Exibe de forma sintética, os valores que foram gastos por despesa dentro de cada Centro de Custo.

Comparativo de Previsão Orçamentária: Exibe dados de comparação entre o controle de previsão do orçamento de uma despesa, e movimentações efetivas classificadas nesta mesma despesa. Ou seja, compara a previsão com o realizado, a fim de que se possa analisar as diferenças no planejamento.

Extrato do Fornecedor: Permite uma análise completa de movimentações de despesas relacionadas a um ou mais fornecedores. Nele, são exibidas as parcelas em aberto, as Parcelas pagas relacionadas às Contas a Pagar e também às Notas Fiscais.

Adiantamentos Concedidos: Exibe os adiantamentos que foram concedidos de acordo com os dados inseridos no filtro.

Recibo: emite um recibo para um registro no Contas a Pagar. Ao selecionar um registro que se deseja emitir o recibo, e acessar o caminho do sistema, será exibido um recibo com os dados da determinada despesa.

Registro de Compromisso: Exibe um comprovante do compromissado lançado, que formaliza a necessidade de pagamento de uma parcela a um fornecedor. No filtro, pode-se selecionar condições para a emissão do Registro de Compromisso, por Fornecedor, Período de emissão, entre outros.

Emissão de Cheque: Esta opção é dedicada à emissão de um cheque para uma determinada despesa. Ao acessar o caminho no sistema, será exibida a tela de emissão de cheques, conforme imagem abaixo:

Insira as informações de Banco, Modelo da Impressora e Conta, para poder realizar uma pesquisa inicial dos cheques a serem emitidos.

Clique nos botões da parte superior da tela para imprimir a Frente ou o Verso do cheque.

7 CONTA CORRENTE

(Financeiro >> Conta Corrente >> Tela [0426] CONTA CORRENTE).

  • Para ter acesso à Tela do Conta Corrente, é necessário ao usuário possuir permissão de acesso habilitada em: (Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PERFIL-PERMISSÃO DE ACESSO >> 6.Financeiro >> 4.1 Conta Corrente).
  • Ao entrar na Tela, não será exibido nenhum registro no centro da Tela, mesmo o usuário possuindo as permissões de acesso necessárias. Para visualizá-los, caso existam, é necessário selecionar o Banco e a Conta, e apertar o Enter. Após isso, será exibida a movimentação de caixa referente ao período preenchido no campo “Período”.

O Conta Corrente é responsável por registrar todas as movimentações financeiras, permitindo um controle efetivo de caixa (Débitos X Créditos). Sendo assim, é o Conta Corrente que completa os fluxos financeiros, seja de um pagamento, recebimento, ou de movimentações de caixa.

1 – Botões de manutenção do Conta Corrente.

2 – Filtros para localização dos lançamentos.

3 – Exibe os lançamentos filtrados.

4 – Exibe as informações sobre o lançamento posicionado.

5 – Exibe um histórico dos valores de débito e crédito.

Como um título vai parar no Conta Corrente ?

  • Todas as vendas (nota fiscal de venda e cupom fiscal) realizadas com as formas de pagamento dinheiro, cheque ou cartão; com CFOP que movimente financeiro irão direto para o Conta Corrente.
  • Através de pagamento (contas a pagar) ou recebimento (contas a receber) com as formas de pagamento dinheiro, cheque ou cartão.
  • Através de inclusão manual direto na tela do Conta Corrente.

Como localizar um lançamento no Conta Corrente?

Para poder visualizar todas as informações de uma conta, é necessário selecionar, antes do campo conta, o Período que se pretende visualizar (campo PERIODO DE ____ ATE ____), o BANCO e, somente então, a CONTA. Após selecionar, clique no ENTER, serão listados os lançamentos da conta selecionada, no período informado.

  • Ao lado do campo “Conta”, há uma opção chamada “Agrupar lotes”. Caso a mesma esteja habilitada, todos os registros de pagamentos múltiplos serão visualizados como um só registro.

O número exibido da conta nesta Tela geralmente é um número inteiro, com um único algarismo. Tal fato ocorre para que não seja necessário informar repetidamente todos os algarismos da conta cadastrada. Além disso, o usuário não terá acesso a Conta Corrente cadastrada pela empresa, resguardando essa informação.

Caso não esteja localizando determinado lançamento, pode-se utilizar o botão LOCALIZAR, ele abrirá a Tela [0429] PESQUISA AVANÇADA, que dispõe de filtros facilitando a localização do lançamento. Além de realizar a pesquisa, é possível imprimir os resultados que estiverem na tela, possibilitando análises junto a extratos bancários (Conciliação), entre outras possibilidades.

Como incluir um lançamento?

Através do botão INCLUIR, é possível incluir um registro no Conta Corrente, porém este tipo de inserção deve ser feita com atenção, para que não se cometa nenhum erro. Por exemplo:

Débito em caixa: Para registrar um débito, deve-se preencher os campos Despesa e Fornecedor. Deixando o campo Despesa em branco e preenchendo os demais campos, o lançamento será considerado como crédito.

Crédito em caixa: Para registrar um crédito, deve-se preencher os campos Receita e Cliente.

Caso seja informado o número do CHEQUE, o lançamento será considerado como um cheque. Obedecendo ainda o explicado acima para DESPESA: se preenchido, será débito (ou seja, um cheque emitido por sua empresa para terceiros); se não preenchido, será crédito (ou seja, um cheque recebido por sua empresa).

É importante informar a DATA também: desse modo, é possível visualizar o lançamento previsto (ou seja, com data posterior ao dia atual, futuro) ou como efetivo (já deu entrada no caixa da empresa, passado).

Além destes dados, é interessante preencher o campo destinado para classificação do Centro de Custo. No campo destacado na figura abaixo, insira o número “1” para a primeira linha de classificação, e defina para qual Centro de Custo/Centro de Lucro este registro faz referência.

