Produto destinado a empresas que trabalham com mensalidades ou que necessitam emitir e controlar os contratos que amparam suas operações. É voltado ao gerenciamento de contratos, mensalidades, máquinas e equipamentos com contadores de uso, e suas manutenções.

Cadastrando equipamentos para locação:

(Serviços >> Serviços >> Equipamentos >> Tela [0087] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS)

Nessa Tela, preencha todos os dados relativos ao equipamento a ser locado.

Obrigatoriamente, deve ser informado, pelos menos, na Aba DADOS DO EQUIPAMENTO, o NR. SÉRIE, a DESCRIÇÃO e, na Aba NUMERADORES, ao menos um NUMERADOR – é necessário ter um numerador previamente cadastrado, em Serviços, grupo Serviços, clique em Tabelas diversas e então em Tipos de numeradores, que abre a Tela [0659] CADASTRO DE NUMERADORES.

Preencha o CLIENTE ao qual se destina o equipamento. Muitas vezes, o equipamento será locado por um cliente que não fará uso dele no mesmo endereço de seu cadastro: assim, preencha os dados no Agrupamento LOCAL DE INSTALAÇÃO DO EQUIPAMENTO (preencha tal campo somente nesse caso, do equipamento ser utilizado em uma localização diferente da do cliente cadastrado); além disso, se for um equipamento de locação, selecione □ EQUIPAMENTO DE LOCAÇÃO.

Realizadas todas essas configurações, clique em Gravar  .

Veja que nessa Tela [0888] INCLUSÃO / ALTERAÇÃO / CONSULTA DO EQUIPAMENTO, temos a Aba HISTÓRICOS. Nela é possível consultar para quais clientes aquele equipamento foi locado, qual o número do contrato, seu início e fim.

Uma vez que o equipamento esteja cadastrado, é possível proceder à sua inclusão em um contrato de mensalidade.

Equipamentos vinculados ao contrato de mensalidades

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Contratos >> Cadastro de Contratos / Mensalidade >> Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE >> Equipamentos >> Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS DO CONTRATO).

Todos os equipamentos, antes de serem disponibilizados para um contrato, precisam ter um determinado numerador para acompanhamento dos usos realizados do equipamento locado. Para realizar o cadastro de um determinado numerador, em Serviços, nas Tabelas diversas  , selecione a opção Tipos de numeradores. Será aberta a Tela [0659] CADASTRO DE NUMERADORES.

Clique em Incluir  para que os campos do rodapé dessa Tela passem a ser editáveis; feitas as configurações desejadas, clique em Gravar  . Tal registro é importante pois permitirá acompanhar os usos e do equipamento locado, seja meramente para cálculo do serviço prestado, seja para agendamento de manutenção preventiva.

Agora, procederemos à inclusão de um contrato de equipamento: ao clicar no botão Equipamentos  da Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE, será aberta a Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS DO CONTRATO. Abaixo seguem algumas especificações dos campos dessa Tela:

QUANTIDADE CONTRATADA: informe a quantidade contratada para ser utilizada para aquele equipamento. O número a ser informado se refere, caso seja aplicável, aos usos que podem ser feitos por aquele equipamento (por exemplo, uma fotocopiadora pode ser contratada para realizar 1000 cópias por mês);

VR. FRANQUIA nesse campo, é informado o preço para o cliente ter determinada quantidade contratada (referindo-se ao campo acima);

QTDE MÍNIMA: esse campo permite informar qual o mínimo de utilizações que deve ser feito, periodicamente, para aquele equipamento. A cobrança será realizada levando-se em conta tal quantidade mínima;

VR. MÍNIMO: caso esse campo seja preenchido, o de QTDE MÍNIMA não terá preenchimento necessário. O campo VR. MÍNIMO indica o valor mínimo a ser pago pela utilização do equipamento;

VR. ADICIONAL: esse campo informa qual o valor adicional a ser taxado caso as utilizações previstas para aquele equipamento sejam ultrapassadas. É possível criar faixar para esse valor adicional (veja abaixo, no botão Adicional  ).

Essas quantidades fazem referência ao valor dos numeradores registrados para determinada máquina (por exemplo, uma copiadora que, por contrato, poderá fazer tantas cópias / impressões por dia).