  • Na tela Inicial ao lado do campo “Período” há uma opção chamada “Habilita Inclusão múltipla de lançamentos”. Deixando marcada esta opção, assim que um registro for incluído, novamente será exibida a tela de inclusão de registros para que se possa prosseguir com uma nova inserção.

Já a alteração e exclusão de lançamentos só é permitida para lançamentos que foram inclusos manualmente. Caso o registro tenha sido originado de um Pagamento / Recebimento (Contas a Pagar ou Contas a Receber), então não será possível alterá-lo no Conta Corrente. Neste caso, caso haja alteração, a mesma deverá ser realizada no local de origem do registro.

Botão Cancelar

O botão Cancelar, cancela um cheque emitido. Ao clicar no botão, será exibida uma mensagem de confirmação. Caso clique em “Sim”, o registro referente ao Cheque será permanentemente excluído. Caso este cheque seja oriundo de um pagamento de título, este título permanecerá com status “Liquidado”. Cancelando o cheque, é necessário alterar o título e informar a nova forma de pagamento.

Botão Efetivar

Realiza a efetivação de um cheque que está previsto para ser descontado. A efetivação é caracterizada pelo momento da conciliação bancária, ou seja, quando efetivamente houve a movimentação financeira prevista. Ao clicar no botão, é exibido um menu com as seguintes opções:

Por documento: Ao selecionar esta opção, será exibida uma janela contendo alguns dados do registro que se deseja efetivar, como por exemplo: Data, Documento e Parcela. Após isso, basta preencher o campo Data de Efetivação e apertar Enter, que a mesma será realizada.

Por Cheque: Ao selecionar esta opção, será exibida uma tela com um filtro para seleção do Cheque e inserção da Data Efetiva. Digite o número do cheque que deseja efetivar e aperte Enter. Após isso, selecione o cheque, insira a Data Efetiva e aperte Enter novamente. Seu cheque será efetivado.

Alternar PREVISTO / EFETIVO: Ao selecionar esta opção, o filtro da Tela [0426] CONTA CORRENTE será alternado para a visualização de tudo o que é Previsto ou Efetivo, a fim de que se possa realizar conferências de Efetivação.

Selecionar Filtro: Ao selecionar esta opção, a tela não exibirá nenhum registro até que um novo filtro seja feito (Incluindo: Período, Banco, Conta e Lançamentos Previsto X Efetivo).

Com o item selecionado na grid de exibição de resultados da Tela [0426] CONTA CORRENTE, clique em Efetivar ; será aberta uma Tela auxiliar, a direita, onde é possível digitar os valores da efetivação:

É possível também zerar a coluna Efetiva, caso seja do seu interesse. Para isso, na Tela Auxiliar EFETIVAR, deixe o campo DATA EFETIVA em branco e tecle Enter: a coluna Efetiva ficará em branco, sendo oferecida uma mensagem de confirmação para a operação.

No caso de um pagamento múltiplo, teremos uma situação um pouco diferente, resultante da efetivação do cheque. Após realizar o Pagamento Múltiplo na Tela [0475] CONTAS A PAGAR, será possível visualizar as contas pagas pelo mesmo cheque na Tela [0426] CONTA CORRENTE. Nessa Tela, a coluna Cheque estará preenchida com o mesmo número, uma vez que se tratou do mesmo cheque para realizar o pagamento de diferentes lançamentos:

Ao clicar em Efetivar e informar a data na Tela Auxiliar EFETIVAR, todas as datas da colunar Efetiva serão atualizadas – uma vez que se trata do mesmo cheque utilizado para realizar pagamentos múltiplos.

Botão Prorrogar

Prorroga o vencimento de um determinado cheque emitido. Por um motivo qualquer, é necessário que a compensação de um cheque se dê em outra data. Com a opção de prorrogar, é possível estender o prazo para a compensação do cheque. O cheque só pode ser prorrogado quando ainda não foi efetivado.

Com o cheque selecionado na grid, clique no botão Prorrogar, será exibido um filtro para que seja inserida a nova data de vencimento e o motivo pelo qual se está prorrogando o vencimento deste cheque. Preencha o filtro com os dados corretos e aperte o Enter para que o cheque possa assumir uma nova data de vencimento, e que o motivo desta prorrogação seja registrado.

Botão Transferir

Realiza uma transferência de importância em dinheiro ou de Cheques de uma conta para outra, dentro do sistema. Essa Tela permite a transferência de Saldo entre contas. O valor retirado de uma conta para a outra sairá do Saldo da conta de Origem, dando entrada como Cheque ou Dinheiro. Caso utilize a opção de transferência como cheque, veja o cheque disponível na Tela [0580] PROCURA DE CHEQUES: a transferência irá criar um novo cheque, não transferir um já existente.

Ao clicar no botão Transferir, será aberta a Tela para realização da Transferência entre Contas:

A Tela [0430] será aberta os campos BANCO e CONTA do Agrupamento Origem preenchidos. O Banco será o que estiver selecionado para exibição de resultados na Tela [0426] CONTA CORRENTE, assim como a Conta. O campo HISTORICO também estará preenchido; entretanto, ao contrário dos anteriores, está apto para digitação. O campo Histórico desse agrupamento constará, no Sistema, como a descrição da operação na grid de exibição de resultados da conta Destino; tal informação constará na coluna Histórico do lançamento no Conta Corrente.

Consultando o Agrupamento Destino, podemos indicar o BANCO, CONTA e mensagem, a aparecer como HISTORICO, dessa operação. É possível selecionar somente Bancos e Contas já cadastrados no Sistema. Já o campo HISTORICO desse agrupamento aparecera na coluna Histórico da conta Origem. Recomendamos o preenchimento desse campo.

A transferência é válida para cheques emitidos pela empresa, nesta Conta Corrente. Sendo assim, a opção de transferência não é utilizada para cheques recebidos.

Após ter preenchido todos os dados necessários, clique no botão “Processar”, para que seja realizada a transferência.

Botão Caixa

Realiza uma transferência de importância em dinheiro de uma conta de caixa interno, para um dos caixas (frente de caixa). Com essa opção, é possível fazer com que o troco do caixa não seja contabilizado como uma despesa. Utilizando-se dessa Tela, é feita uma transferência para o caixa indicado, sendo tal lançamento realizado no Caixa da empresa. É possível visualizar, na Tela [0499] ENTRADA DE TROCO, em Financeiro, grupo Caixa, opção Entrada de Dinheiro, a movimentação realizada.

Ao clicar no botão, será exibida uma janela para realização da Transferência para o caixa. No campo “Caixa”, digite o número do caixa que receberá a importância em dinheiro, e dê uma breve descrição para a movimentação.

Após isso, preencha o valor e clique com “Processar”, para que o sistema possa registrar o suprimento de caixa.

É importante fazer uso dessa funcionalidade, uma vez que a opção mais comum é fazer um débito de uma conta para um Caixa. Tal opção parece a mais simples, mas deixara essa inconsistência de dados: o dinheiro que é tido como debito simplesmente deixou a empresa; já o dinheiro transferido para um caixa continua a disposição da empresa.

Botão Atualizar

Atualiza os registros na tela para que alterações realizadas possam ser visualizadas. Ao clicar no botão, os registros que estão sendo exibidos irão ser recarregados. Caso haja alguma alteração recente, esta será visualizada.

Botão ADT (Adiantamentos)

Reclassifica um adiantamento já realizado a um determinado fornecedor.

Para que o botão ADT possa ser habilitado, na tela inicial do Conta Corrente, é necessário que este registro seja oriundo de um Adiantamento a Fornecedores, ou seja, relacionado a despesas. Caso contrário, o botão ADT permanecerá desabilitado.

Ao clicar no botão, será aberta a tela para realização da reclassificação do adiantamento. No primeiro conjunto de dados, estão os dados do adiantamento que foi realizado. Logo abaixo, em “Informações do Acerto”, deve-se informar quais os acertos foram realizados.

Em 1, VALOR DEVOLVIDO, informe o valor a ser devolvido – relativo ao adiantamento original. Assim, será possível cadastrar quanto do dinheiro foi devolvido e quanto desse adiantamento foi reclassificado. Tal reclassificação é possível utilizando-se a opção 2, SEQ, ao clicar nele, digitar um número e apertar Enter, abrirá a seguinte Tela auxiliar:

A principal função do botão Adt encontra-se nessa Tela: a partir dela, é possível desmembrar o adiantamento realizado em pagamentos realizados para diversas finalidades e inclusive para diferentes fornecedores. Uma vez que o Adiantamento ao Fornecedor foi realizado, reclassifica-lo acaba sendo um excelente modo de ter controle de como, efetivamente, o valor dado como adiantamento foi utilizado.

Tal rotina para o preenchimento de dados irá alterar as entradas na Tela [0426] CONTA CORRENTE; todos eles estarão configurados, na coluna Histórico com o que for informado no campo NOVO HISTORICO da Tela [0754] RECLASSIFICACAO DE ADIANTAMENTO A FORNECEDORES.

Relatórios

(Financeiro >> Tela [0426] CONTA CORRENTE >> Imprimir

Extrato da Conta: Imprime em formato Matricial um extrato da conta filtrada na tela. Serão exibidos os registros em forma de extrato para o período, banco e conta que estiverem filtrados na tela.

Saldo da Conta: Imprime um demonstrativo de saldo da conta filtrada na tela. No impresso, há um breve resumo das movimentações recentes (Crédito e Débito) e os registros de saldo.

Lançamentos Não Efetivados : Imprime um relatório exibindo todos os registros que ainda não foram efetivados.

Recibo: Imprime um recibo referente ao registro que se está posicionado na tela.

Imprimir Cheque Posicionado: Imprimir um cheque baseado no registro que está posicionado na tela. Para realizar esta impressão, o registro deve ser do tipo “Cheque” e a conta em questão deve ser uma conta Bancária, possuindo leiaute para impressão deste cheque.

Imprimir Cheques : Imprime um determinado cheque baseado nos lançamentos existentes. Os cheques que serão carregados para esta tela são os que estão filtrados no período, banco e conta.

Verifique as informações do cheque e, caso esteja tudo correto, basta clicar nos botões “Imprimir Frente” e “Imprimir Verso”, conforme modelo da impressão.

Do lado direito da tela existe a opção “Modelo”, para selecionar uma impressora. Caso não haja nenhuma impressora configurada, e caso o leiaute adequado para impressão de cheques não esteja cadastrado no sistema, não será possível realizar esta impressão.

O valor do cheque sempre será definido pelo Sistema, de modo que não é possível realizar a impressão de um cheque sem que nele conste qual a finalidade de sua emissão. Desse modo, é possível averiguar tal informação na Aba VERSO DO CHEQUE.

Cópia de Cheques: Imprime uma cópia de um determinado cheque. Preencha os filtros de acordo com os dados dos cheques que deseja imprimir a cópia.

Pode-se filtrar um período específico, cheques de um determinado banco e/ou conta, ou até mesmo por número de cheque. Clique no botão Imprimir e será impressa a cópia conforme filtrado.

Imprime Cheque Transferência: Imprime uma cópia de um cheque oriundo de uma transferência de contas. A opção do menu só estará habilitada caso o registro posicionado seja um cheque de transferência entre contas (opção TRF na coluna ORIGEM). Após preencher os dados no filtro e clicar em Imprimir, o cheque será impresso. Caso não haja leiaute configurado para impressão de cheques, esta opção não realizará nenhuma impressão.

 

Operações do sistema e seus fluxos:

8 OPERAÇÕES COM CHEQUES

(Financeiro >> Cheques)

O controle de cheques permite acompanhar e realizar operações com todos os cheques que são recebidos – pré-datados ou não – e administrar suas respectivas transações.