O uso de numeradores permite acompanhar qual a utilização daquele equipamento, quantos usos foram feitos e quantos ainda poderão. Entretanto, quando os usos ultrapassarem a Quantidade Contratada, é possível definir taxas a serem aplicadas por faixas de usos adicionais. Por exemplo: uma fotocopiadora que faça 1000 cópias por mês a 0,9 centavos pode ter as cópias de 1001 a 1300 a 0,85 centavos, de 1301 a 1500 a 0,8 centavos, etc. Para realizar essa configuração, clique no botão Adicional  da Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS DO CONTRATO.

Ao clicar nesse botão, será aberta a Tela [0876] TABELA DE EXCEDENTE PARA O EQUIPAMENTO DO CONTRATO:

Para definir as faixas, tenha como base que o valor QTDE CONTRATADA (da Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS DO CONTRATO) será a base para a qual a coluna Adicional até da Tela [0876] valerá. Por exemplo, se em quantidade contratada (Tela [0054]) tivermos o valor 1000 e na coluna adicional até (Tela [0876]) tivemos o valor 1200, significa que além da quantidade mínima, de 1001 em diante, será cobrado o valor adicional indicado na coluna à direita (Tela [0876]).

De volta à Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTO DO CONTRATO, temos a marcação □ GERAR CRÉDITO PARA ABATIMENTO EM VALORES EXCEDENTES. Com essa configuração ticada, caso o cliente não faça uso de todo o serviço que aquele contrato previa, ele poderá utilizar tal sobra como crédito excedente, a não ser cobrado valores extra – por exemplo, em um contrato de 1000 usos do equipamento, sobraram 200 que poderão ser utilizados como adicional, sem incorrer em custo nenhum ao cliente.

Na Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE também é importante marcar ou não a opção □ CONTRATO INDIVIDUAL POR EQUIPAMENTO, obrigando a geração de um contrato por equipamento; caso essa marcação não esteja selecionada, o mesmo contrato pode ter vários equipamentos. Com a opção marcada, além de gerar um contrato por equipamento, o campo VR FRANQUIA da Tela [0054] CADASTRO DE EQUIPAMENTOS DO CONTRATO será repetido para cada equipamento locado. Sugerimos que escolha a opção que mais se ajusta à sua regra de negócios.

GERANDO MENSALIDADES

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Contatos >> Geração de Cobrança >> Tela [0068] GERAÇÃO DE MENSALIDADES).

Para realizar a configuração da mensalidade, é necessário gera-la na Tela [0068] GERAÇÃO DE MENSALIDADES. Para chegar a essa Tela, parta da Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES, e digite Ctrl + K ou clique em e depois na opção Geração de cobrança. Para imprimir as mensalidades, proceda da seguinte forma:

 

  1. Informe a SÉRIE segundo a qual será gerada a mensalidade. É necessário cadastrar uma série, uma vez que a mensalidade emitirá Nota Fiscal;
  2. Informe o PERÍODO DE ATÉ para gerar as mensalidades. Como pode ver, é possível gerar de um único mês ou gerar todas as mensalidades futuras. O problema de gera-las todas de uma vez só está na questão dos reajustes possíveis. De todo modo, é possível trazer todas as mensalidades possíveis para aquele cliente;
  3. O CLIENTE que constará nessa Tela será o cliente selecionado na grid de exibição de resultados da Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES. Somente aparecerão as mensalidades aqui caso tenham sido cadastradas anteriormente na Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE. É possível alternar o cliente – entretanto, só aparecerão mensalidades para aqueles que já tenham esse cadastro.

O TIPO DE CONTRATO virá com todos os contratos selecionados por padrão. É possível configurar qual(is) contrato(s) deseja visualizar para depois gera-los.

Feitas as configurações desejadas, clique em Pesquisar  para que sejam exibidos apenas as mensalidades para aquele cliente na grid de exibição de resultados dessa Tela. Confira se todos os valores estão corretos, escolha uma das opções no rodapé da Tela, □ M – GERAR MENSALIDADE ou □ B – GERA FATURAMENTO COM BOLETO. Com essas configurações realizadas, clique em Processar  para gerar as mensalidades.

Será oferecida uma mensagem de confirmação da operação. Confirmando a operação, o Sistema gerará uma Tela indicando o lote da mensalidade e perguntando se é desejado que se faça a emissão de boletos:

 

Esse número de lote que foi gerado será visível na Tela [0480] CONTAS A RECEBER. Confirmando-se a emissão de boletos, será aberta a Tela para configuração de como se dará essa impressão, a Tela [0604] EMISSÃO DE BOLETOS, DUPLICATAS E CARNÊS / TROCAS DE TIPOS DE COBRANÇA:

 

Para gerar um boleto, é necessário pesquisar o cliente; para isso, utilize alguns filtros no cabeçalho da Tela e faça algumas configurações:

1 – Informe a SÉRIE para realizar a pesquisa. As mensalidades geradas terão como série a informação “/MENS”, série específica, gerada para as mensalidades;

2 – Informe o CLIENTE para o qual deseja emitir os boletos.

Agora, algumas configurações podem ser realizadas. Indicamos, na Aba DADOS DA EMISSÃO, algumas especificações:

3 – SELECIONE A OPERAÇÃO segundo a qual será realizada a emissão do boleto. Mais comumente, é utilizada a opção Boleto (Laser);

4 – O BANCO indicado para a geração do boleto, por padrão, será o mesmo do cadastro do cliente (veja abaixo);

5 – A CARTEIRA deve ser informada, pois será a partir dela que o recebimento será realizado.

Como pode perceber, é possível configurar os campos % JUROS AO MÊS, % MULTA e outros valores a constarem no boleto.

Com as configurações realizadas, clique em . Os resultados serão disponibilizados na Aba PESQUISADOS. Agora, é necessário escolher quais os boletos a serem gerados.

Selecione um boleto a ser gerado na grid de exibição de resultados dessa Aba. É possível selecionar um por um, mais de um ao mesmo tempo ou todos de uma só vez. A vantagem de imprimir um por um, mês por mês, é a possibilidade de realizar reajustes no valor do boleto; a desvantagem está em ter que repetir esse processo periodicamente. Imprimir todos de uma vez por um lado é prático, mas dificulta a questão do reajuste a ser aplicado;

Agora que a(s) mensalidade(s) a ser(em) gerada(s) está(ão) selecionada(s), clique na seta para que os itens sejam enviados para a Aba ESCOLHIDOS. As mensalidades serão geradas somente sobre os itens constantes nesta Aba.

 

8 – Confira se as mensalidades selecionadas estão corretas;

9 – Caso tenha alguma incorreta, envie-a(s) de volta para a Aba PESQUISADOS;

10 – Clique no botão Processar para que os boletos sejam emitidos de acordo com as configurações selecionadas.

Após clicar em Processar, será aberta a Tela [0549] IMPRIMIR BOLETO LASER, permitindo escolher opções para lidar com esses arquivos recém-gerados. Escolhida a opção, clique em Ok para gerar os boletos de acordo com sua configuração.

Ainda em relação à geração de boletos, temos algumas especificidades na Tela [0057] INCLUSÃO / ALTERAÇÃO DE CLIENTES:

 

BOLETO NO BANCO: quando da geração de boletos para esse cliente, o banco padrão será considerado esse;

MENSAGEM A SER IMPRESSA NO BOLETO: quando da geração do boleto, essa mensagem constará no campo destinado a mensagens, no corpo do boleto;

  • CLIENTE PODE TER BOLETO PROTESTADO: com essa opção marcada, o boleto desse cliente pode / poderá ser protestado;
  • NÃO EMITIR BOLETO PARA ESTE CLIENTE: com essa opção marcada, não será possível emitir boletos para esse cliente.

Exclusão de mensalidades

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Cadastro de mensalidades e geração de contratos >> Exclusão de mensalidades >> Tela [0063] EXCLUSÃO DE MENSALIDADES).

 

 

O único campo obrigatório a ser preenchido é O PERÍODO DE: (MÊS/ANO) / ATÉ: (MÊS/ANO) / . Informando-se o período a ter mensalidades excluídas e clicando-se em Processar  , todas as mensalidades inclusas nesse período serão descartadas. Caso deseje especificar, é possível utilizar o campo CLIENTE, para que sejam excluídas somente as mensalidades desse cliente, ou o campo LOTE, para que seja excluído somente aquele lote compreendido naquele período (ou seja, mais de um lote de mensalidades foi gerado no período e somente um deve ser excluído).