8.1 Procura de Cheques

(Financeiro >> Cheques >> Procura >> Tela [0580] PROCURA DE CHEQUES)

Tela inicial de controle dos cheques. Nela, é possível visualizar todos os cheques que o sistema está controlando.

Pesquisa: Filtros onde podem ser definidos quais os cheques que deseja visualizar. Isto inclui diferentes análises, por exemplo: Banco e Conta, Recebidos e Emitidos, Cliente, ou mesmo controle de Devolvidos ou Encaminhados a terceiros.

Registros: Local da tela onde serão exibidos todos os cheques filtrados.

Dados do Cheque: Na parte inferior da tela, são exibidos os dados do cheque posicionado. Além dos dados básicos de cada cheque, são exibidas as informações referentes a Cheques na Empresa e Enviados a Terceiros.

Cheques Enviados a Terceiros

Este controle é feito baseado nos pagamentos de títulos realizados com a forma de pagamento 3 – CHQ TERCEIRO.

No Contas a Pagar, uma vez que se utilize esta forma de pagamento, será exibida uma tela específica para realizar o pagamento utilizando cheques recebidos.

Utilizando as setas para cima e para baixo, selecione os cheques que farão parte do pagamento do título. Após a seleção, clique em “Processar”, para que haja a baixa do título e a movimentação financeira dos cheques.

Na Tela [0580] PROCURA DE CHEQUES, os cheques utilizados para pagamento do título serão exibidos como “Enviados a Terceiros”.

Imprimir

Esta funcionalidade da Tela de Procura de cheques permite que seja realizada uma impressão da relação de cheques exibidos na tela. Neste caso, todos os registros que foram filtrados serão impressos em formato de relatório, com uma quebra por período.

8.2 Transferência/Desconto/Devolução/Troca

(Financeiro >> Cheques >> Transferência/Desconto/Devolução/Troca >> Tela [0487] OPERAÇÕES COM CHEQUE)

Tela operacional de controle dos cheques. Nela, é possível realizar as principais funções de uma transação de cheques.

Na área destacada encontra-se o menu Operação, onde é possível escolher que tipo de operação deseja realizar. São elas: Transferência / Prorrogação, Desconto, Devolução, Troca e Antecipação de Cartão de Crédito.

Transferência/Prorrogação: Selecionando esta opção, pode-se proceder das seguintes formas:

Transferência: Quando se deseja transferir um cheque de uma conta para outra. O primeiro passo é preencher os campos “Banco Destino” e “Conta”. Após isso, cada cheque que desejar realizar a transferência, selecione-o na seta para baixo. Quando todos os cheques desejados estiverem na parte de baixo da tela, clique no botão “Processar”.

Prorrogação: Quando se deseja prorrogar a data de um cheque, basta realizar o mesmo procedimento da transferência, porém informar nos campos “Banco Destino” e “Conta” os mesmos dados do próprio cheque. O único valor a ser alterado será a data de transferência, que irá caracterizar uma nova data ao cheque.

Exemplo de Transferência de cheques entre bancos e contas:

1 – Selecione a OPERACAO que deseja realizar: nesse caso, será Transferência / Prorrogação.

2 – Pesquise nos FILTROS pelos cheques constantes no Sistema. Eles aparecerão na grid de exibição de resultados.

3 – Com os cheques disponibilizados na grid, selecione o(s) cheque(s) que deseja transferir de um banco e conta para outro banco e conta.

4 – Informe o BANCO DESTINO e CONTA para o qual será enviado o cheque. Assim, se ele foi recebido em um banco e conta determinados, pode ser enviado para outro banco e conta.

5 – Após selecionar o banco, conta e data de transferência desejados, clique na seta para baixo, para passar os itens para a grid debaixo ou na seta para cima, para retirar itens que foram enviados para essa grid.

6 – Confira nessa grid se o(s) cheque(s) desejado(s) estão inseridos nela. Perceba que a coluna Lancto (lançamento) dessa grid será preenchida, registrando a operação no Sistema.

Realizada a configuração, confirme a transferência clicando em Processar.

DICA: Tanto na grid de cima como na debaixo, é possível clicar com o botão direito sobre um item constante nela para abrir uma pequena Tela auxiliar que permite a alteração de dados do cheque:

Desconto: Operações de desconto são realizadas utilizando o sistema de Factoring, sendo possível controlá-las pelo sistema.

O sistema de Factoring consiste, descrevendo basicamente, em trocar os cheques que se possui por uma quantia equivalente em espécie. A empresa que realiza o Factoring cobra juros por esta “troca”, por exemplo: sua empresa tem R$ 1000,00 (mil reais) em cheque. A empresa que faz o Factoring cobra 10% de Juros sobre o valor bruto, sendo então que fique com todos os cheques e te devolve R$ 900,00 (novecentos reais) em dinheiro.

Ainda de acordo com a regra, caso um dos cheques não possua fundos, a empresa de Factoring o devolve para sua empresa.

No sistema: Selecione a operação “Desconto de Cheques”. Após isso, filtre na tela todos os cheques que deseja enviar para a empresa de Factoring.

Antes de realizar a operação, informe os dados:

Banco destino: É necessário ter um banco cadastrado fazendo referência ao Factoring.

Conta: É necessário ter uma conta cadastrada fazendo referência ao Factoring.

Juros (% a.m.): Taxa de Juros, cobrada pela empresa de Factoring.

Após isso, utilizando a seta para baixo (no lado direito da tela), selecione os cheques que serão enviados para a Factoring e, ao final da seleção, clique em Processar para finalizar a operação.

Exemplo do desconto de cheques:

1 – Selecione a OPERACAO, no caso Desconto de Cheques.

2 – Pesquise, utilizando os FILTROS, quais os cheques que deseja descontar.

3 – Os cheques encontrados serão exibidos nessa grid. Veja que não é possível descontar um cheque que tenha um valor na coluna Data dessa grid, menor do que o dia atual.