A exclusão de mensalidades irá excluir a Nota Fiscal gerada (da Tela [0565] NOTA FISCAL), caso essa ainda esteja em aberto, bem como retirará o lançamento do Conta Corrente (Tela [0426] CONTA CORRENTE).

Além dessas características, a marcação □ VOLTAR PARA DATA DA ÚLTIMA MENSALIDADE GERADA reiniciará o campo ÚLTIMA MENSALIDADE GERADA (MÊS / ANO) da Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE.

Relatórios de mensalidades

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Contratos >> Relação de Contratos / Mensalidades >> Tela [0079] RELAÇÃO DE CONTRATOS / MENSALIDADES).

Na Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES, clique em Contratos e depois na opção Relação de Contratos / Mensalidades. Será aberta a Tela [0079] RELAÇÃO DE CONTRATOS / MENSALIDADES; na verdade, essa Tela oferece configurações para que seja gerado um relatório de acordo com os parâmetros informados nessa Tela. Nenhuma alteração é possível a partir dessa Tela. Clicando em Imprimir  , será oferecido o relatório para visualização e impressão, se desejar.

Relação de contratos cancelados

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Contratos >> Relação de Contratos Cancelados >> Tela [0878] RELAÇÃO DE CONTRATOS CANCELADOS).

Na Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES, clique em Contratos e depois na opção Relação de contratos cancelados. Será aberta a Tela [0878] RELAÇÃO DE CONTRATOS CANCELADOS. Nessa Tela, é possível filtrar os dados para disponibilizar os contratos cancelados na grid de exibição de resultados. São considerados contratos cancelados pelo Sistema somente aqueles que tiverem, na Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE, preenchidos os campos DATA CANCELAMENTO (obrigatório) e MOTIVO (opcional).

 

Renovação de contratos

(Cadastros >> Clientes >> Clientes >> Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES >> Contratos >> Renovação de Contratos / Mensalidades >> Tela [0080] RENOVAÇÃO DE CONTRATOS).

Na Tela [0660] CADASTRO DE CLIENTES, clique em Contratos e depois na opção Renovação de contratos. Será aberta a Tela [0080] RENOVAÇÃO DE CONTRATOS, na qual é possível configurar o prazo de renovação do contrato e algum percentual de reajuste, caso exista.

 

1 – Selecione os contratos utilizando-se desses dois filtros: CLIENTE (obrigatório) e PERÍODO DE ATÉ (opcional). Clique em Pesquisar  . Os resultados serão exibidos em 2.

2 – Selecione nessa grid de exibição de resultados aqueles contratos que deseja realizar a renovação. É possível selecionar mais de um contrato para realizar a renovação simultaneamente;

ATENÇÃO: realizar a renovação simultânea de muitos contratos implica no problema das datas inicial e final poderem ser diferentes de um contrato para outro. Considere tal aspecto da operação quando for realiza-la.

3 – Com os contratos que deseja renovar selecionados na grid superior, clique nas setas ) para enviar os contratos desejados ou retirar os que quiser da grid debaixo dessa Tela;

4 – Nessa grid inferior, serão exibidos os contratos selecionados. Veja que envia-los para essa grid não implica que sairão da grid superior. Entretanto, todas as alterações provenientes das operações realizadas nessa Tela aplicar-se-ão somente aos contratos nessa grid inferior;

5 – Nesses campos, temos a razão de ser dessa Tela: informe a QTDE DE MESES pelos quais deseja prorrogar o contrato, bem como um PERCENTUAL DE REAJUSTE, se desejado. Esse percentual de reajuste é incidente sobre o valor do campo VALOR NEGOCIADO da Tela [0071] CADASTRO DE CONTRATOS / MENSALIDADES DO CLIENTE.

Após essas configurações, clique em Processar para que os contratos sejam renovados de acordo com os parâmetros informados. Será oferecida uma mensagem de confirmação da operação; clicando em Sim, o(s) contrato(s) terá(ão) sua(s) data(s) final(is) alterada(s).