4 – Informe o BANCO DESTINO e CONTA no qual devem ser descontados os cheques. A DATA DO DESCONTO deve ser informada; por padrão, o sistema indicará a data atual para esse campo.

5 – Uma vez configurados os dados para o desconto do cheque, escolha quais serão descontados dentre os pesquisados, passando-os para a grid debaixo com as setas (pra baixo para acrescentar, pra cima para retirar).

6 – Nessa grid, veja que a coluna Data é alterada (independente da coluna Data da grid de cima) para a Data do desconto informada.

Estando a configuração correta, confirme a operação de desconto do(s) cheque(s) clicando em Processar.

Devolução: Ao selecionar a operação “Devolução”, automaticamente os dados da parte inferior da tela serão preenchidos com o mesmo banco e conta do cheque em questão, ou seja, após selecionar um cheque a ser devolvido, basta clicar na seta para baixo que o mesmo já estará selecionado. Após este processo, resta apenas preencher a data de devolução para poder processar, finalizando a operação.

Fique atento para a localização de cheques devolvidos no sistema. Após realizar uma devolução, o cheque não irá ser exibido nos filtros de pesquisa, caso a opção “Cheques devolvidos” não esteja selecionada.

Exemplo de Devolução de cheques

1 – Selecione a OPERACAO desejada, no caso, Devolução de cheques.

2 – Utilize os FILTROS para pesquisar os cheques desejados.

3 – Nessa grid, serão exibidos os cheques resultantes da pesquisa realizada.

4 – Para essa operação, não é possível configurar o BANCO DESTINO e CONTA: cheques devolvidos continuam no mesmo banco e conta. A DATA DEVOLUCAO indicará o dia aual por padrão, sendo possível configurá-la para o dia no qual o cheque foi devolvido (caso seja informada uma data anterior ao dia atual, o cheque será passado para a grid debaixo com a coluna Data preenchida com o dia atual automaticamente).

5 – Com o(s) cheque(s) selecionado(s) na grid de cima, passe-o(s) para a grid debaixo utilizando essas setas, devolvendo os que foram passados por engano;

6 – Confirme, nessa grid, os dados dos cheques a serem devolvidos.

Estando a configuração correta, confirme a operação de devolução dos cheque(s) clicando em Processar.

Os cheques devolvidos desse modo serão indicados na Tela [0426] CONTA CORRENTE com a identificação na coluna histórico de DEV REC seguido da identificação do cliente. Veja abaixo:

Além da identificação nessa Tela, na Tela [0480] CONTAS A RECEBER teremos um indicativo de que aquele cliente tem um (ou mais) cheque(s) devolvido(s):

Troca: A troca consiste no controle da operação em que o cliente troca os cheques que possui com a empresa, por novos cheques.

Exemplo de Troca de Cheques

1 – Selecione a operação, neste caso, Troca de Cheques.

2 – Utilize os filtros para pesquisar os cheques desejados.

3 – Nessa grid, são exibidos os cheques resultantes da pesquisa realizada.

4 – Confirme nessa grid, os cheques que serão trocados.

Clique no botão Processar, será aberta a Tela [0642] TROCA DE CHEQUES, nesta tela os campos exibidos dizem respeito aos cheques que foram selecionados anteriormente.

No campo destacado em vermelho na figura abaixo, digite “1” (sem aspas) para registrar o primeiro cheque que será trocado pelos selecionados. Digite “2” para o segundo, e assim por diante.

Após inserir todos os cheques que o cliente trouxe para troca, e seus respectivos valores, clique no botão processar, e a troca será efetuada.

Caso a troca seja realizada por dinheiro, será registrada uma entrada de caixa no valor inserido com o tipo de pagamento “0-Dinheiro”.

Os cheques que foram selecionados para troca não estarão mais disponíveis para visualização no sistema, pois fisicamente foram devolvidos ao cliente.

8.3 Consulta e Liquidação de Cheques Devolvidos

(Financeiro >> Cheques >> Consulta e Liquidação de Cheques Devolvidos >> Tela [0581] CHEQUES DEVOLVIDOS)

Esta é uma tela exclusiva para controle dos cheques devolvidos. Nela, é possível consultar informações sobre os cheques e também liquidá-los conforme a necessidade.

Consulta de Cheques Devolvidos

A consulta é feita basicamente de acordo com o preenchimento dos filtros em questão.

Deve-se também ficar atento com o filtro “Situação”, que define se serão exibidos os cheques devolvidos Em aberto, Liquidados ou considerados Prejuízo. Os cheques em aberto seriam os cheques devolvidos, que não foram quitados pelo cliente, estão pendentes de recebimento. Os liquidados seriam os cheques devolvidos, que o cliente já quitou, e o prejuízo seriam os cheques que não foram recebidos e não há previsão de recebe-los.

Liquidação de cheques Devolvidos

Realiza a liquidação de um cheque que já foi devolvido, ou seja, um registro de crédito referente ao cheque em questão.

Selecione o cheque na grid de exibição de resultados e clique no botão Liquidar; será aberta a Tela [0613] RECEBIMENTO DO CHEQUE DEVOLVIDO.

Na área superior, pode-se visualizar os dados do próprio cheque devolvido. Logo abaixo, os dados para a liquidação, ou seja, do recebimento deste cheque. Para inserir um recebimento, basta inserir o número “1” (sem aspas”) na área destacada em vermelho, o número “2” para o segundo recebimento, e assim por diante.

Existem diferentes formas de se realizar um recebimento, são elas:

Liquidação

É a condição de simples liquidação. Ao inserir o número “1” deve-se inserir o tipo “0-Dinheiro”, e o valor a ser liquidado.

Ao gravar, o cheque ainda será um cheque com status “Devolvido”, porém, deverá ser localizado utilizando a situação “Liquidado”. Uma entrada de caixa com o valor liquidado será registrada.

Liquidação Parcial

Nesta situação, o clique possui cheques devolvidos e deseja fazer uma liquidação apenas de uma parte do valor. É caracterizada uma renegociação, e deve ser feita da seguinte forma:

– Na tela de Recebimento do Cheque Devolvido, insira os cheques que o cliente irá realizar a liquidação. Caso o mesmo realize o pagamento em dinheiro, insira também o valor correspondente.

– Insira também o valor restante, porém com o tipo “4-Duplicata”. Esta operação irá fazer com que um registro seja lançado no Contas a Receber, com valor ainda a ser recebido.

Caso opte por receber o cheque como duplicata, na consulta realizada na Tela [0426] CONTA CORRENTE, a coluna DOCTO aparecerá constando a letra “C” ao lado do número do campo.

Prejuízo

Considerar um cheque dado como prejuízo, caracteriza a necessidade de liquidar o cheque ainda que seu recebimento não tenha sido realizado.

Neste caso, deve-se selecionar o cheque na Tela [0581] CHEQUES DEVOLVIDOS e clicar no botão Prejuízo. Será exibida uma mensagem de confirmação e, caso clique em “Sim”, o cheque não estará mais disponível na tela. Para visualizá-lo, é necessário filtrar a situação “Prejuízo”.

OBSERVACAO: É possível cancelar a baixa por prejuízo, caso seu cliente retorne para negociação, por exemplo. Assim, utilizando o filtro de pesquisas, informe Prejuízo no campo Situação. Com o cheque selecionado, clique no botão Cancelar Prejuízo. O cheque voltará para situação Em aberto, podendo ser liquidado.

Além disso, é possível, clicando em Cond. Rec. , que abre a Tela [0437] CONDICAO DE RECEBIMENTO DO CHEQUE, acompanhar as movimentações envolvendo o recebimento dos cheques liquidados. Assim, caso seu cliente realize uma negociação para o pagamento de um cheque devolvido, tais informações irão constar nessa Tela [0437].

Na coluna Tipo dessa Tela será possível visualizar qual foi o tipo de pagamento utilizado pelo Cliente para quitar a dívida decorrente da devolução do cheque. Essa Tela funciona, assim, como um registro das negociações e pagamentos realizados.

Reapresentação

Para esta condição, considera-se que o cheque foi reapresentado, agora sendo considerado como possível de realizar o pagamento em questão.

Neste caso, na Tela [0613] RECEBIMENTO DO CHEQUE DEVOLVIDO, quando inserir o número “1”, mantenha os mesmos dados do cheque Devolvido. Este será caracterizado como reapresentado, na data inserida.

Botão Cancelar: Realiza o cancelamento de uma liquidação de Cheque Devolvido. Só é possível cancelar a liquidação de cheques quando o filtro “Situação” estiver posicionado na opção “Liquidado”. Depois de cancelado o pagamento, o cheque poderá ser visualizado na opção “Em aberto”, no mesmo filtro. Do ponto de vista de processo, entende-se que a Liquidação de um Cheque Devolvido é realizada quando o cliente efetua o pagamento da importância (independente da forma em que isto é feito). Portanto, o cancelamento de Liquidação somente existe, quando há erros de procedimento relacionados à Liquidação.

Relatórios

1 – Relação de Cheques Devolvidos / Liquidados: Exibe todos os cheques que estão devolvidos, em um determinado período.

 

2 – Carta de Protesto: Exibi uma carta de protesto referente ao cheque devolvido.

 

3 – Carta de Negativação SCPC: Exibe uma carta de negativação junto ao SCPC referente ao cheque devolvido.

9 FLUXO DE CAIXA

(Financeiro >> Fluxo de Caixa >> Fluxo de Caixa >> Tela [0187] FLUXO DE CAIXA).

Fluxo de caixa é o resultado do Contas a Receber, Contas a Pagar e do Saldo do Conta Corrente.

DICA: para visualizar qualquer item da grid da Tela [0178] FLUXO DE CAIXA, dê um duplo clique sobre. Assim, será aberta a Tela [0179] FLUXO DE CAIXA, com mais descrições sobre cada lançamento.

A partir da Tela de Fluxo de Caixa, é possível visualizar os Recebimentos, Pagamentos e Saldo da empresa, sendo possível exibir o resultado por BANCO e CONTA. Perceba que o filtro de pesquisas PERIODO DE ___ ATE ___ não pode ter sua data inicial anterior ao dia atual. Isso se deve ao fato de que o fluxo de caixa só apresenta lançamentos futuros a partir do estado consolidado agora.

Na grid de exibição de resultados, temos as colunas Recebimentos, Pagamentos e Saldo.

Seguem abaixo algumas observações sobre cada uma dessas colunas:

Recebimentos

Boletos: essa coluna exibe como resultado a pesquisa por itens (do Sistema) realizado no seu Contas a Receber;

Cheque: essa coluna exibe a entrada de valores de acordo com os cheques recebidos;

Cartão: essa coluna exibe a entrada de valores que tenham dado entrada por meio dos cartões cadastrados.

Pagamentos

Vr. Real: os itens descritos nessa coluna são aqueles que deram entrada e que já foram para o contas a pagar.

DICA: na Tela [0756] CADASTRO DOS TIPOS DE PEDIDO (Vendas >>Tabelas diversas>> Tipos de Pedido), é possível configurar para que determinado tipo de pedido gere ou não Fluxo de Caixa, constando ou não nessa Tela.

10 ADIANTAMENTOS

Adiantamentos ao Cliente

(Financeiro >> Adiantamentos >> Adiantamento de Cliente >> Tela [0395] ADIANTAMENTO / DEVOLUÇÃO DE DINHEIRO DO CLIENTE)

Gerar um adiantamento para o cliente refere-se à possibilidade de atribuir um crédito ao cliente.

Além disso, é possível escolher no campo NR PEDIDO o Número do Pedido (disponivel na Tela [0418] ORCAMENTO / PEDIDO DE VENDA – coluna Pedido) para que o Adiantamento já esteja vinculado a determinado Pedido, otimizando tal processo.

Ao inserir o Número do Pedido, serão importadas informações como Cliente, Tipo de pagamento, Valores, etc. Recomendamos que faça uso dessa funcionalidade de inserir o Numero do Pedido.

Outra função dessa Tela está em realizar a Devolução para o Cliente de algum valor que já tenha sido adiantado.

Adiantamento a Fornecedores

(Financeiro >> Adiantamentos >> Adiantamento a Fornecedores >> Tela [0396] ADIANTAMENTO A FORNECEDORES)

O adiantamento a fornecedores permite que seja oferecido um valor (em dinheiro, cheque ou cheque de terceiros) de adiantamento ao seu fornecedor, gerando um credito com ele que pode ser utilizado para abater valores a serem pagos futuramente.

Cadastre o tipo de DESPESA para que esse adiantamento seja visível nos relatórios. Caso selecione a opção NAO GERAR FINANCEIRO, não ocorrera movimentações visíveis no Conta Corrente – apenas no Fluxo de Caixa.

Transferencia de Creditos

(Financeiro >> Adiantamentos >> Transferência de Créditos >> Tela [0640] TRANSFERÊNCIAS DE CRÉDITO)

A partir dessa Tela, é possível realizar a transferência de créditos entre clientes, entre cliente e fornecedor, entre fornecedor e cliente e entre fornecedores.

Pode ser utilizada para corrigir um lançamento indevido de credito, por exemplo, bem como regularizar a situação de clientes que simultaneamente são fornecedores e vice-versa.

Créditos e débitos a vendedores

(Financeiro >> Adiantamentos >> Créditos e Débitos a Vendedores >> Tela [0392] CRÉDITOS E DÉBITOS A FUNCIONÁRIOS / VENDEDORES)

Uma das principais funcionalidades dessa Tela é possibilitar que um adiantamento seja dado a um funcionário ou vendedor; no caso do vendedor, o adiantamento pode ser calculado sobre a comissão. Esse tipo de adiantamento não alimenta o Contas a Pagar.

Para que as informações contidas nesse tipo de adiantamento sejam visíveis nos relatórios de comissão de vendas, é necessário marcar a opção INCLUIR OUTROS DEBITOS E CREDITOS para que as informações da Tela [0392] sejam utilizadas.

A partir do botão Incluir dessa Tela, é aberta a Tela [0393] INCLUSAO, onde é permitido fazer o lançamento de comissão para cada vendedor, para inclusão na grid de exibição de resultados, deve ser realizado manualmente, vendedor a vendedor. As informações constantes dessa Tela serão utilizadas na geração dos relatórios de comissão.

11 DESPESAS DE VIAGEM

(Financeiro >> Despesas de Viagem >> Tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM)

Nesta tela é realizada a pesquisa e consulta das despesas de viagem lançadas no sistema. Esta pesquisa é realizada através dos filtros disponíveis na grid superior da tela, como: Período, Viagem, Motorista, Cliente, Fornecedor, etc.

No topo da tela são apresentados alguns botões:

Acerto: Tem a função de realizar o fechamento da viagem, após realizar este procedimento, a viagem estará com o status “fechada”.

Cancelar: Realiza o cancelamento do fechamento da viagem. Fica habilitado apenas quando o acerto já foi executado. Após selecionar esta opção o sistema apresentará uma mensagem de confirmação do cancelamento.

Relatórios: Neste menu são apresentados alguns relatórios, são eles: despesas de viagem (relatório onde o motorista pode realizar as anotações das despesas de viagem), relação de cheques com motorista (impressão da relação de cheque com o motorista), (recibo do adiantamento (impressão do recibo do adiantamento feito ao motorista) e recibo do reembolso do motorista.

Incluir, Alterar e Excluir: Permite a inclusão de novas viagens no sistema, alteração ou exclusão de viagens já cadastradas.

Ao clicar em Incluir, será aberta a Tela [0413] DESPESA DE VIAGEM, na Aba ADIANTAMENTO da Tela [0413] será possível configurar, por exemplo, qual a KILOMETRAGEM de saída do veículo, qual o MOTORISTA (Funcionário marcado, na Tela [0152] ALTERCAO / INCLUSAO DE FUNCIONARIOS, como □ MOTORISTA) que esta / estará realizando a viagem, NR VEICULO (número do veículo) utilizado, etc. Para realizar o lançamento dos adiantamentos (em dinheiro ou cheque) ao motorista, insira um número no campo indicado abaixo, tecle Enter e realize a inclusão dos lançamentos.

ATENCAO: caso preencha o campo destinado a numeração do cheque, o sistema entendera que se trata de um cheque; caso esse campo permaneça em branco, o sistema entendera que se trata de lançamentos em dinheiro.

Na Aba (E) NTREGA / (C) COLETA, é possível informar quais serão os CLIENTES e FORNECEDORES que serão visitados na viagem que gerará essas despesas. Além disso, é possível fazer a inclusão do Cliente ou Fornecedor pelo número do pedido de venda ou a partir da nota fiscal – utilize os botões em forma de Lupa para pesquisar, respectivamente, nas Telas [0110] PROCURA PEDIDO e [0109] PROCURA NOTA FISCAL. Escolha o registro e, com ele selecionado, clique em Enter para que ele seja incluso na grid de exibicao de resultados dessa Tela. Com os registros na grid, utilize as setas para ordenar os itens de acordo com a ordem de visita.

A coluna E/C exibirá a letra C (para Cliente) ou F (para Fornecedores). Caso seja um pedido, na coluna Pedido teremos o número desse pedido indicado.

Após fornecer todas as informações que julgar necessárias, clique em Gravar. Assim, a viagem para a qual foi realizado um adiantamento será gravada e ficara disponível para consultas e alterações na Tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM.

Quando a viagem terminar, é necessário dar baixa no sistema. Assim, selecione o item desejado na Tela [0488] ADIANTAMENTO DE DESPESA DE VIAGEM e clique no botão Acerto. Será aberta a Tela [0394] ACERTO DE DESPESA DE VIAGEM para que seja realizado o acerto. O sistema tratara a informação da seguinte forma: por exemplo, foram enviados R$5.000 reais de adiantamento para viagens para o motorista. Esse valor saiu de uma conta determinada. No acerto do adiantamento, o sistema entenderá que os R$5.000 foram devolvidos e agora serão lançadas as despesas realizadas naquela viagem.

 

Para cada TIPO DE ACERTO (veja o campo com o mesmo nome), teremos algumas implicações:

1 – DESPESA DA EMPRESA: Caracterizam despesas realizadas para a viagem, subtraindo valores do total de adiantamento. Além dos demais campos requisitados, é necessário informar o BANCO, a CONTA e, se for o caso, o CHEQUE.

2 – REEMBOLSO DO CLIENTE: Caracteriza algum reembolso realizado pelo Cliente – ou seja, algum valor devolvido pelo cliente que, por algum motivo, resolveu fazer a devolução pessoalmente para o motorista. Nesse caso, é necessário informar somente os campos VALOR e REEMBOLSO (nesse caso, o campo reembolso apresentara os Clientes para que o operador do sistema selecione um).

3 – REEMBOLSO DO FORNECEDOR: Semelhante ao reembolso para clientes. Entretanto, o reembolso para fornecedores demanda que sejam preenchidos os campos CENTRO DE CUSTO, REEMBOLSO (agora com o nome dos Fornecedores), BANCO, CONTA e, se for o caso, CHEQUE.

4 – DEVOLUCAO DO ADIANTAMENTO: Caso nem todo o valor dado como adiantamento seja utilizado, é por essa opção que esse valor será devolvido para a empresa.

5 – REEMBOLSO DO MOTORISTA: Caso o motorista tenha utilizado além do valor de adiantamento, usando recursos próprios para encerrar a viagem, é possível ressarci-lo com essa opção (o valor digitado aqui será contado como credito ao Funcionário / motorista).

Feitos esses acertos, clique em Gravar na Tela [0394] ACERTO DE DESPESA DE VIAGEM.

Será oferecida uma mensagem para confirmar a operação. Caso seja necessário, é possível realizar o cancelamento do acerto. Para isso, clique em Cancelar. Lembrando que não será possível gravar o acerto, caso os valores acertados não totalizem o valor total adiantado.

12 FECHAMENTO DE CAIXA

(Financeiro >> Caixa >> Fechamento >> Tela [0577] FECHAMENTO DO CAXA)

Utilitários >> Perfil e Usuários >> Perfil > >> Tela [0984] CADASTRO DE PERFIL >> Permissões >> Tela [0645] PRFIL – PERMISSÃO DE ACESSO >>6. FINANCEIRO >> 5. CAIXA

O Fechamento de Caixa é um recurso para ser utilizado no caso do caixa da loja, no qual ocorrem movimentações constantemente oriundas de recebimentos e pagamentos realizados através dele. O caixa a ser fechado não é o caixa interno da empresa: esse fechamento de caixa relaciona-se ao tipo de operação a ser realizada em uma loja, por exemplo.

OBSERVACAO: algumas empresas não trabalham com o conceito de fechamento de caixa, como industrias, distribuidoras e revendedoras.

Para poder utilizar tal funcionalidade, é necessário, primeiro, configurar quais terminais farão parte desse caixa. Cada máquina pode ter um caixa sendo faturado, ou várias pessoas podem faturar as transações em apenas um caixa, por exemplo. Assim, em Utilitarios, >> Terminal, abrirá a Tela [0461] CONFIGURACAO DE TERMINAIS.

Nessa Tela, no campo CAIXA, indique a qual caixa aquele terminal pertence – considere como Terminal cada caixa de um mercado, por exemplo.

Na Tela [0577] FECHAMENTO DE CAIXA, clicando-se no botão Imprimir será oferecida a impressão de um relatório que terá informações de cheque depositados, valores constantes em dinheiro, cheques pré-datados, etc., apresentando as relações de VENDAS, DEVOLUCOES, RECEBIMENTOS e TOTAIS

Clicando-se no botão Procurar, será aberta a Tela [0583] FECHAMENTOS REALIZADOS, na qual é possível consultar os diferentes fechamentos de caixa realizados pela empresa; informando-se o período inicial até o período final, serão disponibilizados os fechamentos compreendidos no período informado.

Para realizar a entrada e a saída de dinheiro de um caixa determinado, clique em:

  • Retirada para abrir a Tela [0631] SAIDA DE DIN / CHQ / TKT. Nela é possível configurar qual o TIPO de saída (dinheiro, cheque, cartão, etc.), sendo que tal operação não fara registros no Conta Corrente da empresa – o registro ficará somente no caixa no qual foi realizado a movimentação.
  • Entrada para abrir a Tela [0499] ENTRADA DE TROCO. Realize a operação de modo semelhante a Retirada.

Para que o caixa interno “bata” com o Contas a pagar, caso tenha sido feito alguma operação de pagamento pelo caixa, é necessário, com a impressão da Tela [0577] FECHAMENTO DO CAIXA, lançar despesa por despesa, manualmente, no Contas a Pagar.

O fechamento de caixa poderá ser visualizado também no menu Gerencial >> Gráficos de Vendas >> Movimento >> Tela [0166] MOVIMENTO DE VENDAS. Nessa Tela, é possível também acompanhar o movimento caixa por caixa. Informe nos filtros de pesquisa, o CAIXA desejado para consulta e clique no botão Pesquisar.

Será oferecida uma visualização gráfica do movimento daquele caixa, com um gráfico sintetizando a origem dessas movimentações